30.06.2005, 10:33 Uhr
Erkennen, was wichtig ist
Das vielerorts propagierte papierlose Büro ist auch im Zeitalter der modernen Kommunikationstechnologien immer noch eine Vision. Das Departement Finanzen der Spitalregion St.Gallen Rorschach arbeitet mit einem System zur automatischen Rechnungserfassung und überwindet somit den Bruch zwischen dem Medium Papier und der digitalen Datenverarbeitung.
Bei einem Medienbruch kommen heute noch immer hauptsächlich menschliche Helfer zum Einsatz (Illustrationen: cw/thü)
Auch in Zeiten der elektronischen Datenübermittlung und -verarbeitung gehören auf Papier festgehaltene Informationen nach wie vor zum Alltag. So steht auch am Anfang eines modernen digitalen Workflow häufig beschriebenes oder bedrucktes Papier. Rechnungen auf Papier erhält jedes Unternehmen. Somit ist auch in dem Unternehmen, unabhängig von seiner Grösse, auch der Prozess der Rechnungsverarbeitung anzutreffen. Egal, ob nur eine einfache Buchhaltungssoftware oder ein umfangreiches Enterprise-Content-Management-System zum Einsatz kommt, eine Hürde gibt es immer zu nehmen: Die Übertragung der auf Papier eingetroffenen Rechnung ins digitale. Fachleute sprechen hierbei von einem so genannten Medienbruch.
Die Überwindung des Medienbruchs erfolgt klassischerweise manuell. Die Daten auf den eintreffenden Rechnungen werden manuell abgetippt. Dies ist nicht nur zeit- und arbeitsintensiv, sondern birgt auch grosse Fehlerquellen in sich: Denn Angaben wie Lieferantennummer, Beträge und Zahlungstermine müssen abgetippt werden. Treffen Kreditorenrechnungen elektronisch ein, existiert kein Medienbruch. Diese werden nach vorgegebenen Regeln übermittelt und können nach notwendigen Konvertierungen direkt weiterverarbeitet werden. Rechnungen per Fax oder PDF-Datei stellen eine Sonderform dar. Sie liegen zwar elektronisch vor, müssen aber wie ein Papierdokument aufbereitet und verarbeitet werden.
Manuelle Erfassung
Lösungen zu entwickeln, die auf den Rechnungen die benötigten Angaben selbstständig erkennen, stellt für Entwickler, die sich auf Datacapturing - zu Deutsch Datenerfassung - spezialisiert haben, eine grosse Herausforderung dar. Im Markt werden heute verschiedene Produkte angeboten, die unterschiedliche Ansätze verfolgen.
