Gute Gründe für und Argumente gegen Notes

Diverse Schweizer Unternehmen und Organisationen setzen seit Jahren auf Notes und Domino als Collaboration- oder Anwendungsplattform. Dafür haben sie gute Gründe, weiss der Experte Andrew Magerman. Für Computerworld hat er die Vor- als auch die Nachteile der früheren Lotus/IBM- und heutigen HCL-Lösungen zusammengefasst.

Bei den Vorteilen von Notes/Domino handelt es sich laut dem Experten in erster Linie um architektonische Besonderheiten der Lösungen. Sie bringen Sicherheit, Offline-Fähigkeit, eine einfache Programmierbarkeit und Sparsamkeit mit sich. Magerman nennt Details:

Das Sicherheitsmodell von Notes ist weiter unübertroffen. Benutzer und Entwickler können ohne zusätzliche Programmierung den Zugriff auf Datenbanken, einzelne Dokumente und sogar einzelne Felder innerhalb von Dokumenten sehr einfach steuern. Dies alles wird vom System selbst kontrolliert, so dass ein Programmierfehler nicht plötzlich Daten offenbaren kann, die der Anwender versteckt haben wollte.

Weiter hat die Möglichkeit, digitale Signaturen zu verwenden, Notes zur Plattform der Wahl gemacht, wenn Genehmigungsprozesse zu sehr tiefen Kosten realisiert werden sollen. Ebenfalls günstig und schnell programmiert sind Workflow-Anwendungen: Hier erledigt die Notes-Anwendung die Arbeit – einschliesslich der Genehmigungen und der Statusverfolgung.

Da das Datenmodell von Anbeginn an für die asynchrone Replikation konzipiert wurde, ist es auch möglich, Instanzen einer ganzen Anwendung auf einer lokalen Maschine zu erstellen, die nur sporadisch mit anderen Instanzen synchronisiert werden. Mit der Einführung des allgegenwärtigen und schnellen Internets hat sich die Attraktivität dieser Funktionalität etwas reduziert. Aber es gibt immer noch Situationen, in denen es entweder nicht möglich oder unerschwinglich ist, permanent online zu sein – zum Beispiel auf abgelegenen Baustellen oder auf Dienstreisen.

Die meisten der vorhandenen Notes-Datenbanken sind kaum mehr als «CRUD»-Anwendungen (Create, Read, Update, Delete). Sie werden grösstenteils dafür genutzt, die Daten aus vielen verschiedenen Quellen in eine zentralisierte Anwendung einzugeben. Diese Funktionalität ist weitaus die bessere Alternative als Excel-Tabellen zu versenden, die irgendwann wieder manuell zusammengeführt werden müssen.

Daneben sind die Kosten einer solcher Anwendungen so tief, dass die Entwicklung beispielsweise einer abteilungsspezifischen Lösung in der Regel innerhalb des Abteilungsbudgets liegt. So ist eine Notes/Domino-Applikation ein erster Schritt heraus aus der «Schatten-IT», also den Lösungen, die innerhalb von Abteilungen für spezifische Anforderungen realisiert werden, aber nicht in der IT-Strategie verankert sind.

Im Vergleich zu anderen Technologien benötigt man rund halb so viel Ressourcen für die Verwaltung der Notes/Domino-Umgebung – nicht nur bei den Servern, sondern auch beim Personal. Bei einem Unternehmen wird die installierte Basis von 25'000 Benutzern von nur vier Vollzeit-Administratoren verwaltet.

Die sparsame Nutzung von Ressourcen ist ebenfalls bemerkenswert; die Server bringen standardmässig eine Deduplizierungsfunktion mit, mit der die Grösse von Postfächern drastisch reduziert wird. Weiter sind zentrale Serveraufgaben wie internes Mailrouting sehr schnell und der Speicherverbrauch pro Nutzer ist gering. Der Hintergrundprozessor namens «Agent Manager» von Notes/Domino erlaubt es, nächtliche Aktualisierungsaufgaben einfach zu planen – eine weitere Möglichkeit, die Computerauslastung über den Tag zu verteilen.

Hinzu kommt, dass die Verwaltung der aller Clients dank ausgereifter Drittanbieter-Tools im Vergleich zu Wettbewerberlösungen sehr einfach ist.