Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung sind das Thema Nummer Eins der hiesigen Manager, um die Konkurrenzfähigkeit zu erhalten. Mit schlanken Per-sonalstrukturen und optimierten Produk-tionsabläufen wird vielerorts versucht die Effizienz zu steigern. Doch gerade in der persönlichen Produktivität der Mitarbeiter, in der Zusammenarbeit von Teams sowie der Generierung von Wissen wird heute noch brach liegendes Potenzial zur Effi-zienzsteigerung vermutet. Der vorliegende Beitrag soll aufzeigen, wie innerbetriebliche Abläufe rund um die Wissensgenerierung einfach und kostengünstig optimiert werden können.

Eines steht fest: Nur nachvollziehbare und verständliche Informationen können Wissen generieren. Wissen entsteht durch Erkenntnisgewinn oder durch Kombination von Informationen mit vorhandenem Wissen. Organisationen müssen demnach alles daran setzen, systematisch Information so zu sammeln und zu nutzen, dass Wissen entstehen kann. Dazu bedarf es einerseits der Einführung bestimmter Arbeits- und Kollaborationsprozesse, sowie geeigneter Softwaretools.In Organisationen nahezu aller Branchen weisen bestimmte Informations- und Kommunikationsprozesse stets die gleiche In-effizienz auf und werden so zu höchst kostspieligen Kostenfaktoren. Dabei liegt dies weniger an mangelnden Fähigkeiten der Mitarbeiter sondern vielmehr an der Tatsache, dass diese stets wiederkehrenden re-dundanten Aufgaben nicht als Kostenfaktor wahrgenommen werden.

In über 70Prozent aller Organisationen finden nach Aussagen der eigenen Mitarbeiter zu viele Meetings statt. Interessant hierbei: Der Grund liegt vielfach an dem Aufwand für die Erstellung einer alternativen Form der Informationsvermittlung, beispielsweise der Dokumentation. Auch lassen viele Alternativen zum Meeting die Möglichkeit zur Interaktion vermissen.
Ein Grossteil aller Meetings ist nicht effizient vorbereitet. Dies schliesst vor allem eine klar kommunizierte Aufgabenteilung, beispielsweise in Bezug auf Leitung, Vorbereitung bestimmter Themen und Protokollierung ein. Wenn im Meeting bestimmte Folgeaktivitäten beschlossen werden, geschieht dies häufig nicht mit zwingender Zuverlässigkeit. Dabei ist manchmal die Dokumentation dieser Aufgaben nicht selbsterklärend oder findet ihren Weg vom Meetingprotokoll nicht in die persönlichen Outlook-Aufgabenlisten.
Der Aufwand zur Erstellung einer nachvollziehbaren Meeting-Dokumentation ist relativ hoch. Kriterien hierfür sollten sein: Das Dokument muss sich gleichermassen für Planung und Nutzung bei Folgetreffen, für übergreifende Projektdokumentationen oder spätere Änderungen der Aufgabenverteilungen eignen.

Von der Information zum Wissen gelangt der Einzelne erst dann, wenn vorhandene Informationen auch nutzbar und sinnvoll verfügbar gemacht werden. Diese Benutzerfreundlichkeit definiert sich nach Kriterien wie beispielsweise Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit oder didaktisch sinnvolle Aufbereitung. Ein besonderer Stellenwert kommt hier den Rahmenbedingungen zu - Infrastruktur und Hilfsmittel wie etwa Software - die einen möglichst optimalen Ablauf wissensbasierter Prozesse ermöglichen.
Die Nutzung üblicher Textverarbeitungsprogramme entspricht in der Regel nicht den Anforderungen an didaktische In-formationsaufbereitung. Kausale Zusammenhänge werden nur schlecht ken-nt-lich gemacht, Informationen ungenügend visualisiert und die lineare Informationsstruktur erschwert das Lernen und Verdichten derselben zu Wissen. Hinzu kommt ein gravierender Zeitaufwand für komplett in Textform aufber-eitete Information.

Die Projektplanung sowie jegliche organisierte Teamarbeit ist ein fortlaufender Prozess, in welchem Wissen permanent zu-sammengeführt und aktualisiert wird. Ziel ist die bessere Nutzungsmöglichkeit des vorhandenen Wissens im Sinne einer Mehrwertschaffung. Projektmanagement im Team kann nur funktionieren, wenn die Information zentral aufbereitet und so für alle Beteiligten gleichermassen verfügbar wird. Die permanente Veränderung von
Parametern und Projektvoraussetzungen erfordert eine flexible Projektplanung. Einerseits muss sie eine Orientierungsstruk-tur bieten (Wissen systematisieren) und zugleich so flexibel sein, dass inhaltliche Erweiterungen und Ergänzungen möglich, also dynamisch sind.

Die Lösung für die zuvor geschilderten Produktivitätsfallen ist eine neue Arbeitsweise mit Information. Erinnern Sie sich noch an Minority Report mit Tom Cruise? Auf einem futuristischen Glasmonitor standen dem Cybercop alle Informationen visuell, frei strukturierbar zur Bearbeitung und Aus-wertung zur Verfügung. Eine Bewegung mit dem Handschuh und das File wurde ausgetauscht oder eine E-Mail auf den Bildschirm gebeamt: Visualisierte Information, die nahezu unbegrenzt editierbar und strukturierbar dem Einzelnen oder ganzen Teams zur Verfügung steht. Diese Vision hat mit so genannten Business Information Mapping Tools bereits den Weg in den Markt gefunden. Ähnlich wie beim Mind Mapping werden Gedanken und Ideen radial um den Ausgangspunkt einer Aufgabenstellung angeordnet und weiterentwickelt.

Business Information Mapping bietet eine frische Grundlage, die persönliche Arbeitsweise und die Kultur der Zusammenarbeit von Teams zu verändern, indem Prozesse aktiv gemanagt, geplant, definiert und ausgerollt werden. Mit der Visualisierung von Informationen kann das Wissensmanagement dank Informationsportalen stark vereinfacht werden. Mit der zunehmenden Integ-ration und der Unterstützung von Industriestandards (XML) werden zukünftig durch so genannte «Business Maps» Informationen aus den verschiedensten Applikationen, wie beispielsweise Office-, CRM-, Sales- oder ERP-Anwendungen visua-lisiert, strukturiert, gemanagt, betrachtet und geändert.

Der Autor: Peter Ottiger ist Country Manager von Mindjet in der Schweiz.