SAP-Daten veredelt

Mit seinen 50 Mitarbeitern hat sich der Weka Verlag darauf spezialisiert, praxisnahe Informationen aus der Geschäftswelt im Abonnement an Geschäftsführer, Spezialisten und Führungskräfte zu liefern. In der Planung dieser Abonnements ist besonders das Folgegeschäft hochkomplex aber auch sehr wichtig. Mit den beiden Tools Analyst und Planning Manager von Cognos haben sich in diesem Bereich dem Verlag neue Wege eröffnet, um aus den SAP-R3-Daten für die Planung mehr herauszuholen.

In den Sparten Management, Finanzen und Steuern, Recht, Personal, Bau, Technik, Umwelt, Informatik, Medizin und Schule filtert der Verlag aus der Flut von neuen Gesetzen, technischen Anforderungen und Trends heraus, was für die Kunden relavant ist. Die Informationen werden dann für die praktische Arbeit zusammengestellt und auf verschiedenen Medien wie Loseblattwerke, Broschüren, Folien, Newsletter, Software, Trainings, Intranet- oder Onlinel ösungen herausgegeben.

Und weil Fachleute immer aktuell informiert sein müssen, gehören regelmässige Updates zum Produktkonzept des Verlags. Dabei ist die unmittelbare Umsetzbarkeit in die Praxis eine zentrale Forderung der Kunden. Die Unternehmen können es sich nicht leisten, viel Zeit in die Informationsbeschaffung zu investieren. Sie erwarten deshalb aktuelle, mit Sachverstand strukturierte und zusammengestellte Komplettlösungen.

Die Autoren sind ausgewiesene Experten aus der Berufspraxis. Für etliche Werke arbeitet Weka mit renommierten Instituten und Institutionen zusammen. Die Werke sowie der Online-zugriff auf die Informations-datenbanken werden in Form von Abonnementen angeboten. Um das Abonnementengeschäft und damit auch die Produktion und Finanz-entwicklung zu planen, stellten sich verschiedene Herausforderungen. So umfasst das Sortiment insgesamt etwa 300 Produkte, die über sechs Vertriebskanäle und fünf verschiedene Abo-Arten vertrieben werden. Dabei unterscheidet sich das Folgegeschäft komplett vom Neugeschäft. Bei den Verrechnungsmodellen werden Abo-Periodizitäten von drei Monaten bis zu einem Jahr unterschieden. Dazu kommen noch Varianten der Fakturierung pro Aktualisierung, wobei die Zahl und Häufigkeit der Aktualisierungen variiert.

Weiter gilt es, die Gewinne und Verluste an Abonnenten, die Stornoquoten von alten und neuen Kunden sowie die Auflagen für die Printerzeugnisse zu planen, was alles hochkomplex und sehr unterschiedlich ist. Mit den Planungsmöglichkeiten in SAP R3 war dies schlicht nicht möglich.

Finanzen und Abrechnungen werden mit SAP R3 erledigt, wobei für die Planung bisher zahllose komplizierte, miteinander verbundene Excel-Tabellen eingesetzt wurden. Dies brachte eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich, bedeutete auch einen grossen Arbeitsaufwand für das Monatsreporting und sorgte für Probleme im -Unterhalt sowie eine gewisse Ungenauigkeit in der Planung.

Die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die neue Lösung bestanden einerseits darin, die Daten aus SAP R3 zu nutzen und die zahlreichen bestehenden Excel-Tabellen durch eine integrierte, zent-rale Lösung zu ersetzen. Ein sichtbarer Mehrwert sollte durch schnelle Ergebnisse, weniger Arbeitsaufwand sowie eine hohe Flexibilität bei Anpassungen entstehen. Verschiedene und wechselnde Szenarien abzubilden sowie neue Businessmodelle zu simulieren und zu planen, waren die Hauptforderungen an das künftige Tool.

Schliesslich entschied sich Weka für die Produkte Analyst und Planning-Manager der BI-Spezialistin (Business Intelligence) Cognos. Mit der Integration wurde die Kilchberger Entech Enterprise Technology betraut. Nach der Test-Phase folgte die Umsetzung innerhalb zweier Monate. Da die Produkte für den Einsatz durch Finanzfachleute ausgelegt sind, verlangen sie kein IT-Expertenwissen. Sie erlauben eine anspruchsvolle Modellierung mit Berechnungen, Was-wäre-wenn-Wirkungs-Analysen sowie eine mehrdimensionale Flexibilität, um andere «Driver» zu erfassen.

Die Projektziele wurden innerhalb des Terminplans erreicht und die operative Budgetierung für das Jahr 2005 konnte im September 2004 mit dem neuen System begonnen werden. Für den Weka Verlag ergab die Einführung eine höhere Genauigkeit in der Planung und eine verbesserte Transparenz des ganzen Planungsprozesses. Im Controller-Team konnte das Know-how auch für eigene Anpassungen aufgebaut werden. Überzeugend sind die Flexibilität bei Änderungen des Business Modells sowie die vertieften Analyse- und Simulationsmöglichkeiten