Viele Grosskonzerne in der Schweiz sind schwer beschäftigt mit der Einführung neuer Business-Software. Dieses ist vielenorts notwendig, frisst aber auch viele Ressourcen. Da bleibt kaum Zeit, um dem Fachbereich kurzfristig eine dringend benötigte Lösung für eine Produktinnovation bereitzustellen. Da wundert es nicht, dass der Produktmanager fix selber eine App bauen lässt. Der Digitalisierungsberater Patrick Naef sieht in diesen dezentralen IT-Teams eher eine Chance für das Unternehmen. Warum, erklärt er im Interview.

Patrick Naef: Die weit verbreitete Ansicht war, dass alles was die IT betrifft, zentral vom CIO und seiner IT-Organisation kontrolliert und gesteuert werden müsse. Begründet wurde dies durch Security und Risiko-Aspekte, Kostenoptimierung, Standardisierung, Vermeiden von Doppelspurigkeit usw. Zwar konnten die Kosten durch die Zentralisierung der gesamten IT optimiert werden, die Kehrseite war jedoch, dass Geschwindigkeit, Innovationskraft und Nähe zum Geschäft und den Endkunden unter einem solchen Ansatz litten.

Schatten-IT-Teams hingegen sind in der Regel viel näher am Geschäft – sie sind sogar vollständig ins Business integriert – und verstehen das Geschäft, den Markt und die Kunden besser als zentrale IT-Organisationen. Zudem sind sie aufgrund ihrer geringeren Grösse und ihres begrenzten Overheads typsicherweise viel schneller und agiler, um rasch auf Marktgegebenheiten zu reagieren.

Naef: Die Schatten-IT-Teams sollten von CIOs eher als Segen denn als Fluch angesehen werden. Die Tatsache, dass Führungskräfte im Business Schatten-IT-Teams fördern und verteidigen, zeigt, dass sie sich um die IT kümmern und sie als eine wesentliche und strategische Komponente ihres Unternehmens betrachten – und das ist doch gar nicht so schlecht.

Meiner Meinung nach sind die Zeiten vorbei, in denen grosse, zentralisierte IT-Organisationen die gesamte IT im Unternehmen kontrollierten. Mit zunehmender Digitalisierung von Unternehmen und ihren Produkten/Dienstleistungen muss die Verantwortung und die «Ownership» über die IT als strategischer Teil des Unternehmens (zurück) in das Business verlagert werden. Innovation durch Technologie sollte auf allen Ebenen stattfinden und so nah wie möglich am Geschäft sein. Daher sind Schatten-IT-Teams am besten in der Lage Innovationen durch Technologie zu erzielen, da sie buchstäblich im Kern des Geschäfts sitzen.

Naef: Nein, das kann nicht die Antwort sein. Silo-Denken, Doppelspurigkeit, Ineffizienzen und Inkompatibilitäten wären vorprogrammiert. Vielmehr müssen wir von den traditionellen hierarchischen Strukturen wegkommen. Denn wir leben im Netzwerk-Zeitalter! Das Ziel muss es sein, eine vernetzte Struktur von IT-Fachleuten zu schaffen, die sich durch die gesamte Organisation zieht. Die Experten müssen von einem gemeinsamen Zweck (Purpose) getrieben werden und auf gemeinsame Ziele hin arbeiten.

Dies ist vergleichbar mit der Art und Weise wie Agile Squads organisiert sind und effektiv zusammenarbeiten. Diese Teams setzen sich aus Mitgliedern verschiedener Organisationseinheiten (im traditionellen hierarchischen Sinne) zusammen, werden von einem gemeinsamen Zweck getrieben, arbeiten auf gemeinsame Ziele hin, organisieren und managen sich meist selbst und kümmern sich nicht um Berichtslinien und hierarchische Unternehmensstrukturen.

Naef: Vielleicht nicht unbedingt ein Knoten, sondern eher ein Strippenzieher. Zweifellos muss sich seine Rolle aber grundlegend ändern. Und zwar weg von der zentralen Kontrolle der IT als operative Einheit hin zu einem Coach, Katalysator und Netzwerker, der es dem Unternehmen ermöglicht, sich in ein digitales Unternehmen zu transformieren. Dafür muss sich der CIO auch aktiv vom traditionellen hierarchischen Denken lösen und ein Vorbild für eine vernetzte Organisation werden.

Heute bestimmt nicht die Grösse der IT-Organisation, gemessen an der Anzahl Mitarbeitenden, oder die Höhe des IT-Budgets die Bedeutung der IT und damit die des CIOs. Entscheidender ist der Mehrwert, den der CIO und die IT bringt und der Impact, die er/sie auf die Stakeholder des Unternehmens, sprich, das Business, die Mitarbeitenden, Kunden, Umwelt usw. ausüben kann.

Naef: CIOs müssen in der Lage sein, mit Schatten-IT-Teams im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, diese zu nutzen, von deren Nähe und Verständnis für das Geschäft sowie von deren Flexibilität und Innovationskraft zu profitieren. Dabei dürfen sie allerdings niemals die Kosten oder Sicherheit gefährden oder gar in ein unkontrolliertes Chaos abdriften. Darum müssen trotz allem gewisse unternehmensweite Prinzipien, Regeln und Architekturen gemeinsam fürs ganze Unternehmen definiert und befolgt werden, zum Beispiel auch im Bereich der Cyber Security.