Trends im Dokumenten-Management

Rund 400 Fachbesucher verschiedenster Branchen konnten am diesjährigen, von Pentadoc Consulting Schweiz organisierten und durchgeführten «ECM-Tag Schweiz» in den Hallen des Trafo in Baden begrüsst werden. Wie der Name der Konferenz bereits verrät, standen die 14 Keynotes, Vorträge und Roundtables ganz im Zeichen der Themen Enterprice Content Management (ECM) sowie Dokumenten-Management. Das Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Pentadoc Radar hatte im Vorfeld 800 Unternehmen im deutschsprachigen Raum nach den Trendthemen für das kommende Jahr befragt. Für 91 Prozent der Befragten sind das mobile ECM-Themen, gefolgt von zentralen Portallösungen mit 67 Prozent, dem Thema Cloud (62 Prozent) - laut einigen Konferenzteilnehmern bereits ein alter Hut - sowie Collaboration (51 Prozent). Allerdings ist die Relevanz dieser Bereiche für den Unternehmenserfolg bei weitem noch nicht bei allen Umfrageteilnehmern präsent. Hier fielen die Antworten weit bescheidener aus.

Dieter Lüscher, Senior Produktmanager bei Swisscom IT Services (SCIS) ermunterte in seiner Keynote zum Thema «Intranet-Lösungen aus der Wolke» die Audienz denn auch, sich zu allererst auf die Suche nach den richtigen Fragen zu machen. Zum Beispiel jener, was das eigene Unternehmen überhaupt erfolgreich mache. «Die richtigen, aktuellen Informationen zu bekommen, jederzeit und überall, sind das A und O, um richtige Entscheidungen treffen zu können», sagt Lüscher. Im Grunde eine Binsenweisheit, die allerdings noch längst nicht in allen Unternehmen angekommen zu sein scheint. Im Geschäftsalltag sei er oft mit einer ganz anderen Realität konfrontiert: Verteilte Silos, unterschiedlichste, verstreute, unstrukturierte Informationen und Daten, die unterschiedlich oder zum Teil gar nicht verfügbar sind. Ziel wäre es, sämtliche Informationen crossover zur Verfügung zu stellen. Doch alle Systeme zu integrieren, werde für viele Firmen allzu schnell aufwendig und teuer. Hier bietet die Cloud neue Ansätze, in dem sie Leistung flexibel und skalierbar verfügbar mache und, unter Berücksichtigung der Einhaltung von Compliance, Sicherheitsregeln und höchstmöglicher Verfügbarkeit und Kontrollmechanismen, Komplexitäts- und Kostenprobleme reduziere. Abhilfe schaffe da beispielsweise das neue Swisscom-Produkt «Dynamic Intranet», eine Dienstleistung «out of the box», die ab Januar erhältlich ist. Lesen Sie auf der nächsten Seite zur Zukunft der Kommunikation

Martin Hülscher, CEO von d.velop Schweiz, schlug in seiner Keynote eine Bresche für Sharepoint. Junge Mitarbeiter hätten heute ganz andere Erwartungen an ECM und haben mittlerweile beispielsweise E-Mail komplett durch Social Media ersetzt. Sharepoint 2013, mit Fokus auf Zusammenarbeit und Vereinfachung, widme sich diesem Trend. Allerdings weise die Plattform noch Schwächen im ECM-Kontext auf, trotzdem: «Sharepoint ist gelandet», so der d.velop-CEO. Kunden sollten sich generell entscheiden, ob sie eine best-of-breed-, also eine Fatclient-Applikation oder eine webbasierte GUI im Einsatz haben wollten. «Wer Collaboration und ECM in einem Paket will, der entscheidet sich am besten gleich für Sharepoint», empfiehlt Hülscher.

Im Roundtable von Kodak alaris schliesslich ging es um die Kunst, aus unstrukturierten Daten Wissen zu generieren. Axel Schlender von Kodak stellte 7 Thesen zur Zukunft der Kommunikation auf. Unter anderem sei eine deutliche Tendenz dahingehend sichtbar, dass sich die Kommunikation zunehmend verschriften (E-Mail) und am Ende digitalisieren werde (bis hin zu Korrespondenz per Video zum Beispiel in Versicherungsfällen). So habe eine Studie ergeben, dass immer mehr Kunden nicht mehr per Telefon mit den Unternehmen kommunizieren wollen. In Anbetracht der Tatsache, dass die Digital Natives, also die nach 1980 Geborenen, spätestens 2015 zu einer der kaufkräftigsten Zielgruppen für Unternehmen gehören werden, müssten sich auch Unternehmen auf komplett neue Kommunikationsarten einstellen. In Zukunft werde der Kunde den Kommunikations-Kanal bestimmen und auch der Medienbruch werde hin zum Kunden verschoben. Lesen Sie auf der nächsten Seite: ECM-Award

Nach einem anstrengenden Vormittag, gewissermassen als kleine Abmahnung und Aufheiterung zwischendurch, sorgte der «Piano-Referent» Martin Klapheck bei den Konferenzteilnehmern für einige Aha-Erlebnisse und lachende Gesichter. Er ermunterte die schon etwas angestrengte Audienz dazu, ruhig wieder einmal auf die innere Stimme zu hören, hin und wieder Regeln zu brechen, die Kreativität wieder auszugraben und nicht nur in der Mitte mitzuschwimmen. Mit dem Satz: «Es nützt nichts, den Sattel zu wechseln, wenn das Pferd tot ist», forderte er das Publikum auf, sich von Menschen, Umgebungen oder Projekten, wenn es erforderlich ist, radikal zu trennen.

Erstmals in der Geschichte der ECM-Tage wurde am Ende der Konferenz der ECM-Award verliehen. Im Vordergrund der Bewertungen durch eine namhafte Fachjury stand nicht die Technik, sondern der Nutzen für den Kunden. Bewertet wurden unter anderem die Leistungen in den Kategorien Innovation, Nachhaltigkeit/Payback und methodische Abwicklung. Die von einem Künstler entworfene Trophäe in Plexiglas und Silber ging für innovative Projektumsetzung an PostFinance zusammen mit dem Hersteller Invaris Informationssysteme. Die zweitplatzierten Nominierten für den Award waren das Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten mit dem Hersteller qumram sowie die Mövenpick Hotels & Resorts Management AG mit dem Hersteller d.velop Schweiz.