Chatbots als Business-Apps
So wird ein Chatbot-Projekt angepackt
Low-Code-Technologien erlauben den Fachabteilungen eine autonome Umsetzung ihrer eigenen Vorstellungen – oft gänzlich ohne professionelle Software-Entwicklung – sowie eine schnelle Umsetzung samt sichtbarer Ergebnisse. Denn: Die verschiedenen Interessengruppen verstehen sich am besten, wenn sie die Lösung schon sehr früh «vor Augen» haben. Nebst der schnellen Umsetzung mit Low-Code-Technologie eignet sich auch die «Wizard of Oz»-Methode, um spielerisch zu einem gemeinsamen Verständnis zu kommen.
Daneben spielt im Kontext von Microsoft Teams auch die intelligente Nutzung der Teams-spezifischen Eigenschaften eine wichtige Rolle. Wie und wo starte ich den Dialog mit dem Chatbot? Im 1:1-Chat, im Gruppenchat, im eigenen Teams-Kanal oder vielleicht doch lieber direkt über die Suche in Teams? Darüber hinaus können im Dialogverlauf neben reinem Text auch visuell und funktional komplexe Nachrichten ausgetauscht werden. Die Einbindung von Medien ist genauso möglich wie das Auslösen weiterer Aktionen als Teil einer interaktiven Chat-Nachricht.
Und um all die Möglichkeiten von Microsoft Teams früh zu testen, eignet sich ein Low-Fidelity-Mockup des geplanten Funktionsumfang. Ein erster Prototyp ist schnell gezeichnet und eine spätere Umsetzung unkomplizierter. Für ästhetisch Anspruchsvolle stellt Microsoft auch High-Fidelity-Designs für den Einsatz in Sketch, Adobe XD, Figma oder Photoshop bereit. Dadurch kann die Lösung geschliffen und getestet werden, lange bevor es an die technische Umsetzung geht. Das spart Zeit, Geld und Nerven.
“Bestenfalls wird ein solches Unterfangen nicht nur nebenher umgesetzt, sondern als zentrales Vorhaben verstanden„
Sebastian Zolg
Der Schlüssel zum Erfolg
Machen wir uns nichts vor: Auch ein Chatbot ist ein Software-Projekt. Wie das trotz bester Absicht und gutem Personal verlaufen kann, haben wir alle schon einmal erlebt. Egal ob aus Sicht der Entwicklung, der Produktverantwortlichen oder aus der Kundenperspektive; es gilt: «Wer den Weg nicht kennt, wird das Ziel nicht finden.» So stellt sich zu Beginn des Projekts die Frage, welches Ziel eigentlich erreicht werden soll. Erst dann zeigt sich, ob die Nutzung von Chatbots in Microsoft Teams als eine Option von vielen tatsächlich die Richtige ist. Hinzu kommt die Tatsache, dass es sich hierbei um neue Produkte und Technologien handelt. Das macht sich auf zwei Arten bemerkbar: Zum einen verändern sich die Produkte fortlaufend, und zwar in einer Geschwindigkeit, mit der nicht immer Schritt zu halten ist, zum anderen ist nicht jede neue Funktion sofort für den produktiven Einsatz geeignet.
Bestenfalls wird deshalb ein solches Unterfangen nicht nur nebenher umgesetzt, sondern als zentrales Vorhaben verstanden. Auch deshalb, weil der Einsatz von Chatbots in der Praxis häufig skeptisch beäugt wird und deswegen besondere Sorgfalt verlangt.
Aus der Praxis
Wie Chatbots und IoT für mehr Wohlbefinden sorgen
Remote Work ist Realität. Covid-19 zeigte den Unternehmen auch hierzulande auf dramatische Art und Weise auf, wie es um den flexiblen Arbeitsplatz und die dazugehörige Kultur im Unternehmen tatsächlich bestellt ist. Dennoch: Ohne das Büro als Begegnungsort und Kreativfläche wird es auch in der Zeit nach der Pandemie nicht gehen. Die HR- und Facility-Abteilungen aller Schweizer Unternehmen arbeiten längst an einer zukünftigen Strategie zur effektiven und sicheren Nutzung der verbleibenden Bürofläche. Sie müssen nun den schwierigen Spagat zwischen kollektiver Begegnungsfläche und sicherem Rückzugsort als Alternative zum Home Office leisten.
Zur Bewältigung dieser Herausforderungen braucht es mehr als eine reine Neuaufteilung der nutzbaren Flächen. Das Büro wird nur dann zum Wunschort, wenn es auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden Rücksicht nimmt, und zwar in Echtzeit. Der Weg zum smarten Büro führt über die Nutzung intelligenter Sensorik aus dem Internet der Dinge (IoT). IoT-Sensoren messen zu jedem Zeitpunkt die Luftqualität, den Lärmpegel oder die Belegung einzelner Räume und leisten damit einen Beitrag zum Wohlbefinden aller.
Chatbots als Bindeglied
Während allein dieser Ausblick bei Facilitymanagerinnen und -managern bereits für feuchte Augen sorgt, stellt sich noch immer die Frage, wie auch Mitarbeitende vom smarten Büro profitieren können. Genau an dieser Stelle sind Chatbots das Bindeglied zwischen intelligenten Gebäuden und den Menschen darin. Durch die Fütterung mit Echtzeitdaten können sie den Mitarbeitenden etwa Auskunft geben über besonders ruhige Zonen im Grossraumbüro, die bestens für die konzentrierte Projektarbeit geeignet sind.
Die verbleibenden Meeting-Räume werden auch in Zukunft eine knappe Ressource sein, weshalb auch hier die Kombination aus Gebäudedaten und Chatbots helfen kann. So erkennt das smarte Büro, ob ein gebuchter Meeting-Raum auch tatsächlich belegt ist. Ist er das nicht, so kontaktiert der Chatbot proaktiv den Organisator und bittet via Microsoft Teams um die Freigabe des Meeting-Raums oder um eine erneute Bestätigung der Buchung. Natürlich funktioniert das auch in die andere Richtung: Ein Chatbot kann dabei helfen, Räume zu finden, die zwar gebucht, aber seit längerer Zeit nicht belegt sind. So findet sich vielleicht doch noch ein Meeting-Raum fürs spontane Treffen.
Auch beim eigenen Wohlbefinden hilft das smarte Büro. Durch die ständige Messung der Luftqualität erkennt es eine mögliche Überbelegung des Meeting-Raums oder signalisiert, ob es Zeit zum Lüften ist – nicht nur der Gesundheit wegen. In beiden Fällen können die Teilnehmenden des Meetings durch den Chatbot darauf hingewiesen werden und erhalten gleich noch Vorschläge zur Verbesserung. Soll der Serientermin vielleicht gleich in einen grösseren Raum verlegt werden? Eine Nachricht an den Chatbot genügt.
Zum Autor
Sebastian Zolg
arbeitet als Digital-Workplace-Architekt für die Swisscom. Ihm wurde für das Jahr 2021 der Microsoft Most Valuable Professional Award in der Kategorie Business Apps verliehen. Sein Schwerpunkt ist der Einsatz von Low-Code-Produkten zur Modernisierung der Applikationslandschaft in Unternehmen jeder Grösse und Branche.
