Optimierungspotenzial am Arbeitsplatz

In über 70Prozent aller Organisationen finden nach Aussagen der eigenen Mitarbeiter zu viele Meetings statt. Interessant hierbei: Der Grund liegt vielfach an dem Aufwand für die Erstellung einer alternativen Form der Informationsvermittlung, beispielsweise der Dokumentation. Auch lassen viele Alternativen zum Meeting die Möglichkeit zur Interaktion vermissen.
Ein Grossteil aller Meetings ist nicht effizient vorbereitet. Dies schliesst vor allem eine klar kommunizierte Aufgabenteilung, beispielsweise in Bezug auf Leitung, Vorbereitung bestimmter Themen und Protokollierung ein. Wenn im Meeting bestimmte Folgeaktivitäten beschlossen werden, geschieht dies häufig nicht mit zwingender Zuverlässigkeit. Dabei ist manchmal die Dokumentation dieser Aufgaben nicht selbsterklärend oder findet ihren Weg vom Meetingprotokoll nicht in die persönlichen Outlook-Aufgabenlisten.
Der Aufwand zur Erstellung einer nachvollziehbaren Meeting-Dokumentation ist relativ hoch. Kriterien hierfür sollten sein: Das Dokument muss sich gleichermassen für Planung und Nutzung bei Folgetreffen, für übergreifende Projektdokumentationen oder spätere Änderungen der Aufgabenverteilungen eignen.