Microsoft veröffentlicht zahlreiche neue Funktionen für Outlook. Darunter neue Features für den Kalender, das Mailing allgemein und die mobilen Outlook-Apps.

Bei den Neuerungen setzen die Redmonder vor allem auf Machine Learning. So soll Outlook nun fähig sein, eine eingegangene Rechnung als solche zu erkennen und dem Nutzer sogar eine Zahlungserinnerung anzuzeigen, wenn die entsprechende Frist sich dem Ende neigt. Ebenfalls erkennen soll der Dienst nun Reisereservierungen und Lieferinformationen zu Paketen.

Erstellt der Nutzer einen Besprechungstermin oder Ähnliches, schlägt Outlook noch vor der Eingabe einen möglichst passenden Besprechungsraum beziehungsweise Veranstaltungsort vor. Diese Vorschläge basieren auf bereits genutzten Örtlichkeiten in der Vergangenheit. Outlook prüft vorab automatisch die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten zum jeweiligen Termin. Ausserdem ermittelt der Dienst auf Basis von Machine Learning (ML), wie viele Teilnehmer voraussichtlich zu erwarten sind und welche Raumgrösse entsprechend benötigt wird.

Handelt es sich um eine externe Örtlichkeit soll unter iOS künftig auch die Möglichkeit gegeben sein, den aktuellen Standort, Verkehrsinformationen und entsprechende Ankunftszeiten in die Terminplanung zu integrieren. Ferner kann der Nutzer sich darüber informieren lassen, wann es sinnvoll ist, einen aktuellen Termin zu verlassen, um pünktlich zum darauffolgenden zu kommen.

Um einen Termin besser koordinieren zu können lassen sich nun Antworten beziehungsweise RSVPs gebündelt anzeigen. Dies gilt nicht nur für Termine, die der Nutzer selbst erstellt hat, sondern auch für alle anderen. Damit will der Hersteller es dem User erleichtern, Termine abhängig von der Teilnahme anderer Mitarbeiter wahrzunehmen oder nicht.

Handelt es sich um einen Termin mit einer streng festgelegte Teilnehmergruppe, kann zudem festgelegt werden, ob die Kalendereinladung weitergeleitet werden darf. Wenn nicht, besteht die Möglichkeit, diese Funktion automatisch zu blockieren. Dieses Feature wird es laut Hersteller jedoch nur für die Windows-Anwendung sowie die Web-Version geben. Die maximale Zahl für eingeladene Teilnehmer ist ausserhalb von Office 365 auf 500 beschränkt.

Besonders im Business-Bereich ist es teilweise erforderlich, Meetings über mehrere Zeitzonen hinaus zu planen. Hierfür ermöglicht es Outlook nun, die Termine zeitzonenabhängig einzustellen. Ist die Besprechung an eine Reise gekoppelt, kann die Startzeit in einer anderen Zone definiert werden, als der Beginn des Meetings. Outlook erlaubt hierfür die Einstellung von bis zu drei unterschiedlichen Zeitzonen.

Neu in Outlook ist ausserdem, dass der Dienst nun automatisch Informationen zu Organisationsdetails zu den jeweiligen Kontakten hinzufügt. Statt nur der Mail-Adresse und dem Namen werden damit also etwa auch die Jobbezeichnung sowie die Position eingeblendet. Ist Azure Active Directory aktiviert, erlangt der Nutzer Informationen darüber, wem der jeweilige Mitarbeiter unterstellt ist und mit wem der Kollege am häufigsten zusammenarbeitet. Diese Funktionen weisst Microsoft explizit für Nutzer der iOS-App aus.

Erhält der Empfänger eine Mail in bcc, weisst Outlook den Nutzer im Falle einer Antwort explizit darauf hin. Damit soll zum Beispiel verhindert werden, dass die Antwort an alle Empfänger der Mail gesendet wird, statt nur an den Absender.

Noch nicht veröffentlicht aber für die Android- sowie iOS-Anwendung in Aussicht gestellt, hat Microsoft eine geräteübergreifende Synchronisationsfunktion für Nachrichtenentwürfe.

Speziell für Android soll es schon bald ein Feature geben, mit dem sich Fotos von Whiteboards und dergleichen direkt über die App anzufertigen lassen. Die dafür integrierte Technologie basiert auf derselben, die dem einen oder anderen Nutzer bereits aus Microsofts Office Lense bekannt sein dürfte. Fotografiert der Nutzer ein Memoboard, nimmt die Software automatisiert eine Anpassung vor. Um die Funktion zu starten, muss der User lediglich auf das integrierte Fotosymbol drücken und das Bild über die Smartphone-Kamera anfertigen.

Um bei der Eingabe der Antwort den Mail-Inhalt besser im Blick zu haben, bietet Outlook in den mobilen Versionen bald die Möglichkeit, die Unterhaltung in einem Chat-ähnlichen Design anzeigen zu lassen. Dafür wird das Antwortfeld lediglich am unteren Bildschirmrand dargestellt, statt als Hauptfenster.

Der Kontakt einer Person, mit der der Nutzer besonders häufig interagiert, wird in der Suche gesondert markiert und ganz oben angezeigt. Alternativ kann der Nutzer auch Favoriten festlegen.

Auch für die Zusammenarbeit in Teams wird es laut Microsoft eine neue Funktion in den mobilen Anwendungen von Outlook geben. Demnach erlangt der Nutzer künftig über Outlook Zugriff auf das OneNote-Notizbuch der Gruppe. Darüber lassen sich Gruppenereignisse sowie die einzelnen Kontakte in der Gruppe einsehen. Ferner lässt sich OneNote selbst direkt aus Outlook starten.

Unerwünschtes Tracking über externe Inhalte wie Bilder lassen sich unter Android ab Mai 2018 blockieren.

Auch für Administratoren gibt es eine wichtige Neuerung: Um den direkten Zugriff auf das Internet über mobile Geräte zu verhindern, verwenden viele Organisationen Proxys. Outlook unterstützt nun den Einsatz von SOCKS-Proxys, um Unternehmensdaten zusätzlich zu schützen.

Besonders im Zuge der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besteht künftig die Notwendigkeit, den Austausch bestimmter Daten genauestens zu erfassen und zu dokumentieren. Hierfür integrieren Microsoft ab Juni 2018 eine neue Funktion. Wird ein Gerät vom Unternehmen verwaltet, können Admins dann ein unerwünschtes Kopieren von Informationen in private Konten unterbinden. Ebenfalls blockiert werden kann das Senden von Unternehmensinformationen aus einem privaten Konto.

Die neuen Funktionen richten sich vor allem an Geschäftskunden und sind in gewisser Weise Microsofts Antwort auf das umfangreiche Redesign von Gmail in der vergangenen Woche.