Wenn E-Mail-Dienste an Grenzen stossen

E-Mails werden immer umfangreicher, und ein Ende des «Mail-Grössenwahns» ist nicht abzusehen. Hat heute eine typische Mail rund 20 KByte, werden Videoapplikationen sie in den kommenden Jahren auf 50 bis 200 MByte aufplustern. Überforderte Mail-Server, verzögerter Datentransfer und verstopfte Posteingänge sind die Folge, des weiteren Back-ups und Transaktionsabwicklung im Schneckentempo.

«Beim Verwalten von E-Mail-Systemen gehen 50 bis 75 Prozent der Kosten für drauf», sagt Michael Osterman von der gleichnamigen, auf Messaging spezialisierten Beratungsfirma. Diese Routinejobs dürften die knappe Zeit der IT-Abteilung zunehmend belasten, wenn ein Unternehmen keinen Weg findet, um die ausufernden Mails unter Kontrolle zu bekommen. Verschiedene Produkte bieten sich dafür an, so zum Beispiel Archivierungssoftware und Caching-Appliances, auf die sich grosse Attachments und Datei-Downloads auslagern lassen.

Ursprünglich war E-Mail gedacht für knappe Nachrichten, die kurzzeitig aufbewahrt werden. Doch heute sammeln viele Unternehmensmitarbeiter wichtige Geschäftsinformationen in ihrem Posteingang. Powerpoint-, PDF- und Videodateien beanspruchen Unmengen Platz. Und weil PC, Digicams und Handys immer multimedialer werden, wird die Datenflut weiter wachsen, prognostiziert Analyst David Via von Ferris Research: «Das Mail-Problem wird sich also nicht von selbst lösen, sondern die IT muss strategische Lösungen finden.» Die weltweit operierende Marketingfirma Millward Brown berichtet, dass jeder ihrer Mitarbeiter ohne weiteres ein GByte Daten in ihre E-Postkörbe abgelegt habe - manche «sogar drei», weiss CTO Kean Millward. «Und dann beklagen sie sich, dass das Mail-System langsam läuft.» Die Folge: Regelmässig stieg Millward Browns Exchange-Server aus und liess sich aufgrund der Mailbox-Umfänge auch nur mühsam neu starten. Aber mit Grössenlimiten für Mailboxen und angehängte Dateien sei das Problem nicht zu lösen, merkte Kean Millward. Denn wenn die Mitarbeiter deshalb viel Zeit mit Sortieren, Verschieben und Löschen der Mail aufwenden müssen, sinke ihre Produktivität.

So ging auch der Versuch, wenigstens die europäischen User des Marketingunternehmens auf maximal 10 MByte grosse Attachments einzuschiessen, daneben. Denn manchmal mussten eben doch grössere Dateien an einen Kunden verschickt werden. In anderen Fällen wichen Mitarbeiter auf die Download-Seiten Dritter aus - dabei blieb jedoch die Security auf der Strecke. Andere baten ihre Kunden um eine FTP-Adresse. Und die Mitarbeiter in den übrigen Länderniederlassungen pflasterten ihre europäischen Kollegen trotzdem mit riesigen Attachments zu.