Der Zeit ein Schnippchen schlagen

Der Autor ist Soziologe, Berater und Forscher am IPCH, dem schweizerischen Produktivitätsinstitut. Bei Digicomp leitet er die Effizienzkurse. Der Arbeitsalltag jeder Führungskraft ist von äusseren Einflüssen geprägt. Sitzungen, Treffen mit Mitarbeitern und eine E-Mail-Flut bestimmen den Tag. Es ist  nicht verwunderlich, wenn sich viele Führungspersonen eher als Marionette denn als bestimmender Vorgesetzter fühlen. Für die eigentliche Arbeit bleibt zwischen Sitzungen, Telefonaten und E-Mails kaum Zeit. Von einem «Flow», dem konzentrierten, befriedigenden und ungestörten Arbeiten an einer bestimmten Aufgabe, sind Führungskräfte oft weit weg. Das beweist ein ein­facher Uhrentest: Wenn beim Blick auf die Uhr der Eindruck entsteht, dass schon wieder der halbe Tag unproduktiv verstrichen ist, dann stimmt definitiv etwas mit Ihrem Zeitmanagement nicht.

Viele «Feuerwehrübungen» lassen sich vermeiden, wenn der Arbeitsablauf strukturiert wird. Dazu müssen aber zuerst die Zeitfresser erkannt und eliminiert werden. Ein kleiner Hinweis am Bildschirm auf neue E-Mails reicht, schon befindet man sich mitten im Posteingang, anstatt an der laufenden Aufgabe weiterzuarbeiten. Oder ein Mitarbeiter stürmt ins Büro und will sofort etwas ganz Wichtiges besprechen. Kommt dann noch eine überlange Sitzung dazu, in der wenig erreicht wurde, ist der Arbeitstag auch schon wieder vorbei. Die Aufgabe, die man eigentlich endlich erledigen wollte, liegt immer noch unfertig auf dem PC. Solchen Zeitfallen kommen Sie auf die Spur, wenn Sie jeden Arbeitstag in einer Art Tagebuch protokollieren. Die so gewonnenen Erkenntnisse helfen dann, die geeigneten Massnahmen zu ergreifen, um den Tag zu planen und zu strukturieren.

Ein wirksames Zeitmanagement umfasst eine vorgängige Planung, die laufende Priorisierung und eine nachträgliche Kontrolle der anstehenden Aufgaben. Die Planung als Basis erfolgt am Vorabend und zwingend schriftlich, damit der Kopf frei bleibt, aber nichts vergessen geht. Trotzdem werden immer wieder unvorhergesehene Ereignisse den Ablauf stören: Telefonanrufe und spontane Gespräche mit Mitarbeitenden lassen sich nur schwer voraussehen. Eine Grundregel lautet deshalb, maximal 60 Prozent des Tages fix zu verbuchen. Die Restzeit dient als Puffer für Unerwartetes und spontane Aktivitäten. Planen Sie dabei in ausreichend dimensionierten Blöcken. Darin findet auch die Bearbeitung herkömmlicher und digitaler Post Platz. Um den «Flow» nicht zu unterbrechen, werden E-Mails zwei bis drei Zeitblöcke pro Tag eingeräumt. Die Planung selbst will laufend überprüft werden. Mindestens einmal wöchentlich sollten Sie sich die Zeit nehmen, die vergangenen Tage Revue passieren zu lassen. Dann zeigt sich, wo künftig Anpassungen nötig sind, indem beispielsweise die Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben erweitert werden. Häufig machen Sitzungen einen Strich durch eine noch so sorgfältige Planung. Das ist immer dann der Fall, wenn das auf eine Stunde anberaumte Meeting den reservierten Zeitrahmen sprengt. Dem lässt sich entgegenwirken, indem alle Teilnehmer gut vorbereitet sind und die Sitzung strukturiert durchgeführt wird. Dies bedingt, dass alle vorgängig eine Traktandenliste erhalten und die Ziele des Treffens bekannt sind. Werden am Meeting die wichtigsten Themen zuerst besprochen, können bei Sitzungsende unbeantwortete Punkte allenfalls auf später verschoben werden. Ein Meeting dient dazu, Entscheide zu fällen und Arbeiten verbindlich zu verteilen. Die Erfahrung zeigt aber, dass erstens oft keine Entscheidungen getroffen werden und zweitens Sitzungsnotizen oftmals untergehen. Deshalb gehört die Nachbearbeitung in die Planung. Die Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben, wollen festgehalten und priorisiert werden.

Vielbeschäftigte Menschen – und dazu gehören Führungskräfte zweifellos – schlagen sich mit einer Unmenge grosser und kleiner Arbeiten herum. Eine To-do-Liste wird da zum unverzichtbaren Instrument. Nur schützt die schönste Liste nicht vor Feuerwehrübungen. Eine Priorisierung der Aufgaben ist deshalb unabdingbar. Es gibt verschiedene Methoden, mit dem Wust anstehender Arbeiten fertigzuwerden. Ein Ansatz geht auf den früheren US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Nach dem Eisenhower-Prinzip lassen sich alle Aufgaben mit den Etiketten «wichtig» und «dringend» versehen. Die wenigsten Arbeiten erfüllen beide Kriterien gleichzeitig und können deshalb delegiert oder auf später verschoben werden. Dieses Raster ist aber insbesondere in Projektarbeiten oftmals zu grob. Hier sind umfassende Zeit­management-Methoden gefragt, die auch einen Überblick über den aktuellen Stand liefern. Ein solcher Ansatz stammt aus den USA und nennt sich schlicht «Getting Things Done» (GTD). Er lässt sich auf sämtliche Lebenssituationen anwenden und bricht grosse Aufgaben wie Projekte in Einzelschritte herunter. Diese werden wiederum in projektbezogenen oder themenspezifischen Listen («am Telefon», «am PC», «beim Kunden» etc.) abgelegt. Bei jedem Schritt lässt sich nun entscheiden, wo, wie und wann er erledigt werden muss. GTD berücksichtigt dabei die Vorlieben des Planers. Wenn dieser beispielsweise gerne sämtliche anstehenden Anrufe am Stück erledigt, liefert GTD die Planungsgrundlage dazu. Der planlose Blick in den Posteingang ist eine häufige Zeitfalle, die sich aber leicht umgehen lässt. E-Mails sollten nicht nur nach Zeitplan bearbeitet, sondern prinzipiell nur einmal in die Finger genommen werden. Auch hier kommen Zeitmanagement-Methoden zum Zug, gepaart mit der 4-A-Regel: Mails werden, abhängig von ihrer Wichtigkeit, ausgelöscht, angepackt (beantwortet), abkommandiert (delegiert) oder aufgeschoben und in eine Aufgabe auf der Task-Liste oder in einen Termin umgewandelt.

Der Aufbau eines Zeitmanagements braucht jedoch selbst Zeit – ein Aufwand, der sich jedoch lohnt. Die folgenden Praxistipps bringen sofort mehr Schwung in den Alltag: Intervall für E-Mail-Empfang vergrössern: Rufen Sie Mails nur so häufig ab, wie Sie Post bearbeiten, also etwa alle drei Stunden. Benachrichtigungen ausschalten: Deaktivieren Sie nach Möglichkeit optische und akustische Hinweise auf neue Mails oder Instant-Messages. E-Mail-Regeln: Legen Sie thematische Ordner für Mails an und verwenden Sie Regeln, um eingehende Post möglichst automatisch an den richtigen Ort zu verschieben. Ziel ist, den Posteingang bei der Bearbeitung zu leeren. Textbausteine und Vorlagen: Legen Sie für häufig benötigte Formulierungen in Dokumenten und E-Mails Textbausteine an, das spart  Zeit. Machen Sie Pause: Schalten Sie nach etwa einer Stunde eine Pause ein und bewegen Sie sich dabei weg vom Bildschirm. Das hilft, die Kräfte neu zu sammeln und sich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren. Organisierte Notizen: Verwenden Sie Werkzeuge wie Evernote oder Microsoft OneNote, um digitale Notizen an einem zentralen Ort zu sammeln und zu organisieren. Verwenden Sie nur dann ein Notizbuch, wenn Sie analog arbeiten. Aufgabenliste aktuell halten: Nutzen Sie für die To-do-Liste ein Tool, das möglichst immer verfügbar ist, beispielsweise auch auf dem Smartphone. So können Sie eine Aufgabe dann festhalten, wenn Sie Ihnen durch den Kopf geht. Meeting-Einladungen immer mit Ziel, Agenda und Vorarbeiten: Eine Einladung besteht aus der Definition der Vorarbeiten, der Ziele und der Agenda. Sagen Sie Meetings konsequent ab, wenn Ziele und Agenda nicht klar definiert sind. Wie weit Zeitmanagement im Alltag funktioniert, zeigt sich auf verschiedenen Ebenen. Der offensichtlichste Indikator ist, dass die eingeplanten Tätigkeiten tatsächlich erledigt sind, was wiederum die Befriedigung steigert. Zwar wundert man sich beim Blick auf die Uhr immer noch, wie schnell die Zeit vergangen ist. Aber nun liegt es daran, dass man in einen produktiven Flow geraten ist und deshalb die Zeit schlicht vergessen hat. Workshops Zeitmanagement Den produktiven Umgang mit der Zeit kann man lernen. Der Kurs «Effiziente Nutzung von E-Mails» zeigt grundlegende Methoden für die rationelle Bearbeitung elektronischer Post auf. Führungskräfte buchen den Kurs «Führen mit E-Mail», um diese Kommunikationsform wirkungsvoll intern wie extern anzuwenden. Eines anderen Zeitfressers nimmt sich der Kurs «Effiziente Meetings» an. Er vermittelt Wege zu einer neuen, produktiven Meeting-Kultur und zeigt Alternativen auf. In der «Zeit-Werkstatt» lernen Sie die passenden Methoden für Ihr Zeitmanagement kennen. Alle Kurse unter www.digicomp.ch/softskills