RECHT
18.12.2005, 17:25 Uhr
E-Archivierung ist nicht nur IT-Sache
Soll ein Papierarchiv durch ein elektronisches Archiv abgelöst werden, so gilt es, nicht nur die technischen, sondern auch die rechtlichen Aspekte zu berücksichtigen.
Um den Corporate-Governance-Anforderungen zu genügen, ist die Geschäftsleitung eines Unternehmens verpflichtet, mittels interner Kontrollsysteme und einem Risikomanagement die
finanziellen und operativen Risiken abzu-decken. Teil des internen Kontrollsystems ist die rechtskonforme Führung und Aufbewahrung der geschäftskritischen Informationen.
In der Schweiz finden sich die grund-legenden gesetzlichen Vorschriften betreffend der rechtskonformen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Seit die Vorschriften des OR über die kaufmännische Buchführung revidiert und gemeinsam mit der GeBüV im Jahr 2002 in Kraft gesetzt wurden, dürfen die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Der Medienbruch, der bis 2002 häufig mit der Archivierung der Geschäftsdokumente verbunden war, scheint der Vergangenheit anzugehören. Die unternehmensinternen Prozesse können optimiert werden, das damit verbundene Einsparungspotenzial scheint verheissungsvoll. Die vorhandenen Zweifel und Unsicherheiten betreffend der praktischen Umsetzung der noch relativ neuen Normen des OR und der GeBüV hindern zurzeit aber noch viele Unternehmen daran, das vorhandene Papierarchiv durch ein elektronisches Archiv abzulösen. Und das, obwohl häufig sogar sowohl elektronisch als auch in Papierform archiviert wird - elektronische Archive erleichtern durch ihre Suchfunktionen das Auffinden eines bestimmten Dokuments im unübersichtlichen Dschungel eines Papierarchivs.
finanziellen und operativen Risiken abzu-decken. Teil des internen Kontrollsystems ist die rechtskonforme Führung und Aufbewahrung der geschäftskritischen Informationen.
In der Schweiz finden sich die grund-legenden gesetzlichen Vorschriften betreffend der rechtskonformen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern im Obligationenrecht (OR) und in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Seit die Vorschriften des OR über die kaufmännische Buchführung revidiert und gemeinsam mit der GeBüV im Jahr 2002 in Kraft gesetzt wurden, dürfen die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Der Medienbruch, der bis 2002 häufig mit der Archivierung der Geschäftsdokumente verbunden war, scheint der Vergangenheit anzugehören. Die unternehmensinternen Prozesse können optimiert werden, das damit verbundene Einsparungspotenzial scheint verheissungsvoll. Die vorhandenen Zweifel und Unsicherheiten betreffend der praktischen Umsetzung der noch relativ neuen Normen des OR und der GeBüV hindern zurzeit aber noch viele Unternehmen daran, das vorhandene Papierarchiv durch ein elektronisches Archiv abzulösen. Und das, obwohl häufig sogar sowohl elektronisch als auch in Papierform archiviert wird - elektronische Archive erleichtern durch ihre Suchfunktionen das Auffinden eines bestimmten Dokuments im unübersichtlichen Dschungel eines Papierarchivs.
