16.07.2010, 07:00 Uhr
Raffinierte Tricks für Microsoft Office
Arbeiten Sie flüssiger und bequemer in Word, Excel sowie PowerPoint - dank unserer 50 genialen Office-Tipps.
Egal, ob man Texte überarbeitet und gestaltet, Präsentationen erstellt oder mit Zahlen jongliert: Vieles lässt sich in Microsoft Office schneller und einfacher erledigen, wenn man die richtigen Tricks kennt. Wir haben die 50 besten Office-Rezepte zusammengestellt und servieren diese in vier Gängen: Die Vorspeise bilden die Tipps zu Word. Danach gibt es ein erlesenes Excel-Buffet, bevor der PowerPoint-Gang folgt. Das umfangreiche Menü runden wir mit allgemeinen Office-Häppchen ab.
WORD
Fürs Schreiben längerer Texte eignet sich die «Entwurfsansicht» am besten. Nur braucht Word manchmal etwas Nachhilfe, um sich das zu merken. Unter Word 2007 wechselt man über die Option Ansicht zu Entwurf. Öffnen Sie per Office-Button die Word-Optionen, gehen Sie zu Erweitert und scrollen Sie bis zu «Allgemein» hinunter. Aktivieren Sie nun «Öffnen eines Dokuments in der Entwurfsansicht zulassen». In älteren Word-Versionen lädt man die Standardvorlage Normal.dot mittels Datei/Öffnen und der Wahl des Dateityps Dokumentvorlage. Über Ansicht lässt sich das gewünschte Layout festlegen. Tippen Sie nun ein paar Buchstaben ein. Speichern Sie die Datei, schliessen Sie diese ganz und kontrollieren Sie, ob sich Word beim nächsten Start korrekt verhält. Öffnen Sie anschliessend Normal.dot erneut. Löschen Sie die eingetippten Buchstaben wieder. Zum Schluss speichern Sie die Vorlage und schliessen sie. Der Grund dafür: Word scheint das Umschalten der Ansicht alleine noch nicht für eine Änderung zu halten.
2. Leseansicht verhindern
Beim Öffnen von Word-Attachments im Mailprogramm Outlook 2003 zeigen sich diese oft in der «Leseansicht». Dieses Verhalten lässt sich aber abschalten: Gehen Sie in Word zum Menü Extras/Optionen. Öffnen Sie das Register Allgemein und deaktivieren Sie den Punkt «Start in Leseansicht zulassen».
Beim Öffnen von Word-Attachments im Mailprogramm Outlook 2003 zeigen sich diese oft in der «Leseansicht». Dieses Verhalten lässt sich aber abschalten: Gehen Sie in Word zum Menü Extras/Optionen. Öffnen Sie das Register Allgemein und deaktivieren Sie den Punkt «Start in Leseansicht zulassen».
Wollen Sie Word mit einer anderen als der Standardvorlage öffnen? Prüfen Sie zuerst via Extras/Optionen/Speicherort der Dateien, wo Ihre Dokumentvorlagen liegen. In Word 2007 finden Sie diese Info via Office-Knopf/Word-Optionen/Erweitert mit Klick auf Dateispeicherorte. Merken Sie sich den Ordner- und Dateinamen der gewünschten Vorlage. Öffnen Sie nun den Ordner C:\Programme\Microsoft Office\Office12 (kann sich je nach Office-Version leicht unterscheiden) und ziehen Sie mit gedrückter rechter Maustaste eine Verknüpfung zur Datei Winword.exe auf den Desktop oder in die Schnellstartleiste. Nach einem Rechtsklick darauf wählen Sie Eigenschaften. Setzen Sie den Cursor im Register Verknüpfung ins Feld «Ziel». Springen Sie per End-Taste ganz ans Ende der Befehlszeile. Tippen Sie ein Leerzeichen ein, danach den Schalter /t, wieder ein Leerzeichen und am Schluss den Pfad zur Vorlage. Wenn der Pfad ein Leerzeichen enthält, müssen Sie ihn zwingend in Anführungs- und Schlusszeichen setzen. Ab sofort können Sie über diese Verknüpfung direkt ein Word-Fenster mit der festgelegten Vorlage starten.
4. Standardsprache festlegen
Nach der Installation verwendet Word die Rechtschreibprüfung für «Deutsch (Deutschland)». Darum wird beim Wort weiss immer weiß vorgeschlagen, obwohl Ersteres in der Schweiz korrekt ist. Bringen Sie das ins Lot: Öffnen Sie Extras/Sprache/Sprache festlegen. Markieren Sie «Deutsch (Schweiz)» und drücken Sie auf die Schaltfläche Standard. Bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja; schliessen Sie den Dialog per OK. Neue Dokumente und Vorlagen, die Sie mit der Standardvorlage Normal.dot erstellen, haben ab sofort die gewünschte Standardsprache. In Word 2007 besuchen Sie das Register Überprüfen und klicken bei «Dokumentprüfung» auf das Symbol Sprache festlegen.
Nach der Installation verwendet Word die Rechtschreibprüfung für «Deutsch (Deutschland)». Darum wird beim Wort weiss immer weiß vorgeschlagen, obwohl Ersteres in der Schweiz korrekt ist. Bringen Sie das ins Lot: Öffnen Sie Extras/Sprache/Sprache festlegen. Markieren Sie «Deutsch (Schweiz)» und drücken Sie auf die Schaltfläche Standard. Bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja; schliessen Sie den Dialog per OK. Neue Dokumente und Vorlagen, die Sie mit der Standardvorlage Normal.dot erstellen, haben ab sofort die gewünschte Standardsprache. In Word 2007 besuchen Sie das Register Überprüfen und klicken bei «Dokumentprüfung» auf das Symbol Sprache festlegen.
5. Alle Formate entfernen
Sie haben Daten aus vielen verschiedenen Quellen zusammengetragen. Dementsprechend herrscht Formatchaos. Am besten markieren Sie Ihr gesamtes Dokument per Ctrl+A und weisen ihm mit Ctrl+Leertaste das Standardschriftformat zu. Jetzt können Sie das Dokument nach Ihrem Geschmack gestalten.
Sie haben Daten aus vielen verschiedenen Quellen zusammengetragen. Dementsprechend herrscht Formatchaos. Am besten markieren Sie Ihr gesamtes Dokument per Ctrl+A und weisen ihm mit Ctrl+Leertaste das Standardschriftformat zu. Jetzt können Sie das Dokument nach Ihrem Geschmack gestalten.
Sie haben im Text einige Wörter kursiv ausgezeichnet. Jetzt sollen diese stattdessen fett werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Am schnellsten gehts, wenn Sie eines der kursiven Wörter markieren, mit Rechts anklicken und im Kontextmenü unter Formatvorlagen den Punkt Text mit ähnlicher Formatierung markieren wählen. Passen Sie danach die Formate an. Der Nachteil dieses Vorgehens: Was eine andere Schriftgrösse hat, wird nicht mitmarkiert. Hier hilft die zweite Methode: Öffnen Sie Bearbeiten/Suchen und wählen Sie allenfalls die Schaltfläche Erweitern. Bei Format greifen Sie zu Zeichen. Klicken Sie auf Kursiv und OK. Setzen Sie ein Häkchen ins Kästchen «Gefundene Elemente markieren in» und belassen Sie die Einstellung auf «Hauptdokument». Jetzt heisst die Schaltfläche Weitersuchen neu Alle suchen. Klicken Sie darauf, werden alle kursiven Texstellen markiert - unabhängig davon, welche weiteren Formatierungen sie tragen. In Word 2007 funktioniert das ähnlich: Im Register Start gehen Sie zu Suchen und wählen wie beschrieben das betroffene Format. Jetzt klicken Sie auf Suchen in und Hauptdokument. Tipp: Vermeiden Sie das Problem ganz, indem Sie alle von Ihnen verwendeten Formate zentral in den «Formatvorlagen» definieren. Werfen Sie unter Office 2003 einen Blick auf Format/Formatvorlagen und Formatierung; in Office 2007 finden Sie dasselbe im Register Start nach einem Klick aufs kleine Symbol unten rechts (neben Formatvorlagen).
7. Absatz verschieben
Was am Schluss eine Absatzmarke hat, verschieben Sie in Word im Rekordtempo. Markieren Sie dazu den Absatz oder die Überschrift per Dreifachklick und halten Sie die Tastenkombination Alt+Shift gedrückt. Jetzt verschieben Sie den Textabsatz ganz komfortabel mithilfe der Rauf- und Runter-Pfeile.
Was am Schluss eine Absatzmarke hat, verschieben Sie in Word im Rekordtempo. Markieren Sie dazu den Absatz oder die Überschrift per Dreifachklick und halten Sie die Tastenkombination Alt+Shift gedrückt. Jetzt verschieben Sie den Textabsatz ganz komfortabel mithilfe der Rauf- und Runter-Pfeile.
In der Layoutansicht von Word sind die Seitenränder zu sehen. Je nach Arbeitsweise können die oberen und unteren Ränder stören. Fahren Sie mit der Maus in den Bereich zwischen den Blättern, sodass sich der Cursor mit «Leerräume ausblenden» meldet. Per Klick sind die Ränder ausgeblendet. Das Einblenden funktioniert genau gleich.
In Word ist es nicht möglich, Text präzise zu drehen. Stufenlose Drehungen funktionieren nur mit WordArt- oder Bildobjekten. Sobald der Text in einem Textfeld oder in einer Tabellenzelle steht, sind nur Drehungen in 90-Grad-Schritten möglich. Markieren Sie hierfür das Textfeld oder die Textzeichen in der Tabellenzelle. Benutzen Sie im Textfeld das Symbol Textrichtung ändern. Jeder Klick darauf wechselt zur nächsten möglichen Drehung. In der Tabelle greifen Sie zur rechten Maustaste und zum Befehl Absatzrichtung ändern. Hier haben Sie nur zwei Drehvarianten.
Sie haben vorhin gelesen, dass Sie Text nicht stufenlos drehen können. Sie überlisten diese Einschränkung, indem Sie den Text als Grafik einfügen: Tippen Sie dazu den gewünschten Text ein und gestalten Sie ihn exakt so, wie Sie ihn haben wollen. Danach markieren Sie ihn, kopieren ihn mit Ctrl+C und gehen zu Start/Einfügen/Inhalte einfügen bzw. zu Bearbeiten/Inhalte einfügen. Wählen Sie «Grafik (Windows Metadatei)» und klicken Sie auf das eingefügte Objekt. Es hat einen hellgrünen Anfasser bekommen, mit dem Sie es drehen. Am Schluss benutzen Sie in den Grafik- bzw. Bildtools das Zuschneiden-Symbol und stutzen das Textbild nach Bedarf zurecht.
11. Genaue Tabulatoren
Wenn Sie im Word-Lineal einen Tabulator verschieben, springt dieser immer in vordefinierten Schritten vorwärts. Wollen Sie ihn auf den Millimeter genau platzieren, halten Sie während des Verschiebens die Alt-Taste oder beide Maustasten gedrückt.
Wenn Sie im Word-Lineal einen Tabulator verschieben, springt dieser immer in vordefinierten Schritten vorwärts. Wollen Sie ihn auf den Millimeter genau platzieren, halten Sie während des Verschiebens die Alt-Taste oder beide Maustasten gedrückt.
12. Alle Dateien schliessen
Häufig sind mehrere Word-Dokumente gleichzeitig geöffnet. Das einzelne Schliessen der Fenster zögert den wohlverdienten Feierabend unnötig hinaus. Drücken Sie in Word bis und mit Version 2003 die Shift-Taste, während Sie auf Datei klicken. Damit verwandeln sich die Befehle Speichern und Schliessen in Alles Speichern bzw. Alles schliessen.
Häufig sind mehrere Word-Dokumente gleichzeitig geöffnet. Das einzelne Schliessen der Fenster zögert den wohlverdienten Feierabend unnötig hinaus. Drücken Sie in Word bis und mit Version 2003 die Shift-Taste, während Sie auf Datei klicken. Damit verwandeln sich die Befehle Speichern und Schliessen in Alles Speichern bzw. Alles schliessen.
EXCEL
Microsofts Tabellenkalkulation ist nicht halb so fad, wie Sie denken. Folgend die besten Tipps abseits des Kampfs mit den Formeln.
13. Länder und Zahlen
Sie stellen fest, dass Excel ein Komma als Dezimalzeichen verwendet anstelle des hierzulande üblichen Punkts. In der Software selbst können Sie das nicht umstellen. Öffnen Sie stattdessen in Windows die Systemsteuerung und darin die Regions- und Sprachoptionen oder Ländereinstellungen. Im Menü Regionale Einstellungen gehen Sie anschliessend zum Punkt Anpassen und ändern den Eintrag bei «Dezimaltrennzeichen».
Sie stellen fest, dass Excel ein Komma als Dezimalzeichen verwendet anstelle des hierzulande üblichen Punkts. In der Software selbst können Sie das nicht umstellen. Öffnen Sie stattdessen in Windows die Systemsteuerung und darin die Regions- und Sprachoptionen oder Ländereinstellungen. Im Menü Regionale Einstellungen gehen Sie anschliessend zum Punkt Anpassen und ändern den Eintrag bei «Dezimaltrennzeichen».
Wollen Sie zu Kontrollzwecken bloss ein paar Zahlen in Ihrer Tabelle zusammenzählen, brauchen Sie keine Formel einzugeben. Markieren Sie die Zellen mit den gewünschten Werten per Maus und schauen Sie in die Statusleiste am Fensterrand. Dort steht das Ergebnis.
15. Druckbereich
Oftmals finden sich in den hinteren Spalten einer Tabelle nur Hilfsdaten, die Sie nicht auf dem Papier wollen. Sie könnten diese natürlich vor dem Drucken jedes Mal aus- und danach wieder einblenden. Einfacher geht es mit der Funktion «Druckbereich». Markieren Sie zuerst die gewünschten Daten und gehen Sie in Excel 2003 zu Datei/Druckbereich/Druckbereich festlegen. Sie erkennen später den festgelegten Bereich an einer gestrichelten Linie. In älteren Excel-Versionen finden Sie den Druckbereich unter Datei/Seite einrichten/Tabelle. Im neuen Excel 2007 steckt die Option im Reiter Seitenlayout.
Oftmals finden sich in den hinteren Spalten einer Tabelle nur Hilfsdaten, die Sie nicht auf dem Papier wollen. Sie könnten diese natürlich vor dem Drucken jedes Mal aus- und danach wieder einblenden. Einfacher geht es mit der Funktion «Druckbereich». Markieren Sie zuerst die gewünschten Daten und gehen Sie in Excel 2003 zu Datei/Druckbereich/Druckbereich festlegen. Sie erkennen später den festgelegten Bereich an einer gestrichelten Linie. In älteren Excel-Versionen finden Sie den Druckbereich unter Datei/Seite einrichten/Tabelle. Im neuen Excel 2007 steckt die Option im Reiter Seitenlayout.
16. Das & fehlt in der Kopfzeile
Wird in der Kopf- oder Fusszeile eines Arbeitsblattes das &-Zeichen verwendet, verschluckt Excel dieses mitsamt dem nachfolgenden Zeichen kommentarlos. Aus Food & Nonfood wird damit Food Nonfood. Das liegt daran, dass Excel das &-Zeichen in Kopf- und Fusszeilen als Steuerzeichen interpretiert. Es erwartet dort eine Variable, wie zum Beispiel die Seitenzahl. Wenn Sie trotzdem ein & in der Kopf- oder Fusszeile darstellen wollen, schreiben Sie das Zeichen einfach doppelt hin, in unserem Beispiel wäre das Food && Nonfood.
Wird in der Kopf- oder Fusszeile eines Arbeitsblattes das &-Zeichen verwendet, verschluckt Excel dieses mitsamt dem nachfolgenden Zeichen kommentarlos. Aus Food & Nonfood wird damit Food Nonfood. Das liegt daran, dass Excel das &-Zeichen in Kopf- und Fusszeilen als Steuerzeichen interpretiert. Es erwartet dort eine Variable, wie zum Beispiel die Seitenzahl. Wenn Sie trotzdem ein & in der Kopf- oder Fusszeile darstellen wollen, schreiben Sie das Zeichen einfach doppelt hin, in unserem Beispiel wäre das Food && Nonfood.
17. Formeln in Werte umwandeln
Sie möchten jemandem aus einer grösseren Arbeitsmappe ein einzelnes Tabellenblatt weitergeben. Wenn Sie aber die überflüssigen Blätter entfernen, funktionieren alle Formeln und Zellbezüge nicht mehr. Die Lösung ist einfach: Ersetzen Sie in einer Kopie der Datei die betroffenen Formeln durch Werte. Das geht so: Markieren Sie den Bereich, der die Formeln enthält, und drücken Sie Ctrl+C zum Kopieren der Daten. Gehen Sie danach via Bearbeiten-Menü oder Rechtsklick zu Inhalte einfügen. Setzen Sie ein Häkchen bei «Werte» und klicken Sie auf OK. Die markierten Zellen enthalten nun keine Formeln und Bezüge mehr, sondern nur noch die absoluten Werte. Jetzt können Sie die anderen Blätter entfernen.
Sie möchten jemandem aus einer grösseren Arbeitsmappe ein einzelnes Tabellenblatt weitergeben. Wenn Sie aber die überflüssigen Blätter entfernen, funktionieren alle Formeln und Zellbezüge nicht mehr. Die Lösung ist einfach: Ersetzen Sie in einer Kopie der Datei die betroffenen Formeln durch Werte. Das geht so: Markieren Sie den Bereich, der die Formeln enthält, und drücken Sie Ctrl+C zum Kopieren der Daten. Gehen Sie danach via Bearbeiten-Menü oder Rechtsklick zu Inhalte einfügen. Setzen Sie ein Häkchen bei «Werte» und klicken Sie auf OK. Die markierten Zellen enthalten nun keine Formeln und Bezüge mehr, sondern nur noch die absoluten Werte. Jetzt können Sie die anderen Blätter entfernen.
18. Aus Spalten mach Zeilen
Wollen Sie in Ihrer Tabelle die Spalten als Zeilen verwenden oder umgekehrt? In diesem Fall müssen Sie nicht wieder von vorne beginnen. Markieren Sie den Bereich, in dem Sie Zeilen und Spalten vertauschen wollen. Kopieren Sie ihn mit Ctrl+C. Platzieren Sie den Cursor in der oberen linken Zelle des Bereichs, wo Ihre neue Tabelle beginnen soll. Dieser darf sich nicht mit den kopierten Zellen überschneiden. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Inhalte einfügen und aktivieren Sie die Option «Transponieren».
Wollen Sie in Ihrer Tabelle die Spalten als Zeilen verwenden oder umgekehrt? In diesem Fall müssen Sie nicht wieder von vorne beginnen. Markieren Sie den Bereich, in dem Sie Zeilen und Spalten vertauschen wollen. Kopieren Sie ihn mit Ctrl+C. Platzieren Sie den Cursor in der oberen linken Zelle des Bereichs, wo Ihre neue Tabelle beginnen soll. Dieser darf sich nicht mit den kopierten Zellen überschneiden. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Inhalte einfügen und aktivieren Sie die Option «Transponieren».
19. Null in Tabellen
Der Wert «null» ist nicht zwangsläufig identisch mit «nichts». Sollen Zellen mit dem Wert «null» leer dargestellt werden, öffnen Sie in Excel das Menü Extras/Optionen/Ansicht und deaktivieren «Nullwerte».
Der Wert «null» ist nicht zwangsläufig identisch mit «nichts». Sollen Zellen mit dem Wert «null» leer dargestellt werden, öffnen Sie in Excel das Menü Extras/Optionen/Ansicht und deaktivieren «Nullwerte».
Für den Monat Mai liegen in Ihrer Verkaufstabelle keine Zahlen vor. Vielleicht wurde
wirklich nichts abgesetzt, weil der Laden wegen Umbaus geschlossen war. Oder man hat Ihnen die Zahlen bloss nicht übermittelt. Bringen Sie Excel unter Extras/Optionen/Diagramm bei, wie es den Wert «null» im Diagramm interpretiert. Entweder soll das Programm leere Zellen nicht zeichnen, sie mit einer einbrechenden Linie als Nullwert darstellen oder sie interpolieren.Letzteres bewirkt, dass bei einem Monat mit Nullwert zwar kein Punkt dargestellt wird, aber die Diagrammlinie dennoch durchgehend ist.
Zur besseren Übersicht wollen Sie jede zweite Zeile einer Tabelle mit einer Farbe versehen.
In Excel 2007 ist das einfach: Markieren Sie den gewünschten Tabellenbereich und werfen
Sie im Start-Register einen Blick auf die vielen Vorlagen unter Als Tabelle formatieren. Gefallen Ihnen die vorhandenen Farben nicht, klicken Sie an derselben Stelle auf die Option Neue Tabellenvorlage. Nun färben Sie die Vorlage nach Ihrem Geschmack. In älteren Excel-Versionen klicken Sie auf die oberste linke Zelle und markieren von dort aus den Bereich der Tabelle, der im Zebra-Stil daherkommen soll. Gehen Sie zu Format/Bedingte Formatierung und wählen Sie im Ausklappmenü den Eintrag «Formel ist», Screen 10. Tragen Sie jetzt folgende Formel ein: =REST(ZEILE(C3);2)=0. Klicken Sie danach auf Format, gehen Sie zu Muster und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.
22. Flinkes Ausfüllen
Endlich haben Sie die letzten fehlenden Zahlen für Ihre Tabelle erhalten. Jetzt möchten Sie diese möglichst schnell nachtragen. Öffnen Sie Ihre Tabelle und markieren Sie per Ctrl+Klick alle Zellen, die auszufüllen sind. Tippen Sie die erste Zahl ein und drücken Sie Enter. Sofort landet der Cursor in der nächsten markierten Zelle; auch wenn sie sich nicht neben der zuletzt gefüllten Zelle befindet.
Endlich haben Sie die letzten fehlenden Zahlen für Ihre Tabelle erhalten. Jetzt möchten Sie diese möglichst schnell nachtragen. Öffnen Sie Ihre Tabelle und markieren Sie per Ctrl+Klick alle Zellen, die auszufüllen sind. Tippen Sie die erste Zahl ein und drücken Sie Enter. Sofort landet der Cursor in der nächsten markierten Zelle; auch wenn sie sich nicht neben der zuletzt gefüllten Zelle befindet.
23. Filtern mit wenigen Klicks
Sie würden gerne die drei besten Produkte Ihrer Filiale ausfindig machen - allerdings ohne die Tabelle zu sortieren. Klicken Sie die Spaltenüberschrift an. Gehen Sie in älteren Excel-Versionen zu Daten/Filter/Autofilter. Jetzt tauchen bei den Titeln Ausklappmenüs auf. Öffnen Sie jenes, das Sie interessiert. Wählen Sie Top 10 und lassen Sie sich die obersten drei Elemente einblenden. Per Alle zeigen Sie die restlichen Zeilen wieder an. Für ausgeklügeltere Filterarbeiten eignet sich übrigens die Option Benutzerdefiniert mit ihren vielen Möglichkeiten. In Excel 2007 gehts zu Daten/Filter. Im Ausklappmenü der gewünschten Spalte finden Sie Top 10 im Untermenü Zahlenfilter. Mit Filter löschen aus Spaltenname blenden Sie alle Daten wieder ein.
Sie würden gerne die drei besten Produkte Ihrer Filiale ausfindig machen - allerdings ohne die Tabelle zu sortieren. Klicken Sie die Spaltenüberschrift an. Gehen Sie in älteren Excel-Versionen zu Daten/Filter/Autofilter. Jetzt tauchen bei den Titeln Ausklappmenüs auf. Öffnen Sie jenes, das Sie interessiert. Wählen Sie Top 10 und lassen Sie sich die obersten drei Elemente einblenden. Per Alle zeigen Sie die restlichen Zeilen wieder an. Für ausgeklügeltere Filterarbeiten eignet sich übrigens die Option Benutzerdefiniert mit ihren vielen Möglichkeiten. In Excel 2007 gehts zu Daten/Filter. Im Ausklappmenü der gewünschten Spalte finden Sie Top 10 im Untermenü Zahlenfilter. Mit Filter löschen aus Spaltenname blenden Sie alle Daten wieder ein.
24. Nach Monaten sortieren
Beim Sortieren einer Tabelle nach Monaten ordnet Excel diese unsinnigerweise alphabetisch, also April, August, Dezember etc. Sie vermeiden dies, indem Sie unter Daten/Sortieren auf Optionen klicken und bei «Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge» die Monate wählen. In Excel 2007 greifen Sie nach dem Klick auf Daten/Sortieren bei «Reihenfolge» zu Benutzerdefinierte Liste und darin wiederum zur gewünschten Reihenfolge.
Beim Sortieren einer Tabelle nach Monaten ordnet Excel diese unsinnigerweise alphabetisch, also April, August, Dezember etc. Sie vermeiden dies, indem Sie unter Daten/Sortieren auf Optionen klicken und bei «Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge» die Monate wählen. In Excel 2007 greifen Sie nach dem Klick auf Daten/Sortieren bei «Reihenfolge» zu Benutzerdefinierte Liste und darin wiederum zur gewünschten Reihenfolge.
25. Überschriften fixieren
Bei der Arbeit mit grossen Tabellen verschwinden Spalten- und Zeilentitel ständig aus dem Blickfeld. Das ist unübersichtlich. Fixieren Sie diese, damit sie immer im Bild sind. Für die Spaltentitel klicken Sie in der ersten Spalte auf die Zelle unterhalb der Überschriften. Öffnen Sie nun Fenster/Fenster fixieren. Die Zeile mit den Überschriften erhält eine schwarze Linie am unteren Rand. Beim Scrollen sehen Sie, dass die Titel nicht mehr verschwinden. Analog gehts mit den Zeilentiteln: Klicken Sie in der ersten Zeile auf die Zelle rechts neben der Spalte mit den Überschriften und anschliessend auf Fenster/Fenster fixieren. Sie können Spalten- und Zeilentitel auch in einem Schritt fixieren. Klicken Sie dazu die einzelne Zelle an, die sich unterhalb sowie rechts neben den Titeln befindet, und wählen Sie Fenster/Fenster fixieren. Per Fenster/Fixierung aufheben lösen Sie die Fixierung wieder auf.
Bei der Arbeit mit grossen Tabellen verschwinden Spalten- und Zeilentitel ständig aus dem Blickfeld. Das ist unübersichtlich. Fixieren Sie diese, damit sie immer im Bild sind. Für die Spaltentitel klicken Sie in der ersten Spalte auf die Zelle unterhalb der Überschriften. Öffnen Sie nun Fenster/Fenster fixieren. Die Zeile mit den Überschriften erhält eine schwarze Linie am unteren Rand. Beim Scrollen sehen Sie, dass die Titel nicht mehr verschwinden. Analog gehts mit den Zeilentiteln: Klicken Sie in der ersten Zeile auf die Zelle rechts neben der Spalte mit den Überschriften und anschliessend auf Fenster/Fenster fixieren. Sie können Spalten- und Zeilentitel auch in einem Schritt fixieren. Klicken Sie dazu die einzelne Zelle an, die sich unterhalb sowie rechts neben den Titeln befindet, und wählen Sie Fenster/Fenster fixieren. Per Fenster/Fixierung aufheben lösen Sie die Fixierung wieder auf.
26. Zellen bearbeiten
Der Klick auf eine Zelle markiert diese ganz. Beim Drauflostippen überschreiben Sie deswegen immer den Inhalt. Um einen bestehenden Zellinhalt nur zu korrigieren, gibt es einen einfachen Trick: Klicken Sie doppelt in die Zelle. Jetzt erscheint der Cursor dort, wo Sie geklickt haben. Falls das nicht klappt, setzen Sie ein Häkchen bei «Direkte Zellbearbeitung» unter dem Menüpunkt Extras/Optionen/Bearbeiten. In Excel 2007 finden Sie diese Einstellung in den Excel-Optionen unter Erweitert.
Der Klick auf eine Zelle markiert diese ganz. Beim Drauflostippen überschreiben Sie deswegen immer den Inhalt. Um einen bestehenden Zellinhalt nur zu korrigieren, gibt es einen einfachen Trick: Klicken Sie doppelt in die Zelle. Jetzt erscheint der Cursor dort, wo Sie geklickt haben. Falls das nicht klappt, setzen Sie ein Häkchen bei «Direkte Zellbearbeitung» unter dem Menüpunkt Extras/Optionen/Bearbeiten. In Excel 2007 finden Sie diese Einstellung in den Excel-Optionen unter Erweitert.
POWERPOINT
PowerPoint läuft in Verbindung mit seinen zwei Text- und Zahlengefährten zur Höchstform auf - wie Sie an nachfolgenden Tipps sehen werden
Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation vorbereiten müssen, empfehlen wir: Greifen Sie zuerst zu Word und gehen Sie darin zu Ansicht/Gliederung. Tippen Sie die einzelnen Folien und die wichtigsten Punkte untereinander ein. Ordnen Sie die Zeilen. Verpassen Sie ihnen Formatvorlagen wie Überschrift 1, Überschrift 2. Einzelne Einträge lassen sich auch per Maus einem anderen Punkt unterordnen. Aufgepasst: Einträge mit dem Format Textkörper werden später nicht übernommen. Was ein Folientitel wird, dem geben Sie die Ebene 1. Den Aufzählungspunkten entsprechen die Ebenen 2 und 3. Gehen Sie zu Datei/Senden an/Microsoft PowerPoint. Weisen Sie der Präsentation noch das passende Design zu - schon ist das Grundgerüst fertig. Wollen Sie Ihre Gliederung einer bestehenden PowerPoint-Präsentation einverleiben, schliessen Sie das Gliederungsdokument. Greifen Sie in PowerPoint zu Einfügen/Folien aus Gliederung und nun zum gewünschten Word-File.
28. «An PowerPoint senden» fehlt
Im neuen Word 2007 ist der Befehl für den Export der Word-Gliederung nicht zu finden. Sie
können ihn aber in die Schnellzugriffsleiste oben links einbinden. Klicken Sie in Word auf Office-Knopf/Word-Optionen und gehen Sie danach zu Anpassen. Schalten Sie bei «Befehle» auf «Befehle nicht in der Multifunktionsleiste» um. Wählen Sie in der Liste An Microsoft Powerpoint senden und anschliessend Hinzufügen.
Im neuen Word 2007 ist der Befehl für den Export der Word-Gliederung nicht zu finden. Sie
können ihn aber in die Schnellzugriffsleiste oben links einbinden. Klicken Sie in Word auf Office-Knopf/Word-Optionen und gehen Sie danach zu Anpassen. Schalten Sie bei «Befehle» auf «Befehle nicht in der Multifunktionsleiste» um. Wählen Sie in der Liste An Microsoft Powerpoint senden und anschliessend Hinzufügen.
29. Zielgruppengerecht
Interessiert sich nicht jedes Publikum für alle Folien Ihrer Präsentation? Sie könnten von der PowerPoint-Datei eine Kopie machen und die Präsentation je nach Zuhörer anpassen. Der Nachteil: Sie müssen spätere Korrekturen in allen Dateien vornehmen. Stecken Sie besser alle Folien zusammen in eine Datei und legen Sie verschiedene zielgruppenorientierte Präsentationen fest. Öffnen Sie dazu Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentation. Klicken Sie auf Neu und geben Sie dem Vortrageinen Namen (zum Beispiel Interne Schulung). Mit Shift+Klick markieren Sie mehrere Folien hintereinander, via Ctrl+Klick markieren Sie mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien. Verfrachten Sie diese per Hinzufügen in die rechte Spalte. Klicken Sie auf OK. Von nun an wählen Sie unter Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentation je nach Bedarf die gewünschte Variante und starten die Darbietung per Vorführen. In PowerPoint 2007 finden Sie die gleichen Einstellungen unter Bildschirmpräsentation und Benutzerdefinierte Präsentation.
Interessiert sich nicht jedes Publikum für alle Folien Ihrer Präsentation? Sie könnten von der PowerPoint-Datei eine Kopie machen und die Präsentation je nach Zuhörer anpassen. Der Nachteil: Sie müssen spätere Korrekturen in allen Dateien vornehmen. Stecken Sie besser alle Folien zusammen in eine Datei und legen Sie verschiedene zielgruppenorientierte Präsentationen fest. Öffnen Sie dazu Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentation. Klicken Sie auf Neu und geben Sie dem Vortrageinen Namen (zum Beispiel Interne Schulung). Mit Shift+Klick markieren Sie mehrere Folien hintereinander, via Ctrl+Klick markieren Sie mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien. Verfrachten Sie diese per Hinzufügen in die rechte Spalte. Klicken Sie auf OK. Von nun an wählen Sie unter Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentation je nach Bedarf die gewünschte Variante und starten die Darbietung per Vorführen. In PowerPoint 2007 finden Sie die gleichen Einstellungen unter Bildschirmpräsentation und Benutzerdefinierte Präsentation.
30. Keine Schatten
Sie stellen fest, dass PowerPoint 2007 in der ausgedruckten Präsentation die Schatteneffekte einiger Elemente nicht anzeigt. Wählen Sie den Office-Button und danach Drucken. Haken Sie «Hohe Qualität» an; klicken Sie auf OK. Soll das Drucken von Objektschatten standardmässig aktiviert sein, öffnen Sie via Office-Button die PowerPoint-Optionen. Aktivieren Sie unter Erweitert im Bereich «Drucken» die Option «Hohe Qualität».
Sie stellen fest, dass PowerPoint 2007 in der ausgedruckten Präsentation die Schatteneffekte einiger Elemente nicht anzeigt. Wählen Sie den Office-Button und danach Drucken. Haken Sie «Hohe Qualität» an; klicken Sie auf OK. Soll das Drucken von Objektschatten standardmässig aktiviert sein, öffnen Sie via Office-Button die PowerPoint-Optionen. Aktivieren Sie unter Erweitert im Bereich «Drucken» die Option «Hohe Qualität».
31. Bilder nicht verknüpfen
In fast jeder Präsentation stecken Bilder. Anders als in Word und Excel sollten Sie diese aber ganz einfügen, statt sie zu verknüpfen. Denn bei PowerPoint gehen die Verknüpfungen öfter verloren. Prüfen Sie deshalb unter Einfügen/Grafik/Aus Datei, dass kein Häkchen bei der Option «Verknüpfung» gesetzt ist.
In fast jeder Präsentation stecken Bilder. Anders als in Word und Excel sollten Sie diese aber ganz einfügen, statt sie zu verknüpfen. Denn bei PowerPoint gehen die Verknüpfungen öfter verloren. Prüfen Sie deshalb unter Einfügen/Grafik/Aus Datei, dass kein Häkchen bei der Option «Verknüpfung» gesetzt ist.
32. Welche Bildformate
Das neue PowerPoint 2007 komprimiert die eingefügten Bilder. Darunter leidet nicht nur die Bildschärfe; bei animierten GIF-Dateien geht oft die Animation flöten. Verzichten Sie deshalb weitgehend auf animierte GIFs. Speichern Sie Bilder zuerst in der benötigten Auflösung und fügen Sie diese erst danach ein. Dann muss PowerPoint nicht stark komprimieren. Das beste Dateiformat hierfür heisst PNG. Wenn Sie viel Speicherplatz sparen müssen, versuchen Sie es mit etwas höher komprimierten JPEG-Dateien.
Das neue PowerPoint 2007 komprimiert die eingefügten Bilder. Darunter leidet nicht nur die Bildschärfe; bei animierten GIF-Dateien geht oft die Animation flöten. Verzichten Sie deshalb weitgehend auf animierte GIFs. Speichern Sie Bilder zuerst in der benötigten Auflösung und fügen Sie diese erst danach ein. Dann muss PowerPoint nicht stark komprimieren. Das beste Dateiformat hierfür heisst PNG. Wenn Sie viel Speicherplatz sparen müssen, versuchen Sie es mit etwas höher komprimierten JPEG-Dateien.
33. Die ideale Bildgrösse
In welcher Auflösung (Anzahl Pixel) Sie ein Bild am besten für PowerPoint speichern, finden Sie mit einem Trick heraus. Greifen Sie in den «Zeichnungselementen» zum Rechteck und zeichnen Sie eines, das möglichst der Endgrösse des Bildes entspricht. Nach einem Doppelklick darauf aktivieren sich die «AutoForm formatieren»-Werkzeuge. Klicken Sie darin auf Grösse und notieren Sie die Höhe und Breite des Rechtecks (zum Beispiel 9,13 cm auf 13,1 cm). Multiplizieren Sie die Zentimeterwerte mit 44. Sie können sie auch durch 2,5 teilen, um sie erst in Zoll umzurechnen und anschliessend mit 110 zu multiplizieren. Bei der vorhin ermittelten Grösse wären das etwa 401 x 576 Pixel pro Zoll. Damit enthält das neue Bild auch noch eine kleine Qualitätsreserve.
In welcher Auflösung (Anzahl Pixel) Sie ein Bild am besten für PowerPoint speichern, finden Sie mit einem Trick heraus. Greifen Sie in den «Zeichnungselementen» zum Rechteck und zeichnen Sie eines, das möglichst der Endgrösse des Bildes entspricht. Nach einem Doppelklick darauf aktivieren sich die «AutoForm formatieren»-Werkzeuge. Klicken Sie darin auf Grösse und notieren Sie die Höhe und Breite des Rechtecks (zum Beispiel 9,13 cm auf 13,1 cm). Multiplizieren Sie die Zentimeterwerte mit 44. Sie können sie auch durch 2,5 teilen, um sie erst in Zoll umzurechnen und anschliessend mit 110 zu multiplizieren. Bei der vorhin ermittelten Grösse wären das etwa 401 x 576 Pixel pro Zoll. Damit enthält das neue Bild auch noch eine kleine Qualitätsreserve.
Defekte Elemente können eine PowerPoint-Präsentation ziemlich durcheinanderbringen. Die beste Lösung für das Problem ist das Umwandeln in HTML und wieder zurück. Erstellen Sie dazu eine Kopie der Datei. Öffnen Sie diese in PowerPoint und gehen Sie zu Office-Knopf/Speichern unter/Andere Formate (in Office 2007) bzw. zu Datei/Speichern unter (in Office 2003). Wählen Sie beim «Dateityp» entweder den Punkt Webseite in einer Datei (*.mht, *.mhtml) oder Webseite (*.htm, *.html). Klicken Sie nun auf Veröffentlichen. Es erscheint ein Einstellungsfenster. Aktivieren Sie «Öffnen der veröffentlichten Webseite im Browser» und klicken Sie auf Weboptionen. Kreuzen Sie im Register Allgemein die Option «Folienanimationen beim Browsen anzeigen» an. Im Register Browser wählen Sie für den Reparaturversuch am besten den neusten Internet Explorer aus. Per OK und Veröffentlichen wird die Datei im Internet Explorer angezeigt. Klicken Sie in dessen Adresszeile, markieren Sie per Ctrl+A den Link und kopieren Sie ihn anschliessend via Ctrl+C. Beenden Sie PowerPoint und starten Sie es wieder. Gehen Sie zu Datei/Öffnen und fügen Sie im Feld «Dateinamen» den kopierten Link mit Ctrl+V ein. Speichern Sie die Datei via Speichern unter wieder als normale PowerPoint-Präsentation ab. Einige Effekte bleiben dabei zwangsläufig auf der Strecke.
35. Präsentation weitergeben
Für PowerPoint 2007 sind Präsentationen aus älteren Programmfassungen kein Problem. Eine in Version 2007 erstellte Datei müssen Sie hingegen via Office-Knopf/Speichern unter ins Format PowerPoint 97-2003 Präsentation exportieren, damit sie sich in älteren Programmfassungen öffnen lässt. Der Haken: Dabei gehen die neuen Spezialeffekte von PowerPoint 2007 verloren; sie werden nur als Bilder dargestellt. Das bläht die Dateigrösse deutlich auf. Verzichten Sie also entweder auf die neuen Effekte oder ermutigen Sie die Besitzer von Office 2000 bis 2003, das «Microsoft Office Compatibility Pack» zu installieren
(mehr dazu im Tipp 43). Dank dieser Erweiterung unterstützen auch ältere Programmversionendas Format von PowerPoint 2007.
Für PowerPoint 2007 sind Präsentationen aus älteren Programmfassungen kein Problem. Eine in Version 2007 erstellte Datei müssen Sie hingegen via Office-Knopf/Speichern unter ins Format PowerPoint 97-2003 Präsentation exportieren, damit sie sich in älteren Programmfassungen öffnen lässt. Der Haken: Dabei gehen die neuen Spezialeffekte von PowerPoint 2007 verloren; sie werden nur als Bilder dargestellt. Das bläht die Dateigrösse deutlich auf. Verzichten Sie also entweder auf die neuen Effekte oder ermutigen Sie die Besitzer von Office 2000 bis 2003, das «Microsoft Office Compatibility Pack» zu installieren
(mehr dazu im Tipp 43). Dank dieser Erweiterung unterstützen auch ältere Programmversionendas Format von PowerPoint 2007.
36. Handzettel für Notizen
Um auch Notizen auf den Ausdrucken anzuzeigen, ist eine Übernahme der Texte in Word erforderlich. Dafür bietet PowerPoint eine spezielle Funktion: In der Programmversion bis und mit 2003 heisst diese Datei/Senden an/Microsoft Office Word. In PowerPoint 2007 klicken Sie oben links auf den Office-Knopf und gehen zu Veröffentlichen. Dort finden Sie den Befehl Handzettel in Microsoft Office Word erstellen, der einen Einstellungsdialog anzeigt. Wählen Sie darin das gewünschte Layout.
Um auch Notizen auf den Ausdrucken anzuzeigen, ist eine Übernahme der Texte in Word erforderlich. Dafür bietet PowerPoint eine spezielle Funktion: In der Programmversion bis und mit 2003 heisst diese Datei/Senden an/Microsoft Office Word. In PowerPoint 2007 klicken Sie oben links auf den Office-Knopf und gehen zu Veröffentlichen. Dort finden Sie den Befehl Handzettel in Microsoft Office Word erstellen, der einen Einstellungsdialog anzeigt. Wählen Sie darin das gewünschte Layout.
37. Sofort-Screenshots
Möchten Sie für Ihre Webseite einige Screenshots Ihrer PowerPoint-Folien erstellen? Nichts leichter als das: Öffnen Sie Datei/Speichern unter und wählen Sie das Dateiformat PNG (Portable Network Graphics *.png). PowerPoint fragt, ob Sie nur die aktuelle oder alle Folien haben wollen, und verlangt den Speicherort. In null Komma nichts landen die Folien der Reihe nach nummeriert als schlanke Bilddateien im gewünschten Ordner.
Möchten Sie für Ihre Webseite einige Screenshots Ihrer PowerPoint-Folien erstellen? Nichts leichter als das: Öffnen Sie Datei/Speichern unter und wählen Sie das Dateiformat PNG (Portable Network Graphics *.png). PowerPoint fragt, ob Sie nur die aktuelle oder alle Folien haben wollen, und verlangt den Speicherort. In null Komma nichts landen die Folien der Reihe nach nummeriert als schlanke Bilddateien im gewünschten Ordner.
38. Link-Farbe ändern
Will PowerPoint einfach nicht auf Ihren Versuch reagieren, die Zeichenformatierung von Links zu ändern? In der Programmversion 2003 finden Sie via Ansicht/Aufgabenbereich bei der Auswahl des Bereichs «Foliendesign» den Punkt Farbschemas. Klicken Sie darauf und danach unten auf Farbschemas bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Farbeinstellungen, darunter auch die Optionen für «Akzent und Hyperlink» sowie «Akzent und besuchter Hyperlink». Klicken Sie auf das Farbfeld links davon und wählen Sie Farbe ändern. Suchen Sie die gewünschte Farbe aus. In PowerPoint 2007 klicken Sie im Reiter Entwurf unter Farben mit Rechts auf Ihr gewähltes Farbschema und gehen zu Bearbeiten. Hier finden Sie die Ausklappmenüs für die Hyperlinks.
Will PowerPoint einfach nicht auf Ihren Versuch reagieren, die Zeichenformatierung von Links zu ändern? In der Programmversion 2003 finden Sie via Ansicht/Aufgabenbereich bei der Auswahl des Bereichs «Foliendesign» den Punkt Farbschemas. Klicken Sie darauf und danach unten auf Farbschemas bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Farbeinstellungen, darunter auch die Optionen für «Akzent und Hyperlink» sowie «Akzent und besuchter Hyperlink». Klicken Sie auf das Farbfeld links davon und wählen Sie Farbe ändern. Suchen Sie die gewünschte Farbe aus. In PowerPoint 2007 klicken Sie im Reiter Entwurf unter Farben mit Rechts auf Ihr gewähltes Farbschema und gehen zu Bearbeiten. Hier finden Sie die Ausklappmenüs für die Hyperlinks.
OFFICE-TIPPS
Diese Ratschläge sind für alle Office-Programme hilfreich.
Microsoft Office und andere Programme brauchen für die Druckvorschau wenigstens einen installierten Druckertreiber. Fehlt dieser, kann es Fehlermeldungen hageln oder Darstellungsprobleme geben. Die gute Nachricht: Sie müssen für einen Druckertreiber nicht wirklich im Besitz eines Druckers sein. Gehen Sie in der Windows-Systemsteuerung zu Drucker und doppelklicken Sie Neuen Drucker hinzufügen. Als Anschlussart wählen Sie zum Beispiel LPT1 oder USB. Bei der Treiberauswahl greifen Sie am besten zur PostScript-Version eines HP-Laserdruckers. Diese unterstützt die wichtigsten Standards und wird von jeder Windows-Fassung mitgeliefert.
40. Alle Office-Menüs anzeigen
In Office XP und 2003 erscheinen standardmässig nicht alle Menüpunkte. Diese zeigen sich erst, wenn Sie in einem Menü mit der Maus eine Weile auf den Doppelpfeilen verharren. Das ändern Sie so: Öffnen Sie Extras/Anpassen/Optionen und aktivieren Sie den Punkt «Menüs immer vollständig anzeigen».
In Office XP und 2003 erscheinen standardmässig nicht alle Menüpunkte. Diese zeigen sich erst, wenn Sie in einem Menü mit der Maus eine Weile auf den Doppelpfeilen verharren. Das ändern Sie so: Öffnen Sie Extras/Anpassen/Optionen und aktivieren Sie den Punkt «Menüs immer vollständig anzeigen».
Manchmal möchte man Word, Excel oder PowerPoint ohne ein leeres Dokument laden. Öffnen Sie dazu per Windows-Explorer den Ordner mit den Office-Programmdateien (zum Beispiel C:\Programme\Microsoft Office\Office12). Ziehen Sie mit der rechten Maustaste eine Verknüpfung zur gewünschten Programmdatei auf den Desktop, z.B. zu excel.exe, powerpnt.exe oder winword.exe. Rufen Sie nun per Rechtsklick die Eigenschaften der Verknüpfung auf und setzen Sie den Cursor ganz ans Ende der Befehlszeile «Ziel». Dort fügen Sie nach einem Leerzeichen je nach Programm den passenden Schalter ein. Bei Word ist es /n, bei Excel /e und bei PowerPoint /c.
42. Menüs wiederherstellen
In Office 2000 bis 2003 lassen sich die Programmmenüs und Befehle in grossem Stil umbauen. Haben Sie zu viel verändert und möchten gerne die Originalmenüs wiederherstellen? Klicken Sie mit Rechts auf eine Symbol- oder Menüleiste und gehen Sie zu Anpassen. Prüfen Sie im Register Symbolleiste, ob die Option «Menüleiste» angehakt ist, und klicken Sie nun auf Zurücksetzen.
In Office 2000 bis 2003 lassen sich die Programmmenüs und Befehle in grossem Stil umbauen. Haben Sie zu viel verändert und möchten gerne die Originalmenüs wiederherstellen? Klicken Sie mit Rechts auf eine Symbol- oder Menüleiste und gehen Sie zu Anpassen. Prüfen Sie im Register Symbolleiste, ob die Option «Menüleiste» angehakt ist, und klicken Sie nun auf Zurücksetzen.
43. Kompatible Daten
Haben Sie eine der früheren Office-Versionen 2000, XP oder 2003? Dann sind Sie nicht in der Lage, die mit Office 2007 eingeführten neuen Dateiformate zu öffnen (DOCX, XLSX, PPTX). Diese sind jedoch flexibler und ausgereifter als die alten Formate. Darum gibt es für Office 2000 bis 2003 gratis das «Microsoft Office Compatibility Pack». Mit diesem öffnen, bearbeiten und speichern Sie die neuen Formate auch in älteren Programmen.
Haben Sie eine der früheren Office-Versionen 2000, XP oder 2003? Dann sind Sie nicht in der Lage, die mit Office 2007 eingeführten neuen Dateiformate zu öffnen (DOCX, XLSX, PPTX). Diese sind jedoch flexibler und ausgereifter als die alten Formate. Darum gibt es für Office 2000 bis 2003 gratis das «Microsoft Office Compatibility Pack». Mit diesem öffnen, bearbeiten und speichern Sie die neuen Formate auch in älteren Programmen.
44. Automatismen bändigen
Microsofts Office-Programme versuchen zu erahnen, was Sie gerne machen würden - und tun leider oft das Falsche. So entstehen unter anderem Aufzählungen, Rahmenlinien oder anklickbare Links, die in Ihren Dokumenten nichts zu suchen haben. Bändigen Sie dieses Eigenleben: In Office-Programmen bis und mit Version 2003 öffnen Sie dazu Extras/AutoKorrektur-Optionen. Im neuen Office 2007 finden Sie die AutoKorrektur-Optionen via Office-Knopf/Word-Optionen/Dokumentprüfung bzw. Excel-Optionen/Dokumentprüfung. Durchforsten Sie danach die beiden Register AutoFormat sowie AutoFormat während der Eingabe. Häufige Nervtöter sind beispielsweise «Gerade Anführungszeichen durch typografische Anführungszeichen», «Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks», «Automatische Aufzählung», «Automatische Nummerierung» oder «Rahmenlinien».
Microsofts Office-Programme versuchen zu erahnen, was Sie gerne machen würden - und tun leider oft das Falsche. So entstehen unter anderem Aufzählungen, Rahmenlinien oder anklickbare Links, die in Ihren Dokumenten nichts zu suchen haben. Bändigen Sie dieses Eigenleben: In Office-Programmen bis und mit Version 2003 öffnen Sie dazu Extras/AutoKorrektur-Optionen. Im neuen Office 2007 finden Sie die AutoKorrektur-Optionen via Office-Knopf/Word-Optionen/Dokumentprüfung bzw. Excel-Optionen/Dokumentprüfung. Durchforsten Sie danach die beiden Register AutoFormat sowie AutoFormat während der Eingabe. Häufige Nervtöter sind beispielsweise «Gerade Anführungszeichen durch typografische Anführungszeichen», «Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks», «Automatische Aufzählung», «Automatische Nummerierung» oder «Rahmenlinien».
Nach bestimmten Aufgaben wie etwa einer «AutoKorrektur» oder dem Einfügen von Elementen tauchen im Dokument kleine Symbole auf. Diese sogenannten SmartTags geben dem soeben durchgeführten Arbeitsschritt weitere Optionen mit. So bietet Ihnen Microsofts Word beispielsweise an, eine automatisch erstellte Rahmenlinie wieder rückgängig zu machen oder die zugehörigen Einstellungen zu verändern. Mit dieser Unterstützung freundet sich nicht jeder an. Die «SmartTags» schalten Sie so ab: Öffnen Sie wie im vorherigen Tipp beschrieben die AutoKorrektur-Optionen. Deaktivieren Sie im Reiter SmartTags die Einträge «Text mit SmartTags versehen» und «SmartTag-Aktions-Schaltflächen anzeigen».
46. Inhalte verknüpfen
In Excel wird gerechnet, in Word geschrieben und in PowerPoint präsentiert. Überlassen Sie die verschiedenen Jobs immer den Anwendungen, die sie am besten erledigen. Sollen ausnahmsweise trotzdem ein paar Excel-Zahlen in einem Word-Dokument oder in einer PowerPoint-Präsentation erscheinen? Markieren Sie in Excel die gewünschten Zellen und kopieren Sie diese mit Ctrl+C. Wechseln Sie zu Word oder PowerPoint, setzen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle und gehen Sie zu Bearbeiten/Inhalte einfügen bzw. in Office 2007 im Register Start zu Einfügen/Inhalte einfügen. Aktivieren Sie im neuen Fenster «Verknüpfung einfügen» und wählen Sie «Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen-Objekt». Der Vorteil von Inhaltsverknüpfungen: Wenn die Daten in der Quelldatei bearbeitet werden, passen sie sich in der Zieldatei beim nächsten Öffnen auf Wunsch automatisch an.
In Excel wird gerechnet, in Word geschrieben und in PowerPoint präsentiert. Überlassen Sie die verschiedenen Jobs immer den Anwendungen, die sie am besten erledigen. Sollen ausnahmsweise trotzdem ein paar Excel-Zahlen in einem Word-Dokument oder in einer PowerPoint-Präsentation erscheinen? Markieren Sie in Excel die gewünschten Zellen und kopieren Sie diese mit Ctrl+C. Wechseln Sie zu Word oder PowerPoint, setzen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle und gehen Sie zu Bearbeiten/Inhalte einfügen bzw. in Office 2007 im Register Start zu Einfügen/Inhalte einfügen. Aktivieren Sie im neuen Fenster «Verknüpfung einfügen» und wählen Sie «Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen-Objekt». Der Vorteil von Inhaltsverknüpfungen: Wenn die Daten in der Quelldatei bearbeitet werden, passen sie sich in der Zieldatei beim nächsten Öffnen auf Wunsch automatisch an.
Geben Sie Office-Dateien weiter, sollten diese keine Verknüpfungen auf Daten enthalten, auf die der Empfänger keinen Zugriff hat. Am besten lösen Sie die Verbindungen vorher. In älteren Office-Programmen öffnen Sie das Menü Bearbeiten/Verknüpfungen. Klicken Sie zuerst die zu kappende Verbindung an und anschliessend Verknüpfung aufheben. Im neuen Office 2007 finden Sie die gleiche Funktion via Office-Knopf/Vorbereiten/Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten. In beiden Fällen wandelt Office die eingebetteten Elemente in Bilder um.
48. Versteckte Infos entfernen
Office-Programme speichern ausser dem sichtbaren Inhalt noch unzählige weitere Informationen, wie zum Beispiel den Namen des Verfassers, Teile von gelöschten Texten oder Überarbeitungskommentare. Mit Microsofts «Office 2003/XP-Add-In zum Entfernen verborgener Daten» können Sie diese versteckten Daten beseitigen. In Office 2007 ist eine solche Funktion schon eingebaut. Sie finden diese unter Office-Knopf/Vorbereiten/Dokument prüfen.
Office-Programme speichern ausser dem sichtbaren Inhalt noch unzählige weitere Informationen, wie zum Beispiel den Namen des Verfassers, Teile von gelöschten Texten oder Überarbeitungskommentare. Mit Microsofts «Office 2003/XP-Add-In zum Entfernen verborgener Daten» können Sie diese versteckten Daten beseitigen. In Office 2007 ist eine solche Funktion schon eingebaut. Sie finden diese unter Office-Knopf/Vorbereiten/Dokument prüfen.
Verwenden Sie beim Öffnen oder Speichern immer wieder dieselben Ordner? Erstellen Sie am besten Verknüpfungen dazu in der senkrechten Umgebungsleiste der entsprechenden Dialogfenster. Klicken Sie den gewünschten Ordner an B und gehen Sie zum Menüpunkt Extras/Zu meiner Umgebung hinzufügen. Nicht benötigte Verknüpfungen löschen Sie via rechte Maustaste und Entfernen. Wer etwas mehr Platz braucht, klickt mit Rechts in die Umgebungsleiste und wählt die Option Kleine Symbole. Unter Windows Vista mit Office 2007 ziehen Sie die gewünschten Ordner direkt per Maus in die Leiste; über einen Rechtsklick können Sie einen Link entfernen.
50. Schnellspeichern abschalten
In Office-Programmen bis und mit Version 2003 ist die «Schnellspeicherung» eingeschaltet. Diese Funktion ist nicht besonders zuverlässig und bläht die Dateien unnötig auf. Drücken Sie lieber gelegentlich auf Ctrl+S, um Ihre Arbeit zu sichern, und schalten Sie mittels Extras/Optionen/Speichern die Funktion «Schnellspeicherung zulassen» ab
In Office-Programmen bis und mit Version 2003 ist die «Schnellspeicherung» eingeschaltet. Diese Funktion ist nicht besonders zuverlässig und bläht die Dateien unnötig auf. Drücken Sie lieber gelegentlich auf Ctrl+S, um Ihre Arbeit zu sichern, und schalten Sie mittels Extras/Optionen/Speichern die Funktion «Schnellspeicherung zulassen» ab
Gaby Salvisberg
