Sicherheit im IT-Projektmanagement

Projekte sind als innovative, einmalige und befristete Vorhaben definiert. Sie sind aber auch Chancen, mit begeisterten Mitarbeitern Neues anzupacken, echte Aufbauarbeit zu leisten und die Zukunft gemeinsam zu gestalten. Projektteams mit der richtigen Eigenmotivation setzen normalerweise ungeahnte Energien frei. Gut geführte Projekte erzeugen zudem Faszination und Ausstrahlung über das Unternehmen hinaus.
Die Anwender möchten möglichst rasch eine Lösung, die ihre sämtlichen Bedürfnisse abdeckt. Das sie das Projekt in Auftrag geben, ist es für sie selbstverständlich, dass der Anbieter beziehungsweise der Projektleiter alles nötige dazu beiträgt. Die Anbieter möchten ihre Lösungen unbedingt verkaufen und mit dem Kunden ins Geschäft kommen. Das Management jedoch sieht im Einsatz einer neuen IT-Lösung Möglichkeiten zur Produktionssteigerung, Prozess-optimierung, Unterstützung der Geschäftsprozesse und das Integrieren neuer Geschäftsideen.
Im Projektmanagement eines Software-Projektes oder generell eines IT-Projektes ist es sehr wichtig, dass ein definiertes Vorgehensmodell verwendet wird. In der Regel ist eine reine Projektorganisation der Matrix-Projekt-Organisation vorzuziehen. Die Mitarbeiter werden aus ihren angestammten Arbeitsstellen herausgelöst und zu einer neuen, zeitlich begrenzt bestehenden Organisationseinheit zusammengefasst. In dieser Organisationsform hat der Projektleiter vergleichsweise grössere Kompetenzen und Verantwortungen.
Für jeden Projekttyp wird ein angepasstes Vorgehen verwendet, basierend auf dem Standardmodell. Das entsprechend angepasste Vorgehen wird in der Vorstudie festgelegt. Dabei werden auch spezielle Projektsituationen wie IT-Sicherheit, Gesetze, Terminvorgaben oder Ressourcen mitein-bezogen. Die Entscheidungswege sind der Projektgrösse anzupassen.
Häufig sind die Projektleiter mit den sicherheitsrelevanten Bedürfnissen wenig vertraut. Deshalb muss sichergestellt werden, dass intern bei allen entwickelten
und/oder eingekauften und integrierten Applikationen, Lösungen und Systemen eine phasenweise Begleitung durch einen IT-Sicherheits-Beauftragten erfolgt. Somit können alle sicherheitsrelevanten Bereiche in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam rechtzeitig und proaktiv identifiziert werden und anforderungsgerechte Kontrollmassnahmen vorgeschlagen werden. Für die Betriebsaufnahme von Applikationen, die ohne oder nur mit marginaler interner Begleitung entwickelt worden sind, ist als zwingende Voraussetzung für die Betriebsaufnahme die Erstellung eines IT-Security-Konzepts beziehungsweise einer Stellungnahme des IT-Sicherheits-Beauftragten erforderlich.

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steue-rung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen. Projektmanagement ist damit eine Führungsaufgabe, die von den Ausführungsaufgaben der operativen Projektarbeit abzugrenzen ist. Ihr Beitrag zum Erfolg eines Projektes ist nicht zu unterschätzen.
Ein Vertrag zwischen dem Anbieter und dem Kunden sollte die Meinungen der Parteien bezüglich genauem Inhalt des Projekterfolges (Funktionalitäten, Performance, notwendige Hardware und Standardsoftware) den Weg, welchen man zum Projekterfolg gemeinsam beschreitet (wer macht wann was) und wichtige Fragen wie Urheberechte, Abnahmeprozedere regeln.
Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg (die im Projektauftrag definierte Leistung in geplanter Zeit mit den geplanten Ressourcen im vorgegebenen Budget zu erbringen) darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und entsprechende Gegenmassnahmen vorzubereiten und einzuleiten.

Die Projektleitung hat in Zusammenarbeit mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten bereits zu Projektbeginn die spezifischen Sicherheitsanforderungen an das zu entwickelnde Schutzobjekt schriftlich zu formulieren. Der IT-Sicherheitsbeauftragte ist umfassend in den projektbezogenen Informationsfluss zu inte-grieren, insbesondere ist er in das Antrags- und Genehmigungsverfahren einzuschalten.
Die Projektleitung ist dafür verantwortlich, dass die Sicherheitsanforderungen in jeder Phase umfassend berücksichtigt werden und deren Umsetzung in nachvollziehbarer Form in den Projektunterlagen dokumentiert wird. Es empfiehlt sich, dass ein IT-Sicherheitsbeauftragter das Projekt während der ganzen Projektzeit begleitet und den Projektleiter in sicherheitsrelevanten Fragen unterstützt. Damit mögliche Mehrkosten, welche für Sicherheitsmassnahmen benötigt werden, nicht negativ auf die Projektkosten wirken, empfehlen wir, zu Beginn jedes IT-Projektes fünf Prozent der gesamten Projektkosten für Sicherheits-Massnahmen bereit zu stellen. Der IT-Sicherheitsbeauftragte ist für die abschliessende Kontrolle und Freigabe verantwortlich.

Weitere Informationen

o Ist das Projekt für die anstehende
Aufgabe die richtige Organisationsform
und Phasen-Modell?
o Sind die Projektziele eindeutig?
o Gibt es einen klaren Projektauftrag?
o Hat die Geschäftsleitung bzw. Der Sponsor die Projektziele und Meilensteine gebilligt?
o Verfügt der Projektleiter über die erforderlichen Kompetenzen?
o Welche Mitarbeiter und Ressourcen werden für das Projekt benötigt?
o Liegen mit den Projektbeteiligten abgestimmte Projektpläne vor?
o Funktioniert die Zusammenarbeit im Projektteam?
o Unterliegt das Projekt einer ständigen Evaluation, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Steuerung?
o Wird eine angemessene Dokumentation geführt?

o Ausfall von wichtigen Mitarbeitern
o Nichteinhaltung zugesagter Termine, etwa von Lieferanten
o Fehlende Akzeptanz bei den potenziellen Nutzern
o Fehlendes Know-how
o Schlechte Kommunikation zwischen den Partnern die Geschäftsleitung
o Kulturelle Unterschiede bei internationalen Projekten
o Zu optimistische Planung
o Kein Vertrag zwischen Leistungsbezüger und Leistungserbringer
o Verzögerung aufgrund unklarer Definition der Projektrollen (Kompetenzkonflikten)
o Konflikte zwischen Teammitgliedern

o Nicht erfüllen gesetzlicher Anforderungen
o Nicht einhalten der internen Weisungen und Standards
o Integration in die bestehende IT-Infrastruktur/Architektur nicht möglich
o Nicht erfüllen der Datenvertraulichkeit, -Integrität und -Verfügbarkeit
o Fehlende Integration in den Business Continuity Plan