Fehlende Übersicht im Berner Beschaffungswesen

Die Software, die beim Kanton gegenwärtig als konzernweites Ressourcensystem zum Einsatz kommt, lasse keine Aussagen zum Umfang aller kantonalen Beschaffungen zu. Eine entsprechende Übersicht liesse sich nur manuell und mit grossem Personaleinsatz erstellen.

Zu dieser Erkenntnis ist laut einer Mitteilung die GPK des Grossen Rats gelangt, nachdem sie vom Regierungsrat eine gesamtstaatliche Übersicht über alle Beschaffungen ab einem Wert von 50’000 Franken eingefordert hatte. Der Regierungsrat verwies demnach darauf, dass solche Aussagen erst mit dem neuen ERP-System (Enterprise Resource Planning) möglich sein würden und zwar erst ab 2025, wenn das System im Rahmen der zweiten Etappe auch Beschaffungsprozesse unterstützen kann.

Die GPK ist laut Communiqué der Auffassung, dass sich ohne eine solche Liste keine gesicherten Angaben dazu machen lassen, was die 2015 vom Regierungsrat eingeführte Beschaffungsorganisation mit fünf zentralen Beschaffungsstellen gebracht hat und ob die Kosten wie vom Regierungsrat geplant um jährlich sieben Millionen Franken reduziert werden konnten.

Dass bis 2025 kein gesamtstaatlicher Überblick besteht, was und wie viel der Kanton beschafft und wie gross die erzielten Einsparungen effektiv sind, ist für die GPK mit Blick auf eine wirtschaftliche und effiziente Verwaltungsführung bedenklich. Es erschwert nach Ansicht der GPK letztlich auch die erfolgreiche Bekämpfung und Verhinderung von Korruption. Genau dies war eines der wesentlichen Ziele gewesen, die mit der Neuorganisation und Professionalisierung des Beschaffungswesens erreicht werden sollten.

Fragezeichen zur Wirkung der zentralen Beschaffungsstellen hat die GPK auch insofern, als die grosse Mehrheit der Güter und Dienstleistungen nach wie vor dezentral beschafft wird. Es kann davon ausgegangen werden, dass mit einer deutlich stärkeren Bündelung oder zumindest dem stärkeren Einbezug der zentralen Beschaffungsstellen zusätzliche Einsparungen erzielt werden könnten.

Die GPK ist zudem der festen Überzeugung, dass die Einführung eines neuen ERP-Systems allein noch nicht ausreicht, um künftig aussagekräftige Informationen aus dem System zu generieren. Die entscheidenden Arbeiten müssen vorher passieren, indem die Beschaffungsprozesse zumindest kantonsweit standardisiert und wo sinnvoll auch weiter zentralisiert werden.