Microsoft veröffentlicht neue Funktionen für Outlook

Microsoft veröffentlicht zahlreiche neue Funktionen für Outlook. Darunter neue Features für den Kalender, das Mailing allgemein und die mobilen Outlook-Apps.

Bei den Neuerungen setzen die Redmonder vor allem auf Machine Learning. So soll Outlook nun fähig sein, eine eingegangene Rechnung als solche zu erkennen und dem Nutzer sogar eine Zahlungserinnerung anzuzeigen, wenn die entsprechende Frist sich dem Ende neigt. Ebenfalls erkennen soll der Dienst nun Reisereservierungen und Lieferinformationen zu Paketen.

Erstellt der Nutzer einen Besprechungstermin oder Ähnliches, schlägt Outlook noch vor der Eingabe einen möglichst passenden Besprechungsraum beziehungsweise Veranstaltungsort vor. Diese Vorschläge basieren auf bereits genutzten Örtlichkeiten in der Vergangenheit. Outlook prüft vorab automatisch die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten zum jeweiligen Termin. Ausserdem ermittelt der Dienst auf Basis von Machine Learning (ML), wie viele Teilnehmer voraussichtlich zu erwarten sind und welche Raumgrösse entsprechend benötigt wird.

Handelt es sich um eine externe Örtlichkeit soll unter iOS künftig auch die Möglichkeit gegeben sein, den aktuellen Standort, Verkehrsinformationen und entsprechende Ankunftszeiten in die Terminplanung zu integrieren. Ferner kann der Nutzer sich darüber informieren lassen, wann es sinnvoll ist, einen aktuellen Termin zu verlassen, um pünktlich zum darauffolgenden zu kommen.

Um einen Termin besser koordinieren zu können lassen sich nun Antworten beziehungsweise RSVPs gebündelt anzeigen. Dies gilt nicht nur für Termine, die der Nutzer selbst erstellt hat, sondern auch für alle anderen. Damit will der Hersteller es dem User erleichtern, Termine abhängig von der Teilnahme anderer Mitarbeiter wahrzunehmen oder nicht.

Handelt es sich um einen Termin mit einer streng festgelegte Teilnehmergruppe, kann zudem festgelegt werden, ob die Kalendereinladung weitergeleitet werden darf. Wenn nicht, besteht die Möglichkeit, diese Funktion automatisch zu blockieren. Dieses Feature wird es laut Hersteller jedoch nur für die Windows-Anwendung sowie die Web-Version geben. Die maximale Zahl für eingeladene Teilnehmer ist ausserhalb von Office 365 auf 500 beschränkt.

Besonders im Business-Bereich ist es teilweise erforderlich, Meetings über mehrere Zeitzonen hinaus zu planen. Hierfür ermöglicht es Outlook nun, die Termine zeitzonenabhängig einzustellen. Ist die Besprechung an eine Reise gekoppelt, kann die Startzeit in einer anderen Zone definiert werden, als der Beginn des Meetings. Outlook erlaubt hierfür die Einstellung von bis zu drei unterschiedlichen Zeitzonen.

Neu in Outlook ist ausserdem, dass der Dienst nun automatisch Informationen zu Organisationsdetails zu den jeweiligen Kontakten hinzufügt. Statt nur der Mail-Adresse und dem Namen werden damit also etwa auch die Jobbezeichnung sowie die Position eingeblendet. Ist Azure Active Directory aktiviert, erlangt der Nutzer Informationen darüber, wem der jeweilige Mitarbeiter unterstellt ist und mit wem der Kollege am häufigsten zusammenarbeitet. Diese Funktionen weisst Microsoft explizit für Nutzer der iOS-App aus.

Erhält der Empfänger eine Mail in bcc, weisst Outlook den Nutzer im Falle einer Antwort explizit darauf hin. Damit soll zum Beispiel verhindert werden, dass die Antwort an alle Empfänger der Mail gesendet wird, statt nur an den Absender.