9 Tipps für produktives Arbeiten im Home-Office

* Der Autor schreibt für unsere Schwesterpublikation «com-magazin.de», wo der Artikel ursprünglich publiziert wurde.  Bei dem einen Unternehmen heisst es Home-Office, bei dem anderen Vertrauens- oder Telearbeitsplatz. Gemeint ist in allen Fällen ein büroferner, in der Regel privater Arbeitsplatz. Ruhe, Ungestörtheit und zeitliche Flexibilität werden aufseiten der Arbeitnehmer als Vorteile des Home-Office angeführt. Allerdings sollten einige Regeln beachtet werden, damit sich der Nutzen des Home-Office nicht in sein Gegenteil verkehrt.

Mit einem Home-Office holt man sich die Arbeit nach Hause. Deshalb ist es für die fokussierte Bewältigung der Aufgaben hilfreich, den privaten vom beruflichen Alltag klar zu trennen – nicht nur mental, sondern auch physisch. Anstatt mit dem Laptop am Esstisch die Arbeit anzugehen, sind ein eigenes Arbeitszimmer oder zumindest ein abgetrennter Arbeitsbereich die deutlich bessere Wahl. So lässt sich alles wegräumen und ausblenden, was eine Ablenkung sein könnte. Dazu zählen etwa der Fernseher, die schmutzige Wäsche, Umzugskartons oder das überall verstreut herumliegende Spielzeug der Kinder. Auch wenn ein eigener Raum nicht zwingend notwendig ist, hat er gegenüber einem Arbeitsbereich den gewichtigen Vorteil einer Tür. Die lässt sich schliessen, um sich selbst und eventuellen Mitbewohnern klarzumachen, dass man gerade arbeitet und dabei bis auf Weiteres ungestört bleiben möchte. Dieser Arbeitsplatz sollte tatsächlich ausschliesslich als Arbeitsplatz dienen und nicht für andere Aufgaben verwendet werden, etwa für die alltägliche Hausarbeit, gelegentliche Bastelarbeiten oder für Spieleabende. Nichts ist anstrengender, als vor Beginn der eigentlichen Arbeit zunächst Überbleibsel anderer Tätigkeiten wegräumen oder – noch schlimmer – den Arbeitsplatz erst wieder einrichten zu müssen. Tendenziell ungeeignet für einen Heimarbeitsplatz sind Kellerräume und Kammern sowie alle Zimmer, die sehr eng, vom Tageslicht abgeschnitten oder ohne Frischluftzufuhr sind.

Woran Sie auf keinen Fall sparen sollten ist die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes. Legen Sie sich deshalb einen grossen, kontrastreichen Monitor sowie einen leisen Rechner oder alternativ einen gut ausgestatteten Laptop zu. Investieren Sie ausserdem in ein qualitativ hochwertiges Headset sowie eine Webcam. Das Headset sollte bequem auf dem Kopf sitzen und eine ordentliche Sprachqualität gewährleisten, sodass Gesprächspartner sie deutlich und ohne häufiges Nachfragen verstehen können. Die Webcam wiederum muss für Videokonferenzen ein klares und scharfes Bild liefern. Gerade im Home-Office ist der Internetzugang von zentraler Bedeutung. Fällt der Zugang aus, ist ein geordnetes Arbeiten zu Hause eigentlich nicht mehr möglich. Neben einer schnellen und stabilen DSL-Leitung sollten Sie deshalb auf jeden Fall auch eine Backup-Lösung parat halten, etwa in Form eines UMTS-Sticks. Sollte die Landleitung einmal ausfallen, stöpseln Sie den UMTS-Stick an Ihren Router an und bauen die Verbindung zum Internet einfach per Funk auf. So überbrücken Sie die Zeit, bis der Internetanbieter beziehungsweise ein Techniker das Problem mit Ihrem Internetnetzugang wieder behoben hat. Bedenken Sie bei der Wahl aller Komponenten immer, dass Sie im Schnitt acht Stunden am Tag mit diesem Equipment Ihre Arbeit erledigen müssen. Die Ausstattung muss also nicht nur zuverlässig funktionieren, sie muss auch ein Mindestmass an Verarbeitungsqualität und Ergonomie aufweisen. Deshalb sollten zum Beispiel sowohl der Schreibtisch als auch der Stuhl auf Ihre individuelle Körpermasse einstell- und anpassbar sein. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Kommunizieren & dokumentieren

Durch die Distanz zu den Kollegen sorgt das Home-Office für jede Menge Fokus. So ist man vor denen, die für jede kleine Frage zu einem kommen und dann am liebsten minutenlang plaudern möchten, genauso geschützt wie vor denen, die viel zu oft, viel zu laut und viel zu lange im Grossraumbüro telefonieren oder reden und damit sämtliche unbeteiligten Kollegen belasten. Diese Distanz kann sich allerdings auch als gravierender Nachteil herausstellen, weil man vom Informationsfluss abgeschnitten ist. Umso wichtiger ist es, mit den Kollegen Kontakt zu halten. Dabei stehen einem verschiedenste Möglichkeiten der digitalen Kommunikation zur Verfügung. Angefangen bei Instant Messengern wie Skype – was sich auch hervorragend für Videokonferenzen eignet – über soziale Firmennetzwerke à la Yammer bis hin zu omnipotenten Chat-Systemen wie Slack oder der althergebrachten und vielseitig einsetzbaren E-Mail. Vergessen Sie zudem nicht, Ihren Kollegen immer mitzuteilen, an welchen Tagen Sie im Home-Office sind, dass Sie jetzt gerade im Home-Office sind und wie Sie im Home-Office zu erreichen sind. Das erleichtert den Kollegen die Kontaktaufnahme und bindet Sie wiederum in die Kommunikation der Firma ein.

Im Home-Office gilt es erst recht, dass Sie alles dokumentieren sollten, was Sie gemacht haben, und dass Sie ferner notieren, wie weit Sie bei diesen Arbeiten gekommen sind. Das hat gleich mehrere Gründe.

Das Home-Office befreit den Arbeitnehmer in gewissem Rahmen von Regelmässigkeit. Wer ins Büro fährt, der verlässt normalerweise zu einer bestimmten Uhrzeit das Haus, trifft zu einer bestimmten Uhrzeit im Büro ein, geht zu einer bestimmten Uhrzeit zum Mittagessen. Er folgt also bei den vielen Erledigungen eines Arbeitstages einem allgemeinen Zeitplan und einer Routine. Im Home-Office kann es hingegen schnell passieren, dass die Bequemlichkeit die Oberhand gewinnt und sich keine Routine einstellen will. Der Arbeitsbeginn verschleppt sich, man vergisst bestimmte Aufgaben zu erledigen, loggt sich nicht bei allen Anwendungen ein oder vertrödelt die Zeit mit vollkommen unnötigen Dingen. Helfen kann dann, wenn man im Home-Office zumindest mental ins Büro geht. Das kann bedeuten, dass man zu einer festen Uhrzeit aufsteht, morgens duschen geht und sich, wenn nicht fürs Büro, zumindest so anzieht, dass man jederzeit das Haus verlassen oder Kollegen treffen könnte. Ausserdem kann ein grober Zeitplan mit Prioritätenliste als Orientierung dienen. Auf dieser Liste notiert man sich die drei wichtigsten beruflichen und privaten Aufgaben des Tages und bringt diese in passenden Zeit-Slots unter. Lesen Sie auf der nächsten Seite: «Keine Präsenzpflicht»

Home-Office bedeutet nicht, dass Sie zu jeder Minute des Tages telefonisch erreichbar sein müssen. Es gibt Vorgesetzte, die mit einer solchen Forderung sicherstellen wollen, dass die Mitarbeiter auch tatsächlich ihrer Arbeit nachgehen. Damit zwängen sie die Heimarbeiter aber lediglich in ein Korsett, das für keine Seite vorteilhaft ist. Der Vorteil des Home-Office ist ja gerade, dass sich die Arbeitnehmer ihre Zeit frei einteilen können und dass das eben auch bedeuten kann, dass sie am Nachmittag ihre Einkäufe erledigen und dafür abends länger arbeiten, die Kinder aus dem Kindergarten oder der Schule abholen sowie Essen zubereiten oder auch ganz einfach Freizeitaktivitäten nach­gehen.

Konzentrierte, ablenkungsfreie Arbeit kann schnell dazu führen, dass man geistig in einen Tunnel fährt. Man vergisst die Zeit, dann den Feierabend und arbeitet letztlich viel mehr, als eigentlich notwendig oder gut wäre. Deshalb gilt auch im Home-Office: Feierabend machen! Legen Sie die Arbeit nieder und widmen Sie sich dann ganz den privaten Dingen, wenn das Soll erfüllt ist. Hat man die Arbeit schon in den eigenen vier Wänden, dann gilt es um so mehr, die viel zitierte Work-Life-Balance zu berücksichtigen und durch Abschalten von der Arbeit die Energiereserven wieder aufzufüllen.

Der Unterschied zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit im Home-Office liegt in den Berührungspunkten mit der Umwelt. Wer morgens das Haus verlässt, kommt auf jeden Fall kurzzeitig an die frische Luft und bewegt sich. Heimarbeiter verlassen manchmal den ganzen Tag die eigenen vier Wände nicht. Das ist nicht nur der Konzentra­tion und Motivation abträglich, es kann sich auch negativ auf die Gesundheit auswirken. Dabei ist das Home-Office nicht an das Arbeitszimmer oder den Arbeitsbereich in der eigenen Wohnung gebunden. Auch unterwegs kann man dank moderner Hardware und schneller Funktechnologie sehr gut arbeiten. Es spricht also nichts dagegen, sich in ein Café zu setzen oder mit dem Auto oder Fahrrad ins Grüne zu fahren, um zu arbeiten. Vielen Heimarbeitern fehlt nämlich nicht selten der Kontakt zu anderen Menschen, selbst wenn sich diese nur als eine Art Hintergrundrauschen bemerkbar machen. Auch flüchtige Begegnungen können dabei schon als Motivationshilfe dienen und sei es, dass das Café-Personal die Bestellung für ein Heissgetränk aufnimmt. Als Home-Office eignet sich selbstverständlich auch ein Tagesplatz in einem Coworking-Place oder in einer dauerhaften Bürogemeinschaft. Die Entwicklung hin zur Distributed Company führt dazu, dass Mitarbeiter über den gesamten Globus verteilt sind und aus genau diesem Grund im Home-Office und nicht in der Firmenzentrale arbeiten. Aber: Unterwegs ist man nie allein. Es gibt also zwangsläufig Menschen, die einem auf den Bildschirm schauen oder das wichtige Geschäftsgespräch mithören können. Man sollte sich seinen mobilen Arbeitsplatz daher bewusst aussuchen und notwendige Vertraulichkeitserfordernisse berücksichtigen.

Mal ehrlich: Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitsplätze. Als Heimarbeiter sollte man daher genau prüfen, ob man seinen Verpflichtungen nachkommt, die Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber einhält und die Qualität der geleisteten Arbeit stimmt. Als Bewertungsgrundlage dienen die eigene, möglichst objektive Einschätzung, die dokumentierten Fortschritte und natürlich das Feedback von Vorgesetzten und Kollegen. Dieses Feedback sollten sich Heimarbeiter aktiv abholen, um notfalls gegensteuern und die eigene Arbeitsweise anpassen zu können.