Drucker dürfen in keinem Büro fehlen

Der Grad der Digitalisierung hat in den vergangenen beiden Jahren stark zugenommen. Im Zeitalter der hybriden Arbeitsmodelle ist es wich­tiger denn je, Unterlagen und Daten von verschiedenen Orten und zu jeder Zeit abrufen zu können. Dies stellt IT-Abteilungen in Unternehmen vor Herausforderungen, da Themen wie Effizienz und Sicherheit vermehrt an Wichtigkeit gewinnen. Nichtsdestotrotz stieg der Absatz an Office-Druckern und vor allem Multifunktionsgeräten deutlich an. Laut IDC¹ betrug das Plus im vierten Quartal 2022 satte 13 Prozent. Für die Schweiz bedeutete dies im vergangenen Jahr einen Absatz von 270 000 Druckern. Dabei wird nicht nur in Drucker und Multifunktionsgeräte für das Home Office investiert, auch die Zahl der Ausschreibungen für komplette Unternehmenslösungen inklusive Workflowmanagement hat wieder deutlich zugenommen.

Die Botschaft ist klar: Drucker und Multifunktionsgeräte haben einen festen Platz in einer funktionierenden Büroumgebung. Doch was drucken Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer? Welche Funktionen nutzen sie am häufigsten und was sagen sie zum papierlosen Büro? Eine Studie von YouGov² im Auftrag von HP gibt Antworten auf diese und weitere Fragen rund um das Drucken.

In den meisten Unternehmen wird regelmässig gedruckt: Insgesamt 83 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass Drucken ihre Arbeit erleichtert. Von den Befragten, die einen Drucker nutzen, sagen 42 Prozent, dass sie die Dokumente für die Arbeitsvorbereitung benötigen. Bei der Art der gedruckten Dokumente werden Informationsmaterial, Verträge und rechtliche Dokumente am häufigsten ausgedruckt (je 35 %). Die Archivierung ist damit ein weiterer wichtiger Zweck für gedruckte Dokumente. Allgemeine Korrespondenz, Lieferscheine, Rechnungen (jeweils 28 %) sowie Einsatzpläne beziehungsweise Planungsübersichten (24 %) werden ebenfalls gerne ausgedruckt.

Ein weiterer Grund, der bei vielen Befragten für die gedruckte Seite spricht, ist die zusätzliche Sicherheit:
Für den Fall, dass bei einer Präsentation das Notebook versagen würde, könnten Anwenderinnen und Anwender auf Basis des Ausdrucks weiter präsentieren. Mehr als die Hälfte der Studienteilnehmenden würde deshalb nicht auf ausgedruckte Papiere verzichten.

Für mehr als 80 Prozent der Befragten sind Drucker unverzichtbar und erleichtern die Arbeit oder helfen dabei, sie effizienter zu gestalten. Sowohl im Home Office als auch im Büro gehört Drucken zum Arbeitsalltag – die Hälfte der Befragten gibt an, mehrmals täglich Dokumente auszudrucken. Interessanterweise drucken die
18- bis 24-Jährigen am häufigsten (58 % der Befragten). Meist handelt es sich dabei um bis zu zehn Seiten (60 %). Jede vierte Person gibt sogar an, pro Auftrag bis zu 25 Seiten zu drucken.

Dank leistungsstarker Scaneinheiten und die Anbindung an integrierte Workflowmanagementlösungen – beispielsweise per App – haben Multifunktionsgeräte einen festen Platz in der Digitalisierungsstrategie der meisten Unternehmen. Das verdeutlicht auch die Studie: 70 Prozent der Studienteilnehmenden gaben an, regelmässig mit dem Drucker zu scannen. Mit 68 Prozent dicht dahinter: Kopieren. Besonders die 18- bis 24-Jährigen setzen vermehrt auf Dokumentenmanagement, um zeitintensive, manuelle Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen: Während der Durchschnitt über alle Altersgruppen hinweg bei 20 Prozent liegt, nutzen 37 Prozent der digitalen Generation diese Funktion. Bei der Wahl des Druckers ist deshalb wichtig, dass er nebst Funktionen wie Scannen und Kopieren auch über Funktionen für Workflow- und Dokumentenmanagement verfügt.

Die zunehmende Digitalisierung erhöht auch den Bedarf an integrierten Sicherheitslösungen. Drucker wurden jahrelang vernachlässigt in der Sicherheitsstrategie von Unternehmen. Multifunktionsgeräte sind jedoch genauso vernetzt wie Notebooks oder Server – und müssen daher auch entsprechend geschützt werden. Für das Gerät selbst können ab Werk integrierte Sicherheitsmassnahmen Schutz vor Cyberangriffen bieten. Im Arbeitsalltag gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um vertrauliche Dokumente gesichert zu drucken. Beispielsweise mittels Eingabe eines PIN-Codes am Drucker oder einer Magnetkarte, die den Druck erst auslöst, wenn man am Drucker steht. So lässt sich vermeiden, dass Dokumente im Schacht vergessen werden und in unbefugte Hände geraten.

Die Bedeutung der Nachhaltigkeit ist mittlerweile ein wichtiges Element in der Kaufentscheidung für Drucker und Multifunktionsgeräte. Mehr als die Hälfte der Befragten sprechen sich dafür aus und wünschen sich ein stärkeres Engagement für die Umwelt. Folgender Trend unterstützt diese Entwicklung: Unternehmen setzen sich selbst mehr denn je konkrete Nachhaltigkeitsziele und berücksichtigen dies bei ihren Investitionsentscheidungen. Bei Druckern sind Faktoren wie umweltfreundliche Verbrauchsmaterialien, Papier aus nachhaltiger Wiederaufforstung, die Reparierbarkeit, der Einsatz recycelter Materialien und der Energieverbrauch von Bedeutung.

Zusammenfassend verdeutlichen die Ergebnisse, dass das Drucken auch im digitalen Zeitalter eine wichtige Rolle in der Arbeitswelt spielt. 83 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass das Drucken ihre Arbeit erleichtert oder effizienter gestalten lässt. Am häufigsten werden Informationsmaterialien und Dokumente für die Arbeitsvorbereitung gedruckt. Überdies zeigt die Studie, dass Multifunktionsgeräte ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen sind und insbesondere die junge Generation regelmässig scannt und kopiert. Wenn es um die Wahl des Druckers geht, sind aber auch Funktionen für Workflow- und Dokumentenmanagement sowie integrierte Sicherheitslösungen wichtig.