E-Mails für die Ewigkeit verwahrt

Der amerikanische Anbieter Salesforce.com ist mit diesem Konzept derzeit äusserst erfolgreich, wenn es um webbasierte CRM-Lösungen geht. Inzwischen sind auch On-Demand-Services für die Bereiche E-Mail-Archivierung, Spam-Filterung und Verschlüsselung zu haben. Dabei laufen alle E-Mail-Vorgänge, die ansonsten auf firmeneigenen Servern ablaufen, ausgelagert auf der Hardware eines externen Anbieters ab. Unternehmen, die den Service nutzen, können dabei auf eine eigene Spamschutz-, Sicherheits- und Archivierungs-Infrastruktur völlig verzichten.

Der technische Aufwand für einen reibungslosen E-Mail-Verkehr in Unternehmen ist mittlerweile recht hoch. Das liegt unter anderem an der Flut von Spam-Mail, die die Internet-Bandbreite reduziert und mehr als ein Ärgernis ist: Wird sie nicht schon vor dem Erreichen eines E-Mail-Clients aus dem Datenstrom gefischt und blockiert, frisst jede Spam-Mail wertvolle Arbeitszeit beim Anwender, der manuell seinen Eingangskorb sauber halten muss. Abgesehen davon droht Gefahr durch Trojaner, Viren, Würmer und andere böse Eindringlinge. Von diversen Anbietern gibt es deshalb auf Hardware oder Software basierende Lösungen, die am E-Mail-Gateway ansetzen und versuchen, Spam und Malware schon vor den virtuellen Firmentoren zu löschen. Doch diese Appliances sind oft entweder unter- oder überfordert. Im - noch vergleichsweise harmlosen - Fall einer mangelnden Auslastung nutzt das Unternehmen eine Lösung, die für die eigenen Bedürfnisse überdimensioniert ist und als Investitionsruine ihren Dienst verrichtet. Ist dagegen das Produkt zu schwach ausgelegt, bringen Bedrohungen wie Virenstürme, Spamwellen und Directory Harvest Attacks das System zum Erliegen, verzögern den E-Mail-Verkehr und führen dadurch im schlimmsten Fall zum Stillstand des Geschäftsbetriebes. Darüber hinaus gibt es von Zeit zu Zeit Downtimes, wenn die Lösung aktualisiert werden muss. Dadurch entstehen weitere Kosten. Das zweite grosse Problem im Zusammenhang mit dem E-Mail-Einsatz in Unternehmen ist die Archivierung. Elektronische Post ist das Stiefkind der Datensicherung. Während Unternehmen mit viel Aufwand und grossen technischen Investitionen tägliche Backups von Word-Dokumenten und Excel-Tabellen anfertigen, werden E-Mails häufig lange auf dem Server belassen und nur sporadisch auf CD gebrannt. Gleichzeitig wachsen in kaum einem IT-Bereich die Datenmengen derart schnell an. Das Marktforschungsinstitut Enterprise Strategy Group schätzt, dass Unternehmen im Jahr 2006 rund 1,6 Millionen TByte an Nachrichten produzieren werden. In vielen davon steckt wertvolles Know-how, das auch dann noch zur Verfügung stehen soll, wenn der Absender das Unternehmen vielleicht schon längst verlassen hat. Soll aber eine alte E-Mail rekonstruiert werden, so muss ein Techniker mit den Betriebssystem-eigenen Techniken mühselig die Backup-Datenträger durchsuchen. Deshalb sorgt manch ein Anwender vor und speichert wichtige Mails auf seinem eigenen Rechner - zur Not solange, bis die Festplatte voll ist. Doch viel schlimmer als die unnötige Verschwendung von Ressourcen ist die verteilte Speicherung von Wissen, das eigentlich dem ganzen Unternehmen zur Verfügung stehen sollte. Der dritte wichtige Punkt betrifft die Verschlüsselung von E-Mails. Auch dafür setzen die meisten Unternehmen Hardware- oder Software-basierte Lösungen ein, die eine Reihe von Unwägbarkeiten bergen. So muss sichergestellt sein, dass die Anbindung jedes einzelnen Arbeitsplatzes kein Sicherheitsrisiko darstellt. Da der zentrale Sicherheits-Server besonders empfindlich ist, muss er gesondert vor Hacker-Angriffen geschützt werden.

Eine On-Demand-Lösung kann einige dieser Probleme beseitigen. Durch den Hosted-Ansatz landen Spam und Malware erst gar nicht vor den Toren des Firmennetzwerkes, sondern werden bereits auf dem Server des On-Demand-Dienstleisters gelöscht beziehungsweise in die Quarantäne verschoben. Dabei sind auch mehrschichtige Filtertechniken möglich, bei denen mehrere Virenscanner gleich doppelten Schutz bieten. Dazu untersucht die Software den Inhalt des Textes nach Spam-Merkmalen und überprüft Anhänge auf Viren. Auch die verschickten Nachrichten durchlaufen diesen Prozess. Dabei ist eine gute On-Demand-Lösung in der Lage, zwischen Mails, die externe Adressen erreichen und solchen, die nur innerhalb des eigenen Unternehmens verschickt werden, zu unterscheiden. Ein weiterer Vorteil: Die System-Administratoren des Dienstleisters installieren regelmässig Updates der aktuellen Virensignaturen und verbessern den Spam-Filter. Der Kunde muss sich nicht mehr selbst um das leidige Thema Viren und Malware kümmern. Auch in Sachen E-Mail-Archivierung ist der On-Demand-Ansatz der klassischen Hardware-Version überlegen. Bei einem Hosted Service werden automatisch ein- und ausgehende E-Mails, Instant-Messenger-Sitzungen und Anhänge in redundanter und vor allem nicht manipulierbarer Form gespeichert. Dabei ist es möglich, fortlaufend sämtliche E-Mails zu indizieren, so dass diese besonders schnell mit einer Suchanfrage gefunden werden. Das funktioniert bei den guten Lösungen auch mit Attachments. Von diesen sollten möglichst viele verschiedene Formate erkannt werden. Einzelne Anbieter sind in der Lage, mit 500 unterschiedlichen Dateiarten umzugehen und auch diese mit einem Index zu versehen. Schliesslich erreichen oder verlassen rund 80 Prozent aller Dokumente, die ein Unternehmen besitzt, dieses per E-Mail. Wer also sorgsam die elektronische Post archiviert, vergrössert seine Chancen, auch dann weiterarbeiten zu können, wenn nach einem Datenverlust selbst die File-Server-Backups defekt sind. Wer ein On-Demand-System nutzt, erfüllt damit in der Regel alle gesetzlichen Regelungen zur Dokumentation. Der Zugriff auf das Archiv funktioniert idealerweise webbasiert und ist auch für weniger versierte Anwender problemlos möglich. In vielen Fällen kann der Kunde einen «Search Administrator» benennen. Nur dieser hat Zugriff auf sämtliche archivierte E-Mails. Dazu kann er per Web-Browser auf die Datenbank zugreifen und nach verschiedenen Kriterien Suchanfragen ausführen. Die gefundenen Ergebnisse lassen sich dann in den unterschiedlichsten Formaten exportieren.

Auch bei der sicheren Verschlüsselung von E-Mails sind interessante Features möglich. So kann die Codierung bereits im Rechenzentrum auf abgesicherten Computern erfolgen. Ausserdem lassen sich zum Beispiel Richtlinien festlegen, nach denen alle Meldungen eines Anwenders oder die einer ganzen Benutzergruppe verschlüsselt werden. Ebenso denkbar ist auch, dass alle Meldungen mit dem Attribut «vertraulich» automatisch codiert werden. Auf den Rechnern des On-Demand-Anbieters erfolgt dann die Verschlüsselung und den Empfänger erreicht eine Benachrichtigung, dass die Meldung auf einem sicheren Webportal zum Abruf bereit liegt. Der Adressat authentisiert sich dann für den Zugang zu dieser Internetseite und kann die Meldung in einer sicheren Umgebung lesen und beantworten. Ebenso hat er die Möglichkeit, seinen eigenen Schlüssel zu installieren, um fortan die verschlüsselten Mails direkt mit seinem Client zu empfangen. Laut Aussagen des Marktforschungsinstituts Experton Group gehört Outsourcing zu den Top-Themen, die CIOs in den folgenden Jahren beschäftigen werden. Dabei sind es sowohl Fragen der Compliance, als auch der Sicherheit, die dazu führen, dass Unternehmen den Schutz vor Viren und Malware, die Archivierung sowie die Verschlüsselung von E-Mails externen Dienstleistern anvertrauen.