Ohne E-Mail sind die Journalisten in Not

Ringier, hierzulande eines der grossen Medienunternehmen, ist längst auch international tätig. Neben Tages- und Wochenzeitungen, werden eine Palette von Zeitschriften sowie Fernsehsendungen und Web-Seiten produziert.

Seit kurzem ist das E-Mail-System in das internationale Ringier-Intranet-Portal integriert worden, um den weltweiten Mail-Zugriff auch aus dem Unternehmensportal heraus sicher zu stellen. Anfang 2007 soll die elektronische Post dann in einem zentralen Archiv gespeichert werden.

Heute unterstützt die E-Mail-Kommunikation Geschäftprozesse in den Bereichen Anzeigen, Redaktion und Administration, erklärt Lotte Gaebel, Mail-Verantwortliche bei Ringier: «Wenn der Mail-Server ausfällt, sind Teile unserer Kernprozesse erheblich gestört». Ringier habe deshalb die E-Mail-Verfügbarkeit über ein SLA (Service Level Agreement) festgeschrieben. Wobei diese SLA auch Vorgaben zur Verfügbarkeit der Applikation bei den Kunden einschliesst. Laut Gaebel habe das aber auch sehr kurze Reaktionszeiten bei Problemen zur Konsequenz gehabt, mit einem Pikettdienst rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen. Das garantiere den Benutzern am Arbeitsplatz inzwischen eine Verfügbarkeit des Mail-Systems von mindestens 99,9 Prozent während 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr.

Parallel zu den über die elektronische Post transportierten Risiken wie die üblichen Viren ist das steigende Spam-Volumen ein erheblicher Gefahrenfaktor für eine effiziente Anwendung des Mail-Systems geworden, wie die Mail-Verantwotliche sagt. Zur Reduktion der Spam-Mails entschied sich Ringier für eine Outsourcing-Variante, die mit einer ebenfalls externen Virenabwehr die lokalen Sicherheitssysteme unterstützen.

Die Entscheidung für einen ausgelagerten Dienst lag deshalb nahe, weil die bisherige Trefferquote des internen Schutzsystems tief lag und der administrative Aufwand dafür aber vergleichweise hoch war, wie Gaebel sagt. Zudem hätte die Effizienz des Altsystems den heutigen Anforderungen nicht mehr entsprochen.

Am Ende der Evaluation sei ein System von Message-Labs gestanden. «Es zeigte in Tests die grösste Trefferquote beim Auslesen von der unerwünschten oder verseuchten Post und wies zudem den geringsten so genannten False-Positive-Anteil bei der Spam-Erkennung aus», sagt Gaebel. Das sei insofern entscheidend gewesen, weil mit vielen Kunden Schnittstellen bestehen, ergänzt sie und betont: «Weil täglich viele Kunden-Mails einlaufen, hätte eine hohe False-Positive-Rate grossen negativen Einfluss auf unsere Geschäftsentwicklung».

Ausschlaggebend sei gewesen, dass bei der riesigen Menge an E-Mails, die über die Server von Messagelabs läuft, die Wahrscheinlichkeit zur Virenfrüherkennung und Spam-Identifizierung höher sei als bei kleineren Anbietern mit geringerem Mailvolumen. Denn, so Gaebel, je grösser das Volumen ist, um so feiner kann man bei dem eingesetzten Schutzsystem die Regeln einstellen: «Deshalb haben wir uns für einen grossen Anbieter entschieden». Auch könne so am ehesten das Stunde-Null-Problem bewältigt, also ein Virus bekämpft werden, bevor es erkannt und eine Signatur erstellt worden ist.

Ringier überwacht zur Zeit den E-Mail-Verkehr von etwa 2500 Benutzern in der Schweiz. Vorstudien für die Integration der europäischen und asiatischen Konzerntöchter sind in Arbeit. Pro Tag verzeichnet Ringier allein in der Schweiz gut 40000 eingehende Mails, von denen jede zweite in die Kategorie Spam gehört. «Diese rund 20 000 Mails können wir heute einfach entsorgen, ohne dabei die Arbeit der Benutzer oder unseres Kundenservices zu behindern», fügt Gaebel an.

Ringier

Das Verlagshaus Ringier besteht seit gut 170 Jahren und ist heute in 12 Ländern mit rund 100 Print-Titeln und 14 Fernsehsendungen vertreten. Es betreibt zehn Web-seiten und 11 Druckereien. Den jährlichen Umsatz von einer Milliarde Franken erarbeiten rund 6500 Mitarbeiter, von denen 3000 in der Schweiz beschäftigt sind.