Evaluation mit Hindernissen

Bei der Auswahl einer neuen Lösung war für Voigt von hoher Bedeutung, dass der Software-Anbieter ein umfassendes Verständnis für die Besonderheiten des Pharmagrosshandels besitzt. Stock und seine Kollegen luden mehrere Anbieter ein, um mit ihnen die Anforderungen an eine Optimierungs-Software zu erarbeiten. Konkrete Wünsche seitens Voigt waren qualitativ hochwertige Prognosen, eine Bestelloptimierung und die Möglichkeit der Automatisierung unkritischer Bestellprozesse. Für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern war eine hohe Bedienerfreundlichkeit ein zusätzlicher Anspruch. Nach Aussage Stocks besonders überzeugend war das Verständnis seitens Inform für die Reduzierung von Abschriften, also den Produkten, die ihre Haltbarkeit überschritten haben und damit aus dem Vertrieb herausgenommen und entsorgt werden müssen. Dieser Aspekt gewinnt im Sinne von Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit in der Branche je länger, je mehr an Bedeutung.

Inform erhielt schliesslich den Zuschlag. Das Programm addOne wurde dann in zwei Phasen eingeführt: Zunächst wurde die Standardversion installiert, anschliessend die notwendigen Erweiterungen am System vorgenommen.

Mit einem einfachen Rollout war die Einführung allerdings nicht erledigt. Die Mitarbeiter in der Disposition mussten Vertrauen in die Ergebnisse gewinnen, die ihnen das System liefert. Da sich die Arbeitsweise mit addOne veränderte, musste dieses Vertrauen zunächst aufgebaut werden. Zum einen liefert das System einen viel längeren Prognosehorizont von 52 Wochen, der die Sicht auf die Ergebnisse verändert. Und auch die optimierten Bestellvorschläge wichen in vielen Fällen vom gewohnten Bestellverhalten der Artikel ab. «Das Vertrauen in die Ergebnisse haben wir dadurch erreicht, dass wir unsere Lieferanten schrittweise in die Planung mit addOne aufgenommen und die Ergebnisse regelmässig betrachtet und nachvollzogen haben», sagt Stock. So liess sich das Risiko in der Materialversorgung reduzieren, Vertrauen bilden und gleichzeitig die positiven Ergebnisse durch die Arbeit mit addOne aufzeigen.

Die Automatisierung der durch addOne zu planenden Artikel hat zu einer Verschiebung des operativen Tätigkeits­feldes in der Disposition geführt: «In der Vergangenheit hatten die Disponentinnen auch Aufgaben wie die Stamm­daten- und Konditionenpflege. Dies haben wir jetzt zugunsten der reinen Fachtätigkeiten geändert», sagt Jeannette Buff, Teamleiterin Disposition. Als Projektleiterin für die Implementierung von addOne hat sie den Prozess von der Einführung bis zur operativen Arbeit begleitet. «Die Kolleginnen mussten sich zunächst an die neue grafische Darstellung der Ergebnisse sowie den viel grösseren Planungshorizont von beinahe 52 Wochen gewöhnen. Die positiven Entwicklungen haben das Vertrauen in das System aber schnell gestärkt. Heute ist die Akzeptanz für die Software hoch. Wir disponieren heute zu 100 Prozent mit addOne.» Die früheren Prozesse im SAP-System wurden komplett abgelöst.