Für KMU ist es nicht mehr wirtschaftlich, Mail-Server und Intranet selbst zu betreiben, meint Microsoft, und behauptet: Office 365 erfüllt die Aufgaben. Computerworld hat nachgefragt.
Produktivitätsanwendungen wie E-Mail, Teamarbeitsplattformen und Videokonferenzen verschlingen heute Milliardenbeträge. Auch für KMU sind Anschaffungen wie Mail-Server, ein Intranetportal und zum Beispiel eine Telefonanlage mit hohen Investitionen verbunden. Sie rechnen sich nur, wenn Mitarbeiter durch die Kommunikations- und Kollaborationslösungen mehr leisten. Aber schon heute wird etwa der Mail-Server von einem Provider betrieben und die Kosten werden pro Mitarbeiter abgerechnet. Beträge von 10 bis 15 Franken sind dabei gängig. Im nächsten Jahr drängt Microsoft mit Office 365 auch auf den Schweizer Markt - mit Preisen von vermutlich unter 10 Franken.
Dumpingpreis oder echte Alternative? Von einem Lockangebot will Eron Kelly, Verantwortlicher für Office 365 bei Microsoft, nichts wissen. Die mittlerweile gut ausgebaute Infrastruktur mit Rechenzentren in Amsterdam und Dublin, in Fernost und den USA, sowie die tausenden Bestandskunden seien Argumente für eine zuverlässige Plattform. Dass einige Grossunternehmen auch aus der Schweiz nicht über den Vertrag mit Microsoft sprechen wollten, bewertet Kelly als unkritisch. «Die Gründe für die Zurückhaltung sind so unterschiedlich wie die Kunden selbst», sagt der Microsoft-Manager. «Teilweise ist schlicht das Motiv, dass ein Unternehmen in einer stark regulierten Branche aktiv ist und die IT nicht zum Kerngeschäft zählt. Dann spricht man nicht über das Auslagern in die Cloud.» Da aber Fixkosten gesenkt und die IT-Abteilung Freiräume für die Anliegen des Business bekommt, könnten zumindest die Aktionäre vom Outsourcing erfahren, meint Kelly. An welchen Punkten Microsoft bei Office 365 nachgebessert hat, lesen Sie auf der nächsten Seite. Das kommende Office 365 ist laut Kelly auch für Unternehmen interessant, die wegen Sicherheitsbedenken oder aus regulatorischen Vorschriften Firmendaten auf den eigenen Servern lagern wollen oder müssen. «Mischlösungen sind realisierbar, bei denen nur ein Teil der Services von Office 365 bezogen wird und der Rest von den lokalen Servern kommt», weiss der Produktverantwortliche. Das partielle Auslagern in die Cloud war indes schon mit den bisherigen Microsoft-Services möglich. Den Mangel, dass bei Mischbetrieb die Präsenzinformationen der Online-Nutzer im Outlook-Kalender fehlen, sei behoben, versichert Kelly. Die Anwender mit lokalen Exchange konnten bislang nicht ermitteln, ob ein Kollege mit Exchange-Online-Postfach ein Meeting in ihrem Kalender eingetragen haben. Das erschwerte die Terminkoordination.
SharePoint: Office im Browser Für einige Organisationen hinderlich ist die Tatsache, dass Exchange Online keine «Öffentlichen Ordner» unterstützt. In den Verzeichnissen sind teilweise Geschäftslogiken abgebildet, die bei der Migration schlicht wegfallen. Daran ändert sich auch in Office 365 nichts. «Die Öffentlichen Ordner werden auch in Zukunft nicht unterstützt», stellt Microsoft-Manager Kelly klar. «Hier schlagen wir den Kunden den Wechsel auf SharePoint vor.» Die Plattform sei für den Informationsaustausch sowie die Geschäftsfunktionen besser geeignet. Zudem könnten künftig auch Kunden und Partner ausserhalb der Organisation via E-Mail eine Zugriffsberechtigung auf SharePoint-Seiten bekommen. Das vereinfache die Zusammenarbeit. Kooperation schreibt Microsoft auch bei den Office Web Apps gross, die auf SharePoint Online vorinstalliert sind. Benutzer innerhalb der Organisation bearbeiten mit den Browser-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote ihre Dokumente gemeinschaftlich. Der Urheber sieht nahezu in Echtzeit alle Änderungen, die Koautoren an dem freigegebenen Text auf dem SharePoint machen. Sind Präsenzinformationen aktiviert, kann während des gemeinsamen Bearbeitens auch im Instant Messenger gechattet werden.
Notrufe via Lync absetzen Die Office Web Apps fehlen den Bestandskunden der Microsoft Online Services. Hierzulande sind aber beispielsweise auch Telefonfunktionen in «Office Communications Online» - künftig Lync Online - nicht aktiviert. Der Unified-Communications-Dienst stellt lediglich Instant Messaging, Präsenzfunktion sowie interne Audio- und Videokonferenzen bereit. Telefonie fehlt wegen der nicht implementierten Abhörfunktion, die das Schweizer Gesetz für Telefonanschlüsse vorschreibt. Diese Einschränkung gilt indes nicht nur für hiesige Kunden, sondern auch in anderen europäischen Ländern. Zumindest auf Unternehmen in den USA bewegt sich Microsoft mit Office 365 zu. Eine Neuerung in Lync Online ist die «Enhanced 911»-Unterstützung, die das automatische Übermitteln von Standortdaten des Anrufers bei Notrufen sicherstellt. Jenseits des Atlantiks ist das Lokalisieren von Notrufen gesetzlich vorgeschrieben, weiss Microsoft-Mann Kelly. Mit der Funktionserweiterung dokumentieren die Entwickler auch, dass an Implementierungen von Merkmalen herkömmlicher Telefonanlagen in Software gearbeitet werde. «Ohne eine Internetverbindung kann auch via Lync kein Notruf abgesetzt werden», konstatiert Kelly. Die Benutzer müssten dann aufs Mobiltelefon ausweichen. Software as a Service braucht keine Pflege - so die landläufige Überzeugung. Für Office 365 gilt das nicht. Während mit der Sprachunterstützung eine von Kunden nachgefragte Funktion weiter auf sich warten lässt, ist Microsoft bei der Authentifizierung und der Governance fortgeschritten. War bislang zwar der automatische Abgleich zwischen lokalem Active Directory und den Online-Services möglich, benötigten Benutzer aber immer noch eine eigenständige Sign-In-Application, um mit den Online-Ressourcen zu arbeiten. Die «Active Directory Federation» erlaubt es bei Office 365, Anmeldung und Rechtevergabe zentral für Offline- und Online-Systeme zu verwalten. Dafür sind jedoch Updates der lokalen Betriebssysteme auf den Benutzer-Clients notwendig. Die Minimalvoraussetzungen sind Windows XP Professional mit Service Pack 3 oder Mac OS X 10.4 (Tiger) mit Java-Client.
Die «Active Directory Federation» lässt gemäss Produktmanager Kelly auch die Anmeldung mit einem Sicherheitstoken oder einer Smartcard zu. Durch die Hardware-Authentifizierung erleichtern Unternehmen ihren Mitarbeitern das Anmelden an den Arbeitsplatz-PC, ersparen ihnen auch Passwort-Policies wie Gültigkeitsdauer und Komplexitätsvorgaben. Will ein Firmenverantwortlicher zusätzliche Sicherheits-Policies durchsetzen, kann der Administrator die Passwort-Regelungen auch in Office 365 implementieren. Regelmässige Patch-Tage Den klassischen Vorteil von Software as a Service, der wartungsfreie Betrieb von Applikationen, will auch Microsoft mit Office 365 bieten. Jedoch, kündigt der Produktverantwortliche Kelly an, wird es regelmässige Aktualisierungen der Online-Versionen von Exchange, SharePoint & Co. geben. Alle 90 Tage will der Hersteller Patches und Updates einspielen. Damit soll Sicherheit gewährleistet und auch der Funktionsumfang erweitert werden. «Die kürzeren Release-Zyklen bedeuten auch für die Entwickler in Redmond eine Umstellung», weiss Kelly. «Bisher waren sie an jährliche oder noch längere Update-Rhythmen gewöhnt. Im Cloud-Zeitalter wird alles schneller.» Den Kunden verspricht Microsoft rechtzeitige Benachrichtigungen über geplante Aktualisierungen, damit individuell eingerichtete Installationen auf Kompatibilität getestet werden können. Bei Release-Wechseln - etwa einer neuen Exchange-Version - wird es längere Vorlaufzeiten geben. Alternative zur Firmenlizenz Mit Office 365 betritt Microsoft Neuland - allerdings nicht beim Cloud Computing. Erstmals vermietet der Hersteller seine Desktop-Software. Das Paket «Office 2010 Professional Plus» kann für einen tiefen zweistelligen Frankenbetrag von Unternehmen mit «Enterprise»-Preisplan gebucht werden. Solang der Kunde für Office 365 bezahlt, erhält er dann auch das Recht, auf seinen Desktops die Office-Software zu nutzen. Experton-Analyst Axel Oppermann ruft angesichts des tiefen Preises für die Büro-Software die IT-Entscheider in Unternehmen auf, die aktuelle Lizenzsituation mit der Client-Strategie abzugleichen. «Die Verantwortlichen müssen beurteilen, ob das Subskriptions-Modell für die Office-Funktionen von Office 365 mit den klassischen Bezugsmodellen und Laufzeiten sowie den damit verbundenen Kosten-Nutzen-Szenarien einhergeht», meint Oppermann. Eventuell ergeben sich Einsparpotentiale auch abseits der Cloud-Offerten.
