Die Verarbeitung der Controllingdaten bei Swiss Post International in Bern (SPI) war in den expansiven Jahren gewachsen und von Problemen geprägt: Die Datenerfassung und -übertragung in die IT-Systeme (Excel, Access, Hyperion Financial Management, Hyperion Enterprise, SAP) erfolgte grossteils manuell, also fehleranfällig und zeitaufwändig. Für jeden Prozess mussten grosse Datenmengen verarbeitet werden, die viel Speicher beanspruchten, aber nicht interaktiv verbunden waren. Dabei den Überblick über 80 Organisations-, 40 Produkt- und 20 Hilfskostenstellen bei 100 Vorhaben/Projekten sowie 600 Top-Kunden zu behalten, war schwierig. «Die Budgetierung des Absatzplans war suboptimal, verschiedene Budgetszenarien konnten nicht simuliert, einzelne Budgetversionen nicht sauber getrennt werden. Informationen zum Geschäftsverlauf waren viel zu spät verfügbar», erinnert sich Markus Jourdan, Leiter Finanzcontrolling von SPI Schweiz. Er suchte daher zusammen mit seinem Chef Stephan Bitterlin, Leiter Finanzen bei SPI Schweiz, nach einer Business-Controlling-Lösung, die eine qua-litativ hochwertige Planung mit minimalem Zeitaufwand ermöglicht und alle Zeithorizonte von Planung und Auswertung abdeckt - also alle Geschäftsprozesse optimal unterstützt.

Im Juni 2005 startete die Evaluierung mit dem Pflichtenheft. Dieses forderte vom Anbieter technisches Know-how, Ressourcen in der Betriebsinfrastruktur für Administrator- und Endbenutzer-Schulung, Support (mit Hotline/Callcenter), Weiterentwicklung und System-pflege, die Akzeptanz der «AGB-Bund für Informatik-lösungen» und gute Referenzkunden.

Markus Jourdan: «Bereits bei der ersten Sichtung wurden zwei Tendenzen klar: Es gab technisch ausgereifte, aber wenig flexible Produkte. Und es gab das flexible, logisch auf-gebaute Programm von Macs Software. Dieses bot mehr Möglichkeiten zu Datenkalkulation, Analyse und Darstellung, musste aber als völlig neues Produkt in die IT-Landschaft integ-riert werden.» Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung zeigte aber, dass die ganz neue Lösung die vielversprechendste war.

«Die Effizienz und Flexibilität der Macs Controlling-Suite, das Know-how, Lösungen kundengerecht, schnell und einfach auch in Grossunternehmen einzuführen, sowie unsere internen Controllingprozesse so zu optimieren, dass sie den steigenden Anforderungen gerecht werden, überzeugte uns», so Markus Jourdan. Zudem erfüllte Macs alle Kill-Kriterien des Pflichtenhefts und war bereit, auf spezielle Bedürfnisse einzugehen. Der Besuch beim Referenzkunden Dresdner Bank Zürich und die Nutzwertanalyse sprachen ebenfalls für das Macs-Produkt. Stephan Bitterlin: «Deshalb entschied die SPI-Geschäftsführung, statt in zusätzliche Personaleinheiten in das Macs-Softwarepaket zu investieren. In spätestens drei Jahren sollte sich die Investition amortisiert haben.»

Aufgrund der Komplexität wurde die Implementierung in zwei Phasen aufgeteilt. Phase I (im Juni 2006 gingen 50 gleichzeitig produktiv) umfasste die Tools CCC (Cost Center), SMC (Sales & Profit) und FCO (Balance & Cashflow) zur Budgetierung von Kostenstellen und Aufträgen sowie die Erstellung von Erfolgs- und Deckungsbeitragsrechnung. Im November 2006 startete Phase II mit der Budgetierung von Kunden und Produkten in einem separaten Datenszenario. Abschliessend werden die Daten zur Erstellung der Erfolgs-, Deckungsbeitrags- und Kundenerfolgsrechnung zusammengeführt.

Mit der Controlling-Suite verfügt SPI Schweiz über ein Tool, das alle Ist-, Plan- und Strategiewerte des Finanzcontrollings und der Betriebsbuchhaltung kumuliert wie auch periodisch abbildet. So werden viele Prozesse automatisiert. Nach der Erfassung der Basiszahlen werden Berechnungen per Knopfdruck durchgeführt, etwa Personalkosten, Saisonalisierung nach verschiedenen Verteilschlüsseln, Verteilung der Kosten von Vorkosten- auf Organisations- und Produktkosten-Stellen respektive Kostenträger, Deckungsbeitragsrechnung, Erfolgsrechnung, Anlagespiegel, rollierende Erwartung, Zahlenberichte etc.

Markus Jourdan ist zufrieden: «Durch die Automatisierung und die optimale Abstimmung der Prozesse fielen manuelle Eingaben weg, die Fehleranfälligkeit wurde verringert, die Datenqualität gesteigert, der Aufwand für die Budgetierung reduziert. Die Controlling-Verantwortlichen können sich auf ihre Kernaufgaben, Analyse und Steuerung, konzentrieren.» Auch fällt der Erfassungsaufwand in anderen Applikationen weg. Zum einen werden ermittelte Plandaten via Schnittstelle in die Konsolidierungssoftware Hyperion Financial Management (HFM) exportiert. Zum anderen werden operative Ist-Daten aus SAP in die Controllingsuite importiert, um Soll/Ist-Vergleiche durchzuführen.

Die effizienten Managementprozesse ermöglichen es SPI, auf strategischer Ebene neue Entwicklungen zu antizipieren, Alternativen abzuwägen und schnell und zielsicher die richtigen Entscheide zu treffen. Die Strategie top-down umzusetzen und bottom-up zu überwachen, beeinflusst den wirtschaftlichen Erfolg und Fortschritt. Da sich in der Controlling-Suite sowohl Ist- wie auch Plan-Daten befinden, sind automatische Abweichungsanalysen möglich. «Die Entscheidung für die Macs-Controlling-Suite war richtig. Zumal durch die gute Zusammen-arbeit unseres Projektteams mit den Macs-Consultants alle Vorgaben zu Inhalten, Finanzen und Zeit erfüllt wurden», bestätigt auch Stephan Bitterlin.

«Sobald die derzeit laufende Projektphase II abgeschlossen sein wird, beginnen wir mit der Liquiditätsplanung», blickt Jourdan in die Zukunft. «Das Datenmodell der Phase II ist weit fortgeschritten und wird bereits für die Budgetierung 2008 eingesetzt. Am Ende verfügen wir über ein umfassendes Controllingsystem, mit dem wir Abweichungen bis auf kleinste Dimensionen zurück verfolgen können. Dann werden auch weitere Funktionalitäten wie Szenariorechnungen, Auswirkungen von Preis- und Mengenabweichungen auf Ebene Betriebsergebnis oder rollierende Erwartung zum Tragen kommen. So können wir den wachsenden Anforderungen an das Controlling in allen Stufen gerecht werden».

Informationen zum Unternehmen

SPI ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Schweizerischen Post. 1996 gegründet beschäftigt SPI weltweit mehr als 1000 Mitarbeitende. SPI liefert sämtliche Produkte und Dienste, die im internationalen Postverkehr mit der Schweiz von Privat- und Geschäftskunden benötigt werden. In den Auslandsfilialen bietet SPI Dienste für grenzüberschreitende Postsendungen von Geschäfts-kunden an: Abwicklung der Geschäftspost, Direct Marketing, Distribution von Printmedien, Abo-Management, Kleinwarenversand. SPI ist im grenzüberschreitenden Briefmarkt heute die Nummer 5 nach der Deutschen Post, United States Postal Service, der britischen Royal Mail und der französischen La Poste.