Die Reise ging in Richtung Auslagerung

Eine Potenzialanalyse hatte beim Reiseunternehmen TUI Suisse ergeben, dass ein Outsourcing der richtige Weg zur Reduktion der IT-Kosten ist. Gerade weil die Reisebranche so tiefe Margen aufweist, sah sich TUI zum Handeln veranlasst. Laut Harald Schaefer, Finanzchef von TUI Suisse, verantwortet TUI Infotec, der IT-Dienstleister des Konzerns, jetzt als Generalunternehmer alle IT-Leistungen, während Siemens Schweiz den Support in den Filialen und am Hauptsitz sowie den Betrieb der Server gewährleistet. Dabei war den Verantwortlichen das Risiko bewusst. Denn die IT-Umgebung umfasst zahlreiche Systeme mit unterschiedlichen Schnittstellen, die tadellos aufeinander abgestimmt sein müssen, um beispielsweise die Verfügbarkeit von Sitzplätzen in Echtzeit prüfen zu können. Nach der Analyse hat eine Evaluation aus verschiedenen Anbietern stattgefunden. «TUI Infotec und Siemens haben den Zuschlag dank der klaren Fokussierung auf unsere Bedürfnisse und aufgrund des attraktiven Preis-Leistungsverhältnisses erhalten», erklärt Schaefer den Entscheid. Daraufhin wurde ein ambitiöser Projektplan erstellt. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Rollout am Hauptsitz und der letzten Filiale vergingen lediglich neun Monate. Dabei waren die Termine nicht frei setzbar, denn die saisonalen Anforderungen der Reisebranche gaben die wesentlichen Eckpunkte vor.

Sowohl im Hauptsitz wie auch in den Filialen wurden sämtliche rund 600 Endgeräte ausgetauscht. Die Serversysteme wurden in die Rechenzentren von Siemens migriert respektive dort neu aufgebaut. Für die Filialen ist eine Server-Based-Computing-Lösung auf Citrix-Basis realisiert worden. Neben den technischen und organisatorischen Belangen war die erfolgreiche Integration der zehn Mitarbeiter beim neuen Arbeitgeber wichtig. «Für uns war es wesentlich, dass unsere IT-Mitarbeiter bei Siemens weiterbeschäftigt wurden und entsprechende Perspektiven erhielten», sagt Schaefer dazu. In einem ersten Schritt ist dann die Infrastruktur für die von den Filialen benötigten Applikationen auf einer Windows- Plattform neu aufgebaut worden. Nachdem die Schnittstellen zu den externen Buchungssystemen realisiert waren, stand dem Rollout bei den knapp 70 Filialen fast nichts mehr im Weg. Einzig die Einbindung der Client Software für die Filial-Applikationen in die Citrix-Umgebung gestaltete sich schwieriger als angenommen. In dem Projekt wurden in den Filialen und am Hauptsitz die Arbeitsplatzsysteme auf Windows XP und die Reiseapplikationen von einer Unix- auf eine Windows-Plattform migriert. Die grösste Herausforderung bestand darin, die Systeme möglichst unterbruchsfrei zu migrieren. Ausserdem mussten die wichtigen Reservations- und Backoffice-Systeme wie Galileo oder Auftragssysteme wie Umbrella in der neuen Umgebung ohne Einschränkungen funktionieren. Dass TUI auf ihre bisherigen IT-Spezialisten zurückgreifen konnte, hat sich laut Schaefer auch bei der Migration am Hauptsitz mit seinen 80 spezifischen Applikationen für das Tour-Operating und die Zentralfunktionen bewährt. Denn ihnen sei die Kultur von TUI Suisse vertraut gewesen, was manches erleichtert habe.