Die Kostenfrage der digitalen Transformation

Der Druck auf die IT-Abteilungen wächst und wächst. Neben dem langwierigen und oft mühsamen Umzug in die Cloud, müssen auch bestehende On-Premise Anwendungen gemanagt und Compliance-Aufgaben erfüllt werden. Mit dem Home Office steigt zudem die Nachfrage nach SaaS und Rund-um-Sorglos-Paketen für das Arbeiten zu Hause (inklusive Datenschutz und Cybersicherheit). Und das alles bei einem akuten Mangel an IT-Spezialisten am Arbeitsmarkt. 

Die To-Do-Liste für IT-Verantwortliche ist lang, das IT-Budget begrenzt – besonders in wirtschaftlich und politisch unsicheren Zeiten. Die gute Nachricht: Ein radikaler IT-Sparkurs ist nach Gartner trotz Krieg und Inflation vorerst nicht zu erwarten. Zu sehr entscheidet der Erfolg der digitalen Transformation über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. So gehen die Analysten im nächsten Jahr von einem Wachstum der IT-Ausgaben in der Wirtschafsregion EMEA um 3,7 % aus. In Ländern mit hohem IT-Reifegrad wie Deutschland, Frankreich und Grossbritannien erreichen die IT-Budget mit einem Plus von 5,2 % sogar ein neues Rekordhoch.

Die Kostenfrage wird damit nicht hinfällig, sie stellt sich lediglich neu. CIOs werden zukünftig verstärkt in Lösungen investieren, die sie dabei unterstützen, die Effizienz bzw. den ROI ihrer Technologien zu steigern und ihre Kosten zu reduzieren. Statt gekürzter Budgets steht auf der Jahresagenda 2023 also die gezielte und bedarfsorientierte Kostenoptimierung bestehender IT-Assets.  

Der Trend zum rationalen Wirtschaften im IT-Haushalt findet sich auch in den Umfrageergebnissen des State of ITAM Report 2023 von Flexera wieder. Hier zählen zu den Top-Initiativen derzeit die Reduzierung bzw. Optimierung der IT-Ausgaben (55 %), besseres, kosteneffizientes SaaS-Management (44 %) und die Um- bzw. Neuverteilung von nicht genutzten sowie nicht völlig ausgeschöpften Softwarelizenzen (43 %).

Diese Massnahmen sind dringend nötig, denn derzeit wirft fast ein Drittel der getätigten IT-Ausgaben keinen ROI im Unternehmen ab. Das gilt sowohl für On-Premise-Anwendungen (38 %) und Rechenzentren (34 %) als auch für SaaS und IaaS/PaaS (jeweils 33 %). Da die Ausgaben für SaaS die Ausgaben für On-Premise mittlerweile in vielen Unternehmen ein- und überholt haben, trifft das das Portemonnaie von Unternehmen empfindlich.

Die Optimierung der laufenden Kosten ist Aufgabe des IT-Asset-Management (ITAM) bzw. Software-Asset-Management (SAM), das damit innerhalb von IT-Abteilungen zwangsläufig in den Vordergrund rückt. Geht es um Entscheidungen über Investitionen, Kosteneinsparungen und nachhaltiges IT-Wachstum, berichten bereits 43 % der SAM und ITAM-Teams direkt an den CIO oder CTO. Im Vergleich zum letzten Jahr hat sich die Kommunikation mit der Chefetage damit fast verdoppelt (2022: 22 %).

Ziel der Zusammenarbeit ist es weniger, das IT-Budget zu kürzen als den technologischen Mehrwert (Technology Value Optimization) der bereits getätigten IT-Investitionen in vollem Umfang auszuschöpfen und so nachhaltiger zu wirtschaften. Folgende Best Practices sollten dabei als Grundpfeiler für jede IT-Budgetplanung herangezogen werden:

Eine grundlegende Herausforderung für ITAM-Teams ist die fehlende IT-Visibility. 65 % der Unternehmen haben keinen Einblick darüber, wie sich IT-Assets auf den Geschäftserfolg auswirken. Klar, dass sich auf dieser Basis keine smarten Entscheidungen über IT-Nutzung und -Kosten treffen lassen. Erste Regel lautet also: Wer besser haushalten will, sollte zunächst einmal den IT-Haushalt von Grund auf aufräumen. Normalisierte, bereinigte und ange­reicherten IT-Assetdaten helfen, Inventur zu machen und nebenbei auch Compliance- und Sicherheits-Vorgaben (z.B. EOL/EOS-Management) pflichtschuldig zu erfüllen.

Idealerweise sollten IT-Manager die Kosten sowie die tatsächliche Nutzung eines jeden einzelnen IT-Assets in ihrem Portfolio kennen. In der Realität scheitert dies jedoch an der schieren Komplexität und Menge. Lizenzen erschliessen sich nicht immer auf den ersten Blick, damit verbundene Nutzungsbedingungen sind oft bewusst umständlich formuliert. Hinzu kommt die Preispolitik grosser Softwarehersteller wie Microsoft, IBM, Oracle und SAP, die auf kniffligen Kombinationen von Cores, Clustern, Umgebungen und Verfügbarkeit basiert und sich kontinuierlich ändert. Ohne auto­matisierte ITAM-Tools lässt sich daher keine IT-Kosteneffizienz realisieren. Die Lösungen nutzen intelligente Algorithmen, um die ­Produktnutzungsrechte zu analysieren und den Lizenzierungsbedarf automatisch zu berechnen. Auf dieser Grundlage können ITAM-Teams dann die IT-Ausgaben vorausplanen und optimieren.

Cloud und SaaS bieten viele Möglichkeiten Kosten zu reduzieren und bedarfsgerecht an die tatsächliche Nutzung anzupassen. Nicht mehr genutzte SaaS-Abos lassen sich kündigen, überdimensionierte Cloud-Instanzen entfernen und Verträge mit Cloud-Anbietern neu verhandeln. Das gelingt allerdings nur mit einem automatisierten und kontinuierlichen Monitoring aller Cloud-Assets. Momentan verfügt lediglich die Hälfte der Unternehmen (48 %) über Prozesse, um die Nutzung von SaaS zu tracken. Ganzheitliche ITAM-Plattformen bieten hier gezielte Features für Cloud Cost Optimization (COO), um Konditionen bedarfsgerecht an die internen Anforderungen auszurichten (Stichwort: Rightsizing).

Grundsätzlich gilt: Entscheidungen rund um die IT-Budgetplanung lassen sich nicht isoliert voneinander treffen. Der Kontext zählt. Wie wirken sich Einsparungen auf die Compliance aus? Sind im nächsten Jahr Audits zu erwarten? Welche Anwendungen erhalten im Rahmen des Vulnerability Managements Priorität? Je ganzheitlicher der Blick auf die eigene IT gelingt, desto besser lassen sich Kosten und Nutzung auch optimieren.