Mobile Belegerfassung

IWB ist das Unternehmen für Energie, Wasser und Telekom. Es versorgt seine Kunden in der Region Basel und darüber hinaus. IWB ist führend als Dienstleister für erneuerbare Energie und Energieeffizienz. Das Unternehmen strebt die erneuerbare Vollversorgung an, die einen effizienten, umweltschonenden und wirtschaftlichen Umgang mit Energie ermöglicht.

IWB sichert als selbstständiges Unternehmen im Besitz des Kantons Basel-Stadt die Versorgung des Kantons mit Strom, Wärmeenergie und Trinkwasser. Dazu gehören Bau, Betrieb und Unterhalt von betriebseigenen Anlagen für Produktion, Speicherung, Transport und Verteilung von Energie und Trinkwasser. Seit dem Jahr 2010 baut IWB zudem in der Stadt Basel ein flächendeckendes Glasfasernetz. IWB produziert in den eigenen Anlagen mehr erneuerbaren Strom, als die Kunden in Basel verbrauchen. Zudem arbeitet das Unternehmen daran, sich von einem Infrastrukturunternehmen hin zu einem Anbieter von smarten, integrierten Energielösungen mit klarer Fokussierung auf den Kunden zu entwickeln. Denn für IWB ist klar: Digitalisierung und Dezentralisierung sowie der Trend zur Dekarbonisierung bieten vielfältige Chancen, für Kunden Mehrwerte in den Bereichen Effizienz, Ökologie und intelligente Energielösungen zu schaffen.

Einen Digitalisierungsschub sollte auch das Spesenabrechnungswesen von IWB erfahren. Das Mittagessen mit dem Geschäftspartner, die Übernachtung bei einer Geschäftsreise zu den Produktionsanlagen im Ausland, die Zugfahrt zu einem Kunden – trotz Digitalisierung fielen Restaurantquittungen, Parktickets, Fahrkarten, Hotelrechnungen und andere Spesenbelege weiterhin in Papierform an. In vielen Firmen ist es üblich, dass die Mitarbeitenden ihre Spesen in einem Excel-Sheet oder einem Webformular erfassen, sind doch derartige «Tools» vergleichsweise schnell eingerichtet.

Damit ist jedoch nur ein Teil des Problems gelöst. Denn die papierenen Originalbelege müssen aufbewahrt werden. So verlangt es die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in ihren Vorgaben, beispielsweise im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer. In der Schweiz ist es daher nach wie vor weitverbreitet, die Originalbelege auf A4-Blätter aufzukleben. Ein Spesenprozess dieser Art ist trotz Erfassung in Excel oder über ein Webformular arbeitsintensiv. Zudem ist er fehleranfällig. Auch bei IWB hat man diese Schwächen erkannt.

Über 800 Mitarbeitende beschäftigt das Basler Energieversorgungsunternehmen. Einige Mitarbeitenden sind regelmässig, viele Mitarbeitende unregelmässig unterwegs. Die Anzahl Belege für die Spesenabrechnungen ist entsprechend hoch. Die Prozesse der Spesenabrechnung waren entsprechend arbeitsintensiv. Im Zuge der Weiterentwicklung fasste das Unternehmen daher eine Optimierung der Spesenabwicklung ins Auge. Die Verantwortlichen hatten bereits klare Vorstellungen davon, was eine taugliche Anwendung fürs Spesenmanagement, auch «Business Expenses Management» (BEM) genannt, zu leisten hat. Ganz oben auf der Anforderungsliste standen die mobile Erfassung sämtlicher Spesen und die direkte Spesenauszahlung über die Kassen und via Lohn. Nicht minder wichtig: eine einfache Zuordnung der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze. Ebenfalls auf der Wunschliste standen die automatische Verbuchung ins SAP-System und webbasiertes Single Sign-on via das XML-basierte Protokoll SAML 2.0. Für sämtliche Prozesse war volle Transparenz durch Logging aller Aktionen gefordert. Dass höchstens ein minimaler Administrationsaufwand anfallen darf und absolute IKS-Konformität sichergestellt ist, versteht sich von selbst.

IWB fand die Lösung als Modul der «ERPsourcing Business Process Suite» (BPS), die unterschiedliche Geschäftsprozesse abdeckt. Das BEM-Modul liess sich schnell und einfach in das bereits vorhandene ERP-System integrieren. Wesentliche Voraussetzung dafür ist die Framework-Architektur der Lösung. Wie in einem Baukasten stehen bei der BPS vorgefertigte Anwendungskomponenten bereit, die umgehend von den verschiedenen Anwendungsmodulen genutzt werden können. Die Framework-Technologie bietet eine Reihe von Vorteilen: Die Software-Qualität nimmt zu, weil die einzelnen Komponenten bereits mehrfach erprobt sind und auf bewährten Architekturen oder Designs basieren. Sowohl die Entwicklung als auch die Implementierung wird beschleunigt, weil das Framework die entscheidenden Objekte, Beziehungen und Schnittstellen bereits vorhält. Und auch auf der finanziellen Ebene profitieren Unternehmen, die mit dem BEM-Modul arbeiten: Die Kosten für die Software-Wartung lassen sich um ein Mehrfaches senken.

Für die IWB-Mitarbeitenden hat mit der Einbindung des BEM-Moduls in die bestehende Umgebung ein neues Zeitalter in der Spesenerfassung und -abwicklung begonnen. Heute fotografieren sie mit dem Smartphone den Bewirtungsbeleg bereits am Ende des Business-Lunchs, bestätigen den Betrag und wählen die Spesenart aus. In regelmässigen Zeitintervallen geben sie mit einem einzigen Knopfdruck ihre Spesenabrechnung in den Genehmigungslauf. Die Vorgesetzten erhalten die Abrechnung unverzüglich auf dem Desktop-PC oder dem Smartphone angezeigt und können sie akzeptieren oder zur Korrektur zurückweisen. Und das alles funktioniert, ohne ein einziges Stück Papier in die Hand zu nehmen. Zur deutlich schnelleren Spesenerfassung kommt die Beschleunigung in der Kreditorenbuchhaltung, wo die Spesenabrechnung nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten unverzüglich geprüft wird. Ist alles korrekt und entspricht die Abrechnung dem jeweiligen Spesenreglement, werden die Spesen zur Verbuchung im ERP-System direkt freigegeben. Alle Details, einschliesslich fotografierte Originalbelege, stehen digital jederzeit zur Verfügung. Übrigens: Auch bei der ESTV ist die Ablage der digitalisierten Belege in einem revisionssicheren Archiv akzeptiert.

Bei IWB hat sich der Mut zur Innovation im Bereich der Spesenabrechnung ausbezahlt. Abgesehen davon, dass der Postversand und die manuelle Verbuchung komplett wegfallen, erwiesen sich vor allem die neuen mobilen Erfassungsmöglichkeiten als hoch effizient. «Unsere Mitarbeitenden können ihre Spesenbelege nun zeitnah und ortsungebunden auf einfachste Art und Weise erfassen», stellt Cyrill Gloor, Leiter Rechnungswesen bei IWB, befriedigt fest. Dass die Einführung des BEM-Moduls ein voller Erfolg wurde, schreibt er nicht zuletzt auch der professionellen Zusammenarbeit aller Beteiligten zu: «ERPsourcing hat sämtliche Versprechen gehalten, alle Schnittstellen laufen rund.»