Chat-Plattform vs. E-Mail 

Natürlich hat die E-Mail hat auch ihre Kehrseiten. Wenn Beteiligte wie im Pingpong zu viele
E-Mails hin und her senden, wird der Gesprächsverlauf schnell unübersichtlich und Informationen sind nur noch schwer wiederzu­finden. Der Posteingang quillt über. Hinzu kommen Spam-Mails und ein hoher Bedarf an Speicherplatz, da E-Mails mit Anhängen oft auch als Dateiablage dienen. Überdies kostet die Bearbeitung der E-Mail-Flut viel Zeit.

Hier setzen Chat- und Collaboration-Plattformen wie Slack, Circuit, Microsoft Teams oder Workplace by Facebook an. Sie dienen nicht nur der Kommunikation via Messaging, sondern vereinen im Idealfall auch Funktionen wie Screen­sharing oder Filesharing und sind mit Tools für Telefon- und Videokonferenzen verknüpft.

«Die Chat-Plattformen spielen ihre Stärken vor allem in der internen Unternehmenskommunikation aus. Sie sorgen für einen schnellen, informellen Austausch und fördern mit ihren Gruppenfunktionen die soziale Interaktion in virtuellen Teams. Alle Informationen und Dokumente sind kontextrelevant für jedes Teammitglied schnell zu finden. Chats sind damit auch kompatibel mit neuen Formen der Arbeit und der Mentalität der Digital Natives», erklärt Nils Britze vom Digitalverband Bitkom.

Chat-Plattformen bieten zudem Funktionen für Aufgabenverwaltung und Projektmanagement, ermöglichen den Einsatz von Chatbots und zeigen am Status des Empfängers, ob er gerade ansprechbar ist. Es gibt weder Spam, Werbung noch unerwünschte Mails. Elemente wie Sticker oder Emojis erhöhen den Spassfaktor der Kommunikation, und Threaded Messaging bietet die Option, direkt auf einen Kommentar zu antworten, auch wenn dieser länger zurückliegt. «Man darf Chats nicht als isoliertes Kommunikationsmedium oder autarkes System sehen, sondern als Business-Collaboration-System mit Integration von Kalenderfunktion, Dokumentenmanagement für Anhänge, CRM oder Cloud-Lösungen», fordert Nils Britze.

Wo Licht ist, ist aber auch Schatten: «Die verschiedenen Plattformen sind derzeit noch proprietär und nicht miteinander kompatibel. Das verhindert die Kommunikation per Messenger zwischen Firmen, in grösseren Unternehmen sogar zwischen Abteilungen, wenn dort andere Lösungen im Einsatz sind», so Nils Britze. Er sieht auch das Zeitmanagement gefährdet, wenn Mitarbeiter spontan und möglichst schnell auf Anfragen reagieren sollen.

«Auf diese Weise werden Chats auch eher zum Kanal für Impulsnachrichten, da die Nutzer schneller antworten und nicht so überlegt formulieren wie bei einer E-Mail», ergänzt Anna-Lena Schwalm von Crisp Research. «Andererseits wollen Firmen durch den Chat in der Regel den ungezwungenen Austausch bei internen Projekten und Teamwork fördern.» Nachteile sieht sie auch in der fehlenden Verschlüsselung, dem Fehlen einer eindeutigen ID wie bei der E-Mail-Adresse und beschränkten Zugriffsmöglichkeiten (nicht unabhängig vom Gerät).