Office-Programme as a Service

Software as a Service (SaaS) etabliert sich. So zeigt der aktuelle Cloud-Monitor des deutschen ICT-Branchen­verbands Bitkom, dass 2015 bereits 54 Prozent der Unternehmen Cloud-Dienste benutzten. Erstmals setzte dabei mit 52 Prozent der Befragten auch eine Mehrheit unter den KMUs auf Cloud-Computing. Überdurchschnittlich zulegen konnte der Studie zufolge die Public Cloud, mit einer Steigerung von 16 auf 26 Prozent. Unter den SaaS-Anwendungen führen in diesem Bereich die Office-Programme (43 Prozent) mit deutlichem Abstand vor Groupware (35 Prozent) und branchenspezifischen Anwendungen (34 Prozent). Dabei überzeugten die Entscheider neben Kosteneinsparungen offenbar vor allem die hohe Flexibilität der Lösungen sowie deren Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und Performance.  Die Gesamtkosten liegen anderen Studien zufolge etwa 30 Prozent unter denen vergleichbarer Kauflösungen, auch weil die Anschaffung zusätzlicher Hardware oft entfallen kann. Dazu kommt, dass SaaS-Lösungen kontinuierliche Updates erfahren, ohne dass die eigene IT-Abteilung sich da­rum kümmern muss. Und der unmittelbare Kontakt zum Anbieter sorgt dafür, dass auftretende Probleme schnell beseitigt werden.

Auf der Negativ-Seite sind vor allem Sicherheitsbedenken immer noch weit verbreitet. So befürchten laut Bitkom-Studie 58 Prozent der Befragten, dass sensible Unternehmensdaten unberechtigten Zugriffen ausgesetzt sein könnten, gefolgt von 45 Prozent, die mit allgemeinen Datenverlusten rechnen. Offenbar keine Rolle mehr spielt dagegen die Angst, durch eine instabile Internetanbindung Produktivitätsausfälle zu riskieren. Die Anzahl der Unternehmen, die ihre Erfahrung mit Public-Cloud-Diensten «durchweg positiv» beurteilen, hat sich gegenüber dem Vorjahr mit 42 Prozent mehr als verdoppelt. Eine Office-Suite umfasst in der Regel die drei Hauptsäulen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm. Dazu kommen je nach Anbieter ein E-Mail-Client, Kalender, Kontakt-Verwaltung und eventuell weitere Apps. Dabei ist der Markt der SaaS-Lösungen in diesem Bereich seit Jahren relativ statisch. Etabliert haben sich hier mit ihren Angeboten vor allem drei Hersteller, nämlich Microsoft, Google und Zoho. Den jüngsten Zuwachs unter den Anbietern stellt Apple dar, das mit der Ausweitung seines iCloud-Angebots nun auch um PC-Kunden wirbt. Nächste Seite: Microsoft Office 365

Microsoft stellt mit MS Office seit vielen Jahren den Quasi-Industriestandard unter den Büro-Suiten. Das geht so weit, dass Programme, die keine Kompatibilität zu Word-Texten, Excel-Tabellen und Powerpoint-Präsentationen aufweisen, praktisch nicht konkurrenzfähig sind. Mit Office 365 bieten die Redmonder ihren Klassiker seit gut fünf Jahren auch im Abo-Modell an. Als Besonderheit kann dabei gelten, dass die Anwendungen sich vollständig auf dem lokalen Rechner installieren lassen, man also zum Betrieb nicht auf eine bestehende Online-Verbindung angewiesen ist. Zur Aktivierung, für regelmässige Updates und in gewissen Abständen zur Funktionserhaltung ist diese aber erforderlich. Neben den drei Grundprogrammen umfasst das Angebot die Notiz-App OneNote, Zugang zu OneDrive-Speicher sowie Outlook für die E-Mail-, Kontakt- und Kalender-Verwaltung. Bei den Business-Versionen kommt ausserdem Publi­sher zur Dokumentengestaltung und bei den Enterprise-Editionen Access als programmierbare Datenbank hinzu. Ausserdem bieten die Unternehmensangebote Active-Directory-Integration und erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Die Kosten für das Abonnement liegen, je nach Leistungsumfang und Zahlungsweise, zwischen 4,20 Euro und 34,40 Euro pro Nutzer und Monat. Dafür bekommt man den vollen Funktionsumfang der enthaltenen Programme auf Mac oder PC, Apps für alle mobilen Geräte, umfangreichen Cloud-Speicher, Support und nicht zuletzt die neuesten Updates, sobald sie verfügbar sind. So wurde beispielsweise Word gerade um die Funktion «Researcher» erweitert, mit der sich Online-Inhalte direkt im Dokument recherchieren und per Klick, passend formatiert, einfügen lassen. Outlook für PC erhielt im Juli einen zusätzlichen «Focused»-Tab, mit dem sich wichtige E-Mails besser vom Grundrauschen abheben sollen. In den mobilen Versionen soll sich der Tab bereits bestens bewährt haben. Kostenlos steht daneben als reines «Browser-Spin-off» Office Online zur Verfügung. Es bietet funktionsreduzierte Versionen von Word, Excel, Powerpoint und OneNote, zu deren Bedienung lediglich ein Standardbrowser gebraucht wird. Um Office Online zu nutzen, genügt ein aktiviertes Microsoft-Konto. Nächste Seite: Google Drive

Google hat bekanntermassen die Neigung, in allen Bereichen mitspielen zu wollen. Mit Google Docs beziehungsweise Google Apps haben die Kalifornier auch schon lange eine vollständige Online-Office-Suite am Start. Die Business-Variante heisst Google Apps for Work und kostet, je nach Leistungsumfang, 4 oder 8 Euro pro Nutzer und Monat. Grundsätzlich enthalten sind darin neben den Diensten Gmail, Hangouts, Kalender und Google+ die Textverarbeitung Docs sowie die Apps für Tabellen, Formulare und Präsentationen. Dazu kommen geschäftlich nutzbare E-Mail-Adressen mit der eigenen Domain anstelle des verräterischen «gmail.com», Sicherheits- und Administratorfunktionen, Rund-um-die-Uhr-Support sowie 30 GByte Cloud-Speicher. Dieser erhöht sich auf mindestens 1 TByte pro Nutzer in der teureren Variante, die ausserdem noch erweiterte Admin-Elemente, zusätzliche Report-Funktionen, E-Mail-Archivierung und die sogenannte Google Vault umfasst. In der Vault lassen sich E-Mail-Nachrichten und offizielle Chats archivieren, durchsuchen und exportieren. So können die Inhalte auch über die von Google standardisierten Zeiträume hinaus aufbewahrt werden, ausserdem lassen sich getrennte Richtlinien für einzelne Organisationseinheiten, bestimmte Zeiträume oder auch spezifische Begriffe festlegen. Die Suchfunktion «E-Discovery» soll Daten rechtskonform selbst in geschlossenen Konten auffinden und kann so die Arbeit der Rechtsabteilung im Falle eines Falles erleichtern.

Alle Office-Programme von Google laufen im Browser, erfordern also keinerlei Installation. Lediglich Google Drive muss als Client zur Verwaltung und zur Synchronisierung auf unterschiedlichen Endgeräten heruntergeladen werden. Über Hangouts bietet die Google-Suite einen integrierten Meetingspace für Teams. Jeder virtuelle Raum hat dabei Platz für bis zu 25 Teilnehmer, sodass auch grössere Besprechungen ortsunabhängig durchführbar sind. Dank einer integrierten Bildschirmfreigabe lassen sich hier auch kom­plexe Zusammenhänge vermitteln und diskutieren. Gut: In Google Kalender eingetragene Besprechungen kann man mit einem Hangout verknüpfen. Eingeladene Benutzer verbinden sich dann direkt mit einem Mausklick. Nächste Seite: Zoho Docs

Mit den Apps Writer, Sheet, Show und Sync bietet der SaaS-Spezialist Zoho auch eine umfangreiche Office-Suite an. Die Applikationen sind relativ einfach gehalten und laufen komplett im Browser. Dateikompatibilität zum Microsoft-Standard stellt dabei sicher, dass Zoho-Nutzer nicht ins Abseits geraten. Writer ist die Textverarbeitung, die mit einer minimalistischen Bedienoberfläche zum Lostippen einlädt. Zahlreiche Online-Templates sollen die Arbeit erleichtern, allerdings ist hier zu bedenken, dass die Vorlagen angelsächsischen Standards folgen und daher im deutschen Büro-Alltag eventuell nur bedingt einsetzbar sind. Der Editor kommt mit den Formaten ODT, HTML und DOCX zurecht. Bilder lassen sich direkt aus Flickr, Picasa und Youtube einbinden. Mit Sheet erstellt man Kalkulationstabellen unter einer Excel-ähnlichen Oberfläche. Auch der Dateiaustausch ist gewährleistet, Sheet verarbeitet die Formate XLS, XLSX, CSV und ODS. Einfache Grafiken und Pivot-Tabellen sind mit der Web-App ebenfalls möglich. Show ist ein Präsentationsprogramm, das mit einer ansprechenden Bedienoberfläche und umfangreichen Werkzeugen besticht. Es importiert und exportiert die Dateiformate PPT, PPTX sowie ODT. Show kann Bilder, Videos und Tweets von Flickr, Youtube beziehungsweise Twitter direkt einbinden. Fertige Präsentationen können gestreamt oder auf Websiten sowie in Blogs und sozialen Medien veröffentlicht werden. Alle drei Apps verfügen daneben über Collaboration-Funk­tionen, was es ermöglicht, auch gemeinsam im Team an Dokumenten und Präsentationen zu arbeiten. Abgerundet wird die Zoho-Suite durch Sync, einen Desktop-Client für Windows-, Mac- oder Linux-Rechner, der die Synchronisation zwischen Cloud und PC regelt. Die Kosten für das Paket betragen 5 oder 8 Dollar pro Nutzer und Monat, wobei die teurere Variante mehr Speicherplatz und zusätzliche Verwaltungsfunktionen bietet. Nächste Seite: Newcomer und andere

Der zunehmende Erfolg der drei etablierten Online-Suiten veranlasst auch andere Anbieter, sich mit dem Thema zu befassen. So bietet Adobe im Rahmen seiner Acrobat Document Cloud mit Buzzword eine Online-Textverarbeitung an, die vor allem durch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit einer unbegrenzten Personenzahl aus dem Rahmen fällt. Die Anwendung läuft auf dem Adobe-Server und wird per Browser bedient. Grösser steigt Apple mit iWorks für iCloud ein. Die Apps Pages (Textverarbeitung), Numbers (Tabellenkalkulation) und Keynote (Präsentation), bis vor Kurzem noch strikt iOS-Geräten vorbehalten, werden damit auch unter Windows und anderen Betriebssystemen per Browser nutzbar.

Unter der Bezeichnung Collabora Online Development Edition oder kurz CODE stellen der Distributor Collabora und das Open-Source-Projekt OwnCloud die Büro-Suite Libre­Office zur Online-Anwendung zur Verfügung. Dabei handelt es sich derzeit noch um eine Beta, die in Form eines Docker-Images heruntergeladen werden kann, langfristig geplant ist jedoch ein kommerzielles Angebot. Vom koreanischen Hersteller Hancom schliesslich kommt mit ThinkFree Office eine Büro-Suite, die durch die flankierenden Komponenten «Online», «Mobile» und «Server» ebenfalls zum Online-Office per Pri­vate oder Public Cloud wird.