Mehr Pepp, Sicherheit und Nutzen für Outlook

Für viele PC-Benutzer ist Microsoft Outlook das bevorzugte Werkzeug im Büro für E-Mails, Termine, Adressen und Notizen. Doch die Software wartet mit Schwächen auf, welche die Arbeit unnötig erschweren. Dazu gehören etwa die gemächliche Suchfunktion und der wenig treffsichere Spamfilter. Auch die Datenspeicherung sorgt gelegentlich für Ärger, wenn Outlook einen Defekt bei den lokal gesicherten Informationen meldet. Die grosse Verbreitung der Software und das Verbesserungspotenzial haben einen reichhaltigen Markt für Erweiterungen geschaffen. Drei solche Angebote sind in diesem Test vertreten: SpamFighter räumt mit unerwünschter Werbung auf, Outlook Recovery Toolbox kümmert sich um die Reparatur beschädigter Daten, und Xobni Insight erleichtert den Informationsaustausch.

Die meisten Unternehmen fangen Spam auf dem Mailserver, im Netzwerk und auf dem PC ab. Dennoch schaffen es immer noch zu viele Werbemails bis an ihr Ziel. Hier setzt SpamFighter an. Die Software klinkt sich in Outlook, Outlook Express und Vista Mail ein und filtert dort alle unerwünschte Post heraus. Diese landet in einem dafür eingerichteten Ordner. Im Unterschied zu rein heuristischen Filtern, die Spam anhand des Inhalts zu erkennen versuchen, setzt SpamFighter vorrangig auf die Mithilfe der Benutzer. Die Signaturen von Werbesendungen und Phishing-Mails landen in einer zentralen Datenbank und stehen dort den rund vier Millionen SpamFighter-Anwendern zur Verfügung.

Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass die Erkennungsrate sehr hoch ist. Im Test fischte SpamFighter aus rund 4500 Nachrichten alle Werbe- und Phishing-Mails heraus. Nur markierte die Software dabei leider auch zahlreiche andere Nachrichten als Spam. Schwierigkeiten hatte SpamFighter insbesondere bei Mailinglisten oder Post von einem Server-Überwachungssystem. Die Rate dieser so genannten «False Positives» lag eindeutig zu hoch. Nun kann ein SpamFighter-Anwender zwar die Absender falsch erkannter Mails auf eine Whitelist setzen. Das ist jedoch zeitintensiv und wenig erfolgsversprechend, da auch Spam über eine solche Adresse eintreffen kann. Ein lernfähiger Filter wäre hier die erfolgsversprechendere Lösung. Mit dem gewählten Ansatz eignet sich SpamFighter in erster Linie als zusätzliche Abwehrmassnahme, die vorgeschaltete Filter auf dem Mailserver oder im Netzwerk unterstützt.

Obwohl Insight erst als Betaversion vorliegt, hat es die Outlook-Erweiterung in diesen Test geschafft. Der Grund liegt darin, dass die Firma Xobni - rückwärts für «Inbox» - eine Software entwickelt hat, die man nach kurzer Zeit nicht mehr hergeben möchte. Insight vermittelt eine für Outlook-Benutzer völlig neue Sichtweise von E-Mails und Adressen, indem die Erweiterung zusammengehörende Informationen in einer separaten Spalte im Outlook-Fenster gruppiert und Arbeitsabläufe vereinfacht. Ein Mausklick auf eine Nachricht zeigt den gesamten Verlauf der Kommunikation, verbundene Kontakte und ausgetauschte Dateien an. Dabei führt Insight den Inhalt der Kommunikation chronologisch geordnet auf, wobei sich die Textmenge über einen Schieberegler einstellen lässt. Das ist praktisch, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Insight erkennt zudem Handy- und Festnetznummern in E-Mails. Ist die IP-Telefonie-Software «Skype» auf dem PC installiert, kann der Absender per Mausklick angerufen werden.

Zu den häufigen Aufgaben eines PC-Anwenders gehört es, Termine per E-Mail zu vereinbaren. Auch dabei hilft Insight. Per Knopfdruck öffnet sich ein neues Mail-Fenster mit einem Standardtext, der bereits die freien Daten beinhaltet. Im Test hatte das englische Insight allerdings Schwierigkeiten mit dem Kalender eines deutschen Outlook 2003 und ignorierte die bereits vorhandenen Termine. Es ist zu hoffen, dass die endgültige Fassung solche Kinderkrankheiten beseitigt und auch in einer lokalisierten Version vorliegt.

Dafür überzeugt die Suchfunktion von Insight. Sie findet Begriffe sowohl in E-Mails als auch in den Kontakten. Das ist gegenüber der eingebauten Suche von Outlook ein Vorteil, weil der Suchort nicht explizit angegeben werden muss. Zudem geht Insight wesentlich schneller ans Werk als die Microsoft-Software selbst. Mit der Suche und der personenbezogenen Organisation von E-Mails erleichtert die Xobni-Erweiterung den Arbeitsalltag, vereinfacht Abläufe und erspart zahlreiche Mausklicks. Zu Preisen und Verfügbarkeit konnte die Entwicklerin auf Anfrage noch keine Angaben machen. Allerdings soll Insight in einer kostenlosen wie auch einer erweiterten kostenpflichtigen Variante angeboten werden.

Outlook legt alle Informationen aus dem persönlichen Ordner in einer zentralen Datei mit der Endung «.pst» ab. In Kombination mit Exchange werden die Daten im Offline-Betrieb lokal in einem «.ost»-File zwischengespeichert. Programmabstürze und System-Aussetzer können der Konsistenz der Daten zusetzen. Im Falle einer beschädigten PST- oder OST-Datei tritt Outlook Recovery Toolbox auf den Plan. Die Software extrahiert den Inhalt und erstellt eine neue PST-Ablage. Alternativ kann der Datenretter E-Mails, Kontakte und Aufgaben - nicht aber Kalendereinträge - auch als einzelne Dokumente exportieren.

Recovery Toolbox unterstützt PST-Files bis zu vier TByte Grösse und eignet sich damit für Wiederherstellung umfangreicher Datenbestände. Das Reparaturprogramm ist einfach zu bedienen und unterstützt die Outlook-Versionen 97 bis 2007. Eine Vorschau im Outlook-Stil verschafft dem User einen Überblick über die aufgefundenen Daten. Leider ist es nicht möglich, nur einzelne Elemente zurückzuholen, was beispielsweise bei versehentlich gelöschten E-Mails praktisch wäre. Gegenüber dem mit Outlook mitgelieferten Reparaturprogramm «Scanpst» von Microsoft wartet die kommerzielle Recovery Toolbox mit einer einfacheren Bedienung und grösserem Funktionsumfang sowie höherer Arbeitsgeschwindigkeit auf.

Alle hier gezeigten Erweiterungen zeigen, dass sie Schwächen der Microsoft-Anwendung ausbügeln können - allerdings nicht kostenlos. SpamFighter und Recovery Toolbox bringen vor allem in kleinen Umgebungen ohne Exchange-Server und umfassende Malware-Abwehr einen Nutzen. Xobni Insight dagegen zeigt, was sich aus den Outlook-Daten alles herausholen lässt. Wenn die Herstellerin die Fehler der Betaversion ausmerzt und eine lokalisierte Fassung anbietet, dürfte sich diese Erweiterung zu einem unverzichtbaren Arbeitsinstrument für Outlook-Power-User entwickeln.