E-Archivierung ist nicht nur IT-Sache
RECHT: E-Archivierung ist nicht nur IT-Sache
Policies und Weisungen
Wird ein Archivierungsprojekt lanciert, muss neben der Evaluation der für das Unternehmen optimalen technischen Archi-vierungslösung die Frage geklärt werden, welche Dokumente auf Grund gesetzlicher Vorgaben, aus Gründen der Beweissicherung oder der internen Dokumentation in welcher Form aufzubewahren sind.
Die Vorschriften über die kaufmän-nische Buchführung dienen in erster Linie dem Schutz externer Interessen und sind von allen Unternehmen zu beachten, welche sich ins Handelsregister eintragen lassen müssen. Zusätzlich finden sich häufig in Spe-zialgesetzen Aufbewahrungsvorschriften, welche für bestimmte Branchen erlassen wurden. Bedürfnisse der unternehmensinternen Dokumentation sowie der Sicherung von Beweisen für mögliche spätere Rechtsstreitigkeiten erweitern den Kreis der geschäftskritischen Informationen, welche für eine bestimmte Zeit archiviert werden sollten.
Die Archivierung von E-Mails stellt für die Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei aber um keinen Spezialfall: Ist ein E-Mail seinem Inhalt nach als Geschäftskorrespondenz zu qualifizieren, dann muss es auch archiviert werden. Um einerseits sicherzustellen, dass alle relevanten E-Mails aufbewahrt und andererseits nicht automatisch alle privaten E-Mails der Mitarbeitenden gespeichert werden, ist mittels Policies und Weisungen verbindlich zu regeln, wie dieses Kommunikationsmittel im Unternehmen eingesetzt wird.
Entgegen der weit verbreiteten Auffassung, dass Archivierungsprojekte als IT-Projekte auch die alleinige Aufgabe und Verantwortung der IT-Abteilung sind, liegt die Identifikation der zu archivierenden Do-kumente in der Verantwortung der Unternehmensführung. Durch den Erlass ent--sprechender Policies werden die zu archi-vierenden Dokumente sowie die Art der Auf-bewahrung - in Papierform oder elektronisch - bestimmt. Ein Archivsystem kann die Unternehmensführung bei der rechtskonformen Archivierung unterstützen - ein grosser Teil der Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen selbst.
Die Vorschriften über die kaufmän-nische Buchführung dienen in erster Linie dem Schutz externer Interessen und sind von allen Unternehmen zu beachten, welche sich ins Handelsregister eintragen lassen müssen. Zusätzlich finden sich häufig in Spe-zialgesetzen Aufbewahrungsvorschriften, welche für bestimmte Branchen erlassen wurden. Bedürfnisse der unternehmensinternen Dokumentation sowie der Sicherung von Beweisen für mögliche spätere Rechtsstreitigkeiten erweitern den Kreis der geschäftskritischen Informationen, welche für eine bestimmte Zeit archiviert werden sollten.
Die Archivierung von E-Mails stellt für die Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei aber um keinen Spezialfall: Ist ein E-Mail seinem Inhalt nach als Geschäftskorrespondenz zu qualifizieren, dann muss es auch archiviert werden. Um einerseits sicherzustellen, dass alle relevanten E-Mails aufbewahrt und andererseits nicht automatisch alle privaten E-Mails der Mitarbeitenden gespeichert werden, ist mittels Policies und Weisungen verbindlich zu regeln, wie dieses Kommunikationsmittel im Unternehmen eingesetzt wird.
Entgegen der weit verbreiteten Auffassung, dass Archivierungsprojekte als IT-Projekte auch die alleinige Aufgabe und Verantwortung der IT-Abteilung sind, liegt die Identifikation der zu archivierenden Do-kumente in der Verantwortung der Unternehmensführung. Durch den Erlass ent--sprechender Policies werden die zu archi-vierenden Dokumente sowie die Art der Auf-bewahrung - in Papierform oder elektronisch - bestimmt. Ein Archivsystem kann die Unternehmensführung bei der rechtskonformen Archivierung unterstützen - ein grosser Teil der Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen selbst.
