Je intelligenter, desto effizienter

Moderne Input Management Lösungen dienen als Trichter für alle eingehenden Dokumente (inkl. Bilder) und Eingangskanäle für die anschliessende Verarbeitung in den Geschäftsprozessen. Dabei werden physische Dokumente mit der neusten Scanning Technologie digitalisiert und zusammen mit über E-Mail, REST API oder Web Portal erhaltenen, bereits elektronisch vorliegenden Dokumenten direkt in die Intelligent Document Processing Plattform importiert. Und wo kommt jetzt die künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel?

Bei Arcplace werden KI-Technologien primär dort eingesetzt, wo Dokumente mit hohem Automatisierungsgrad klassifiziert, extrahiert und validiert werden müssen. So zum Beispiel im Rahmen eines digitalen Posteingangs, der automatisierten Rechnungsverarbeitung oder bei der Digitalisierung grosser Archivbestände – dem sogenannten Initial Scanning. Bei der Klassifizierung und Datenextraktion arbeitet Arcplace mit führenden Technologiepartnern zusammen, wobei die Intelligent Document Processing Plattform TCG DocProStar mit der KI von Skilja oder für bestimmte Use Cases die Intelligent Document Processing Plattform von Parashift eingesetzt werden. Beide Systeme arbeiten auf der Basis künstlicher Intelligenz, wobei primär Machine Learning Funktionalitäten zum Einsatz kommen.

Ohne akkurate Daten gibt es keine sinnvolle Automatisierung, keine effizienten Prozesse und auch keine wirklich reibungslose Übergabe der Daten in die weiterführenden Systeme. Eine Voraussetzung für die richtige Weiterverarbeitung im Unternehmen ist deshalb die Klassifizierung der eingehenden Dokumente. Um bei der Klassifizierung die Qualität automatisiert steigern zu können, wird die Intelligent Document Processing Plattform regelmässig mit möglichst vielen Beispieldokumenten und Bildinformationen gefüttert. Dieses Anlernen mit Trainingssets ist sehr einfach und kann innert kürzester Zeit durchgeführt werden. Wird ein Dokument nicht erkannt, geht es automatisch an einen menschlichen Operator. Dieser klassifiziert die Information manuell und ergänzt sie bei Bedarf. Das System merkt sich nun die neuen Inputs, lernt im Betrieb also laufend dazu und erkennt so mehr und mehr Dokumente selbständig. Die Klassifizierungsintelligenz kann durch die Hinzunahme neuer Dokumenttypen täglich verbessert werden.

Ist die Klassifikation der Dokumente abgeschlossen, geht es in einem nächsten Schritt darum, die relevanten Informationen korrekt aus dem Dokument zu extrahieren und validieren. Extrahierte Informationen können beispielsweise Kundenadressen und -nummern, Konto- oder Rechnungsinformationen sein. Die extrahierten Daten werden mit den Stammdaten, die sich bereits in zentralen Systemen (ERP, CRM, etc.) befinden, abgeglichen. Falls die Validierung mit den Stammdaten nicht erfolgreich ist, findet eine manuelle Validierung statt. Diese validierten Daten werden zusammen mit dem Dokument an die weiterführenden Systeme übergeben. 

Die KI-Technologien werden so genutzt, dass sich die Lösung stetig optimiert, die Sachbearbeitenden dadurch von den manuellen Tätigkeiten entlastet und Prozesse weiter automatisiert werden. Repetitive Aufgaben lassen sich reduzieren und die Durchlaufzeiten verkürzen. Ein detailliertes und dynamisches Reporting gewährleistet zudem die volle Transparenz über die Verarbeitungsmengen und Automatisierungsraten.

Als unabhängiger Immobiliendienstleister bearbeitet die VERIT Immobilien AG seit 1960 erfolgreich den Schweizer Immobilienmarkt. Im Rahmen einer umfassenden Digitalisierungsstrategie treibt VERIT konsequent ihre digitale Transformation voran. Es wurde ein elektronisches Archiv sowie ein digitaler Posteingang mit digitalen Geschäftsprozessen eingeführt.

Angesichts der grossen Menge an Dokumenten, die jeden Tag digitalisiert sowie klassifiziert werden mussten, hat das Unternehmen die Verantwortung für das Scanning sämtlicher Posteingangsdokumente an Arcplace ausgelagert. Der gesamte Posteingang mit über 100’000 Briefeingängen jährlich wird heute mit der Ein-Schritt-Scanning-Technologie von OPEX eingescannt. Für die Klassifizierung und Datenextraktion wird DocProStar mit seiner künstlichen Intelligenz eingesetzt, um effizientere Prozesse und eine reibungslose Weitergabe in die bestehenden Umsysteme gewährleisten zu können.

Nachdem die physischen Dokumente im Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center eingescannt sind, kommt bei der Klassifizierung der Posteingangsdokumente die künstliche Intelligenz zum Zuge. Auch im Fall von VERIT wurde das System im Vorfeld mit Beispieldokumenten angelernt und im Betrieb eignet es sich fortwährend weiteres Wissen an. Ziel ist es, die Automatismen und «Machine Learning»-Funktionalität so zu nutzen, dass sich die Lösung stetig optimiert und die Bewirtschafter bei der VERIT von den manuellen, repetitiven Tätigkeiten entlastet werden. Zusätzlich werden mit der antrainierten KI weitere Business Cases erprobt, welche die Qualität der abgelegten Dokumente im Archiv immerzu steigern und zudem die digitalen Prozesse beschleunigen.

«Künstliche Intelligenz ist für VERIT eine Schlüsseltechnologie, um im Umgang mit digitalen Dokumenten mehr Effizienz zu erlangen und gleichzeitig eine höhere Qualität zu erzielen. Die KI hilft uns, den Mitarbeitenden bei ihren täglichen Routinearbeiten administrative Tätigkeiten abzunehmen», erklärt Martin Frei, Chief Digital Officer (CDO), VERIT Immobilien AG.

Roger Egli, Solution Owner Input Management bei Arcplace, ergänzt: «Wir haben die VERIT Immobilien AG als sehr innovativ und zukunftsorientiert wahrgenommen. Umso mehr freut es uns, dass wir dieses zukunftsweisende Projekt mit VERIT umsetzen durften und dabei die Prozesse durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz deutlich optimieren konnten.»