Prozesse datengestützt optimieren

Zahlreiche Unternehmen - auch in der Schweiz - setzen bereits seit Jahren auf die Technologie des Process Minings, um ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern, effizienter zu arbeiten und der Konkurrenz damit einen entscheidenden Schritt voraus zu sein. Doch bislang war es meist nicht möglich, zu sehen und zu verstehen, wie Geschäftsprozesse voneinander abhängen und vielfach miteinander verflochten sind. Dabei ist dies die Grundvoraussetzung dafür, Abläufe prozessübergreifend zu erfassen, zu analysieren, zu modellieren und kontinuierlich zu optimieren. Möglich macht dies seit Kurzem eine neue Technologie: eine neue Generation der Prozessoptimierung, die nicht mehr event-basiert ist, sondern objekt-zentriert.

Beim herkömmlichen Process-Mining-Ansatz werden einzelne Prozesse oder Arbeitsschritte isoliert betrachtet – etwa in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung oder der Beschaffung. Zudem muss die Datenextraktion und -umwandlung aus den relationalen Datenbanken je nach Ereignis wiederholt werden, da jedes Event nur mit einem einzigen Objekttyp (einer Fall-ID) verknüpft ist. Wird eine andere Perspektive auf einen Prozess gewünscht, muss eine vollständig neue Datenextraktion vorgenommen werden.

Beim Object-Centric Process Mining (OCPM) werden objektzentrierte statt fallzentrierte Ereignisdaten verwendet. Damit deckt OCPM das Zusammenspiel zwischen den Objekten in Prozessen, wie etwa Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen oder auch Produktionsaufträgen, auf. Zudem identifiziert die Technologie Engpässe, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale. Dies ist elementar, da die betriebliche Realität von vielfältigen wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Abteilungen und Prozessen geprägt ist. So haben etwa Verzögerungen bei der Beschaffung oder der Logistik Auswirkungen auf die Produktion, die Auslieferung, die Rechnungsstellung und somit letztendlich auch auf die Liquidität eines Unternehmens.

Firmen profitieren dabei von drei grossen Vorteilen:

Damit lassen sich zahlreiche in mittelständischen und grossen Betrieben aller Branchen höchst relevante Fragen datengestützt beantworten, wie etwa: Wie gelingt es, Vertrieb und Produktion besser aufeinander abzustimmen, um die Anzahl der Sendungen zu verringern sowie Logistikkosten und Emissionen zu reduzieren? Oder wie können Lieferverzögerungen durch die Verringerung von Lastspitzen in der Produktion reduziert werden?

Möglich wird OCPM durch das zugrundeliegende, objektzentrierte Datenmodell. Dieses fungiert als Single Source of Truth für alle Prozessinformationen und dient als Kern des digitalen Zwillings eines Unternehmens. Damit können Organisationen deutlich schneller ihre Prozessdaten modellieren, detaillierte Einblicke gewinnen und Massnahmen zur Verbesserung ergreifen, da der Aufwand für die Datenextraktion aus den Quellsystemen (zum Beispiel ERP, CRM, SCM, etc.) erheblich reduziert wird.

Zu den Stärken des neuen Datenmodells gehören:

Ein solches einheitliches Datenmodell bildet eine von drei Säulen, auf denen die neueste Generation der Process Mining-Technologie aufgebaut ist. Die zweite Säule ist die sogenannte Prozessintelligenz, die nicht nur die Qualität der Algorithmen der Process Mining-Software umfasst, sondern die den Kunden auch Erfahrungen aus bisherigen Projekten in Form von Best Practices zur Verfügung stellt. Auch Apps zur Bewältigung typischer – auch branchenspezifischer – Aufgaben zählen dazu. Der dritte Aspekt ist die Anbindung anderer Software-Lösungen und Tools über Schnittstellen. Dies gilt insbesondere für KI-Tools, wie die derzeit intensiv diskutierten Large Language Models (LLMs). Durch das einheitliche Datenmodell moderner Process Mining-Plattformen steht Unternehmen ein Datenpool zur Verfügung, der sie in die Lage versetzt, bessere und valide Ergebnisse zu erzielen.

Die Qualität der Unternehmensprozesse hat aber nicht nur Auswirkungen auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Ressourceneffizienz von Firmen, sie ist auch ausschlaggebend für den erfolgreichen Einsatz von Zukunftstechnologien wie KI: In der kürzlich erschienenen Studie The 2023 Process Optimization Report gaben 89 % der befragten Führungskräfte an, KI bereits aktiv einzusetzen – aber 72 % befürchten, dass mangelhafte Prozesse die Nutzung von KI in den nächsten zwei Jahren bremsen könnten. Vor diesem Hintergrund ist es auch nicht verwunderlich, dass die überwältigende Mehrheit der Befragten (99 %) Prozessoptimierung als wichtig oder gar unerlässlich für die Erreichung ihrer Geschäftsziele einschätzt. Das Thema steht somit weit oben auf der Agenda der Unternehmensleiter und insbesondere der CIOs.