Abacus im SaaS-Modell

Software as a Service-Modelle (SaaS) entlasten das IT-Budget und erhöhen die Flexibilität. Entsprechend sparen sich Firmen immer häufiger den Aufwand, -Applikationen lokal zu implementieren, und greifen stattdessen auf Mietsoftware zurück. Und das längst nicht mehr nur für ganz neue oder sehr komplexe Lösungen, -sondern zunehmend auch für bewährte Standardlösungen wie etwa in der Finanzbuchhaltung. Denn auch hier bietet das SaaS-Modell Vorteile, die sich nicht nur für kleine Firmen auszahlen: Es steht jederzeit die aktuellste Version der Software zur Verfügung, die eigene EDV-Infrastruktur wird entlastet, die Kosten für Serverbetrieb, Lizenzen, Software-Updates, Wartung und Datenspeicherung sinken. Damit wird Kapital für strategische IT-Projekte oder anderweitige Investitionen frei.

Pius Käppeli, Geschäftsführer der Inspirion Operation AG in Schlieren, redet gar von einem Trend: «Die Erkenntnis, dass SaaS sparen hilft, ist nicht neu - aber erst jetzt setzt sie sich richtig durch.» Seine Firma bietet seit gut zwei Jahren die Nutzung der Software-Lösungen von Abacus, von der einfachen Finanzbuchhaltung bis zum kompletten ERP-System, via Internet an. Mit steigendem Erfolg. «2005 hatten wir eine Handvoll Kunden, letztes Jahr wurden es langsam mehr, dieses Jahr kann man fast von einem Run sprechen. Aktuell haben wir fast 100 Kunden», erklärt Käppeli.

Dabei machen KMU den Löwenanteil der Kundschaft aus - denn sie profitieren nicht nur von klaren Kosten, sondern auch von der grösseren Flexibilität. Käppeli: «Typische KMU aus dem handwerklichen Bereich müssen die Buchhaltung an den Wochenenden oder am Abend erledigen. Mit unserem Internet-Angebot können sie das bequem zu Hause tun.»

Ein Vorteil, der sich auch für Firmen mit mehreren Aussenstellen oder Filialen -auszahlt. Sie können jederzeit direkt auf den Webdienst zugreifen, das Hin- und -Hersenden vertraulicher Daten via E-Mail entfällt.

Einzige technische Voraussetzung für SaaS ist eine Breitband-Internetverbindung zum Datacenter der Inspirion. Über sie greifen die Nutzer - dank 128-Bit-Verschlüsselung so sicher wie beim E-Banking - auf das -Datencenter zu, welches die Software zur Verfügung stellt und in dem auch alle Daten verwaltet und gesichert wer-den. Die Funktionalität der Software ist identisch mit der einer fest installierten Version. Sie reicht im Fall von Abacus FibuLight von frei gestaltbaren Kontenplänen, dem Buchen mit Standard-Buchungstexten, der Auswertung von Journal, Bilanz und -Erfolgsrechnung über Mehr-wert-steuer--ab-rech-nun-gen bis zur Excel-Integration. Er-gänzend können weitere Module bezogen werden, etwa Abacus Electronic Banking inklusive Kreditorenverwaltung zur Kontrolle der Zahlungen und der -Liquidität.

Da auch der Treuhänder des Kunden über Internet auf die Applikation und die Firmendaten zugreifen und so zeitnahe Online-Unterstützung bieten kann, spart der Kunde teure Wegkosten. Auch der physische Datenaustausch zwischen Treuhänder und Kunden entfällt.

Neben der Finanzbuchhaltung kann auch die Lohnbuchhaltung im SaaS-Modell abgewickelt werden. Und das getrennt von den übrigen Unternehmensdaten, also sehr diskret. So, als laufe die Lohnverarbeitung auf einem separaten Server. Die Lohnbuchhaltung kann dabei komplett eigenständig oder in Kooperation mit einem Treuhänder abgewickelt werden. So kann die Firma beispielsweise nur die Stammdatenerfassung und die monatliche Vorerfassung selbst übernehmen, die monatlichen Abrechnungsläufe, die Jahresendabrechnungen und die Auswertungen für die Sozialversicherungen hingegen dem Treuhänder anvertrauen.

Wer mehr Leistungen benötigt, kann diese gestaffelt als Service buchen - bis hin zur kompletten Abacus-ERP-Lösung inklusive Auftragsabwicklung.

Bevor allerdings ein Vertrag für ein SaaS-Modell eingegangen wird, ist nicht nur die finanzielle Seite exakt zu prüfen. Insbesondere muss abgeklärt werden, welche Dienste genau benötigt werden. Dafür stehen zwei Wege offen: Entweder man holt Erkundigungen bei Referenzkunden ein. Oder man testet im Vorfeld alle für das Unternehmen wichtigen Funktionalitäten der SaaS--Lösung aus und exerziert alle Arbeitsschritte (Import von Daten, Bearbeitung, Speicherung, Auslesen) mit Beispieldaten durch.

ANWENDUNGSBEISPIELE

Die in Küsnacht beheimatete Oratex AG betreibt einen Online-Shop für Herrenmode. Sie setzt dafür auf die Abacus-E-Commerce-Lösung AbaShop. Diese läuft auf dem Datacenter von Inspirion, wo auch alle übrigen Unternehmensdaten von Oratex gespeichert sind. Über eine geeignete Schnittstelle konnte dabei überdies eine Zahlungs- und Inkasso-Lösung der C&S Credit Management Küsnacht integriert werden.

Für die in Wiesendangen domizilierte Stiftung Steinegg, die an zwei Standorten in der Schweiz Lebensraum für erwachsene Menschen mit Behinderung bietet, betreibt Inspirion eine mit der Abacus Business Software gekoppelte Heimlösung. Mit dieser können alle Informationen der Heimbewohner inklusive der Abrechnungsdetails zentral gespeichert und verwaltet werden, wobei die integrierte -Rechnungslösung Fakturierung, Verbuchung und Reporting stark vereinfacht. Der zentrale Ansatz erlaubt es den Mitarbeitern der Stiftung, flexibel von -beiden Heimstandorten aus auf die Daten -zuzugreifen.

CHECKLISTE

Garantierte Verfügbarkeit des Service
(rund um die Uhr an allen Tagen)

Durchgängige Sicherheit mit klaren, individuell anpassbaren Zugriffsrechten

Garantierte Datenverwaltung und zuverlässige Datensicherung

Regelmässige, zeitnahe Aktualisierung der Software (Updates)

Fixe monatliche Kosten und nutzungsbezogene Abrechnung

Schulung der Firmen-Mitarbeiter durch den SaaS-Anbieter

Möglichkeit, Module jederzeit abwählen oder hinzufügen zu können

Vollumfängliche Anbindung der Applikation an bestehende Anwendungen und Datenbanken

Möglichkeit zur Erstellung einer «personifizierten» Benutzeroberfläche

Unterstützung bei der Integration aller benötigten Applikationen, Datenbanken und Peripheriegeräte (beispielsweise Tokens)

Klar formulierte Service Level Agreements (SLA), insbesondere zu Leistungen, Preisen und Verfügbarkeit.