Digitalisiertes Papiergeschäft

95 Prozent ihrer Prozesse möchte die Simplex AG Bern bis 2030 komplett digitalisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt der Hersteller und Händler von Papeterieprodukten auf die Cloudlösung SAP Business ByDesign. Das System schuf die Basis für digitale End-to-End-Prozesse von der Bestellung im Webshop bis zur Rechnungsstellung. Mit der digitalen Transformation und dem damit einhergehenden modernen Kunden- und Partnerservice möchte der Familienbetrieb aus Zollikofen (BE) neben den grossen Onlinehändlern wettbewerbsfähig bleiben.

Der Zeitpunkt zur Gründung der Firma Simplex im Jahr 1875 war günstig gewählt. Die Wirtschaft florierte und verlangte nach Geschäftsbüchern. Unter dem Namen Müller & Cie produzierte das junge Unternehmen in Erlach am Bielersee sogenannte Schreibbücher. Die dicken Wälzer der jungen Firma fanden so grossen Anklang, dass schon drei Jahre später der Umzug in die Berner Länggasse folgte. Das Unternehmen wuchs konstant weiter und bezog im Jahr 1958 den heutigen Firmensitz in Zollikofen (BE).

Heute wird der Familienbetrieb in siebter Generation der Familien Müller und Mühlemann geführt und beschäftigt 50 Mitarbeitende. In den letzten 40 Jahren fokussierte sich das Unternehmen zunehmend auf die Handels- und Vertriebstätigkeit. Als Importeur, Hersteller und Händler von Produkten in den Bereichen Schule, Home und Office bringt die Simplex Farbe in den Bürobedarfs- und Lifestyle-Markt.

Die Papierknappheit und der Anstieg der Rohstoffpreise üben Druck auf die Papierbranche aus. Das beobachtet auch René Scherwey, der als COO / Leitung Logistik & Prozesse die Workflows der Simplex AG Bern stetig optimiert. «Als kleines Unternehmen müssen wir schnell auf Veränderungen reagieren können, damit wir mit den Grossen, wie etwa Amazon, mithalten können.» Deshalb setzt der Bürobedarfshändler auf eine konsequente Digitalisierungsstrategie, die vom C-Level verabschiedet wurde. «Bis 2030 möchten wir 95 Prozent aller Bestellungen ausschliesslich digital abwickeln können, denn nur mit stetigen Innovationen schaffen wir es, die Zukunft nachhaltig zu prägen», so CEO Mario Müller.

Bis 2018 arbeitete die Simplex AG Bern auf einer ERP-Lösung, die in die Jahre gekommen war. Der Fokus lag auf den Produktionsprozessen, andere Bereiche kamen zu kurz. So entstanden Schlupflöcher zur Umgehung der vorgegebenen Prozesse. Mit der Übernahme zweier Tochtergesellschaften wuchs das Bedürfnis nach durchgängigen Prozessen. «Wir wollten unsere beiden Tochterfirmen ins neue ERP-System eingliedern und den elektronischen Datenaustausch mit unseren Partnern stärken», sagt René Scherwey.

Beim Entscheidungsprozess für eine neue ERP-Software spielte deren Zukunftsfähigkeit eine zentrale Rolle. «Wir fragten uns, auf welche Weiterentwicklungen wir in Zukunft angewiesen sein werden. Beim alten System trauten wir uns kaum, etwas zu verändern, aus Angst vor unvorhersehbaren Konsequenzen. Standardprozesse mit regelmässigen Updates schienen uns deshalb die beste Lösung – auch in Sachen Datensicherheit», so Scherwey. Das neue System sollte das Leben aller Simplex-Mitarbeitenden erleichtern. «Rechnungen scannen, Bestellungen automatisch als PDF generieren, Routinearbeiten programmieren – solche Innovationsschritte erwarteten wir uns vom neuen System.»

Simplex ist ein Schweizer KMU mit 50 Mitarbeitenden in einer preissensiblen Branche. Das Budget für das ERP-Projekt war begrenzt. «Wir haben viele Systeme verglichen, die meisten davon bestanden aus halbherzigen Cloudkomponenten. Mit SAP Business ByDesign haben wir ein Qualitätssystem mit Standardprozessen gefunden, das wir als KMU zahlen können», resümiert Scherwey.

Simplex führte das Cloud-ERP-System SAP Business ByDesign im Januar 2020 ein. Wenige Monate zuvor integrierte das Unternehmen zunächst eine von zwei Tochtergesellschaften in das System. «Wir führten die Cloud etappenweise ein, was die Umstellung für uns und unsere Tochterfirmen verdaubar machte», so Scherwey. «Dass dies reibungslose funktionierte, war eine wichtige Erkenntnis für uns, da wir weitere Übernahmen in Zukunft nicht ausschliessen.» Die erfolgreiche Integration des zweiten Tochterunternehmens erfolgte 2022. Die Cloudlösung überzeugte jedoch nicht nur funktional, sondern auch preislich. «Wir bezahlen nur die Lizenzen, die wir auch wirklich brauchen. Die Fixkosten bleiben so überschaubar.»

Seit dem Go-live hat sich bei Simplex vieles zum Positiven verändert. CEO Mario Müller: «Unsere Prozesse sind effizienter geworden. Die Lieferqualität und die Geschwindigkeit in der Produktion und der Logistik haben sich markant verbessert. Mit SAP sichern wir unser Qualitätsmanagement und unsere digitale Fitness für die Zukunft.» Der positive Eindruck des neuen Systems verstärkte sich bereits bei dessen Liveschaltung, so René Scherwey.  «Wir müssen uns nicht mehr um Soft- und Hardware kümmern, benötigen keinen eigenen IT-Spezialisten, erhalten regelmässige Updates und können mit fixen Kosten planen», so Scherwey.

Nebst Kennzahlen in Echtzeit und zahlenbasierten Entscheidungshilfen bietet das neue ERP-System ein Sprungbett für künftige Innovationen. «In Zukunft möchten wir unser Direktgeschäft ausbauen. Dafür möchten wir über die nötigen technologischen Tools verfügen, Stichwort Onlineshop, saubere Stammdaten, End-to-End-Rechnungsprozesse», sagt Scherwey. «Mit SAP Business ByDesign sind wir in der Lage, unsere Geschäftsmodelle und -prozesse jederzeit anzupassen.»