Facebook-Kopie für Unternehmen

Microsofts SharePoint geht im nächsten Jahr in eine neue Runde. Die kommende Version 2010 legt insbesondere bei den Kommunikationsfunktionen und dem Content-Management zu. Unternehmen bauen auf der neuen - an Office 2007 angelehnten - Oberfläche von SharePoint zum Beispiel auch eine Plattform für die Mitarbeiterkommunikation auf. Das Portal kann Informationen über Tätigkeitsbereiche und Kompetenzen der Angestellten enthalten, so dass es einem Manager leichter fällt, Mitarbeiter für ein geplantes Projekt auszusuchen.

Beim Ausbau der «My Site»-Funktionen von SharePoint stand das populäre Netzwerk Facebook Pate. Laut dem britischen Microsoft-Berater Paul Holdaway wollte das SharePoint-Entwicklerteam es den künftigen Benutzern so einfach wie möglich machen, im Firmennetz Informationen über sich preiszugeben. «Dabei geht es nicht um Funktionsbezeichnungen oder Jobtitel», sagte Holdaway. Auf den «My Sites» sei im Idealfall die sogenannte stillschweigende Information hinterlegt, die sonst nirgends niedergeschrieben sei, aber in den Köpfen der Anwender schlummere. Aufgrund des hohen administrativen Aufwands und dem Pflegeaufwand für die Anwender sind die «My Sites» heute häufig zunächst deaktiviert, berichtet der Microsoft-Berater. Mit dem Facebook-Ansatz, den viele Benutzer aus dem Privatleben kennen, soll sich das ändern.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, welche Facebook-Funktionen SharePoint mitbringt.

Facebook als Quasi-Benchmark stellte die SharePoint-Entwickler vor die Aufgabe, benutzergenerierte Inhalte, soziales Feedback und Networkingfunktionen in die Plattform einzubinden. Realisiert sind auf den «My Sites» aus populären Netzwerken bekannte Profiloptionen wie zum Beispiel Echtzeitkommentare, Blogs, Wikis, Bewertungen, Tagging, Benachrichtigung über Updates und Gruppen. Neu in Version 2010 ist unter anderem, dass Benutzer multimediale Inhalte wie Fotos und Videos auch von anderen Plattformen in ihre «My Site» einbinden können - wenn das die Unternehmensrichtlinien zulassen. Ebenfalls an den internen Regeln orientiert ist die granulare Berechtigungssteuerung für Profile und Inhalte, die auch mithilfe des Active Directorys zentral administriert werden kann.

Businessfunktionen von My Sites
Die vom Benutzer eingepflegten und gesteuerten Inhalte machen SharePoint-Sites für die Anwender attraktiv, so die Überlegung bei Microsoft. Um Unternehmen aber vom Wert eines «internen Facebook» zu überzeugen, müssen auch Businessfunktionen vorhanden sein. Diese liefern die Entwickler einerseits durch die verbesserte Suche mit - etwa dafür wurde Enterprise-Technologie des Herstellers Fast zugekauft. Mithilfe von vordefinierten oder sogar obligatorischen Eingabemasken können Vorgesetzte steuern, dass sich ihr Team adäquat auf den individuellen «My Sites» präsentiert.

Die Suchtechnologie erlaubt es im nächsten SharePoint aber auch, dass Benutzer Abfragen nach etwa gesuchten Fähigkeiten oder Qualifikationen von Mitarbeitern speichern. Mittels abonnierten RSS-Feeds benachrichtigt die Plattform den User dann automatisch, wenn ein Kollege eine bestimmte Kompetenz in sein Profil einträgt.

SharePoint 2010 ist daneben stärker als bisher in die stationäre und mobile Unternehmensinfrastruktur eingebunden - immer vorausgesetzt, sie stammt von Microsoft. Beispielsweise veröffentlichen Anwender aus dem «Backstage»-Bereich des Clients von Office 2010 heraus Dokumente direkt auf ihrer «My Site». Mithilfe der Software «SharePoint Workspace» - bisher unter dem Namen Groove bekannt - können zudem komplette Bibliotheken mit der persönlichen SharePoint-Seite synchronisiert werden. Für den Zugriff vom Windows-Mobile-Handy aus wird es zukünftig den Client «SharePoint Workspace Mobile» geben.

Welche Funktionen SharePoint für ECM mitbringt, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Aufgebohrt hat Microsoft die Dokumenten-Management-Funktionen von SharePoint. War die Lösung in der Vergangenheit eher für Arbeitsgruppen und kleinere Firmen konzipiert, können nun Ablagen für Millionen von Dateien effektiv verwaltet, katalogisiert und durchsucht werden. Einerseits ist dies dem 64-Bit-Fundament zu verdanken, auf dem SharePoint steht. Damit ist selbstredend die Einschränkungen verbunden, dass die Portale 64-Bit-Hardware und einen 64-Bit-SQL-Server voraussetzen. Beides ist mit zusätzlichen Investitionen verbunden.

Andererseits ist die Fähigkeit der SharePoint-Plattform, mit grösseren Datenbeständen umgehen zu können, der verbesserten Suchtechnologie zu verdanken. Die aktuelle SharePoint-Suche hat laut Ovum-Analyst Madan Sheina Probleme bei Repositories mit mehr als 50 Millionen Dokumenten. Solche Grenzen sollen mit der Zusatzlösung «Fast Search for SharePoint» fallen. Unternehmen können mittels der Engine eine Enterprise-Suchmaschine realisieren, die Inhalte nicht nur aus SharePoint, sondern aus beliebigen strukturierten und unstrukturierten Datenquellen erfasst.

Office Web Apps
Für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen müssen Office-Benutzer ihre Dokumente nicht mehr per E-Mail verteilen. Künftig genügt ein Upload auf den SharePoint-Server oder den Speicherplatz im «Office Web». Mithilfe der Browser-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote - die Bestandteile von SharePoint 2010 sind - bearbeiten Anwender ihre Daten gemeinsam mit den Kollegen. Unternehmen implementieren mithilfe der SharePoint-Variante auch Compliance-Richtlinien für den Zugriff auf die Dokumente.

SharePoint gab es bisher kostenlos. Ob das so bleibt, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

Die kostenlosen «Windows SharePoint Services» als Add-On für Windows Server wird es in Zukunft nicht mehr geben. Sie werden ersetzt durch die «SharePoint Foundation», die für Windows-Server-Besitzer gratis bleibt - allerdings nur für 64-Bit-Systeme. Das gilt für Betriebssystem und den SQL-Server. Wie bisher ist der Leistungsumfang im Vergleich mit dem ausgewachsenen SharePoint Server abgespeckt - die wichtigsten Social-Computing- und ECM-Funktionen sind aber dabei. Neu ist aber, dass sich in SharePoint-Foundation Inhalte aus externen Datenquellen wie ERP oder CRM einbinden lassen.

Den vollen Funktionsumfang enthält «SharePoint Server» und der neue «SharePoint Server 2010 for Internet Sites». Beide setzen 64-Bit-Systeme voraus und laufen auf einem eigenen Server. Der Erste liefert beispielsweise ein unternehmensweites Intranet, der letztere einen Webauftritt. Per Add-On können die Enterprisesuchmaschinen «Fast Search Server» oder «Search Server» hinzugefügt werden. Betreibt ein Unternehmen lediglich einen SharePoint, kann der Administrator zum «Search Server Express» greifen. Diese beschränkte Version gibt Microsoft nach wie vor kostenfrei ab.

SharePoint 2010 in der Cloud
Als Bestandteil der «Microsoft Online Services» wird es künftig zwei SharePoint-Versionen geben: SharePoint Online mit einem ähnlichen Leistungsumfang wie der Server und das Webportalpendant «SharePoint Online for Internet Sites». Zahlende Benutzer beider Produkte bekommen mit Version 2010 mehr Möglichkeiten, selbst entwickelte Funktionen und Add-Ons auf die Microsoft-Plattformen zu laden.