Mittelstand braucht SaaS

Dr. Thomas Fleissner ist Managing Director EMEA bei CommuniGate Systems

Um Informationen reibungslos und schnell bereitzustellen und die Zusammenarbeit im Unternehmen zu erleichtern, sind intelligente Kommunikationslösungen heute essenziell. Unified Communications (UC) repräsentiert eine ganz neue Ära von Diensten - sie lassen sich nicht mit den starren Strukturen von Standard-E-Mail-Clients vergleichen. UC bündelt verschiedene Kommunikationskanäle wie Messaging, IP-Sprach- und Videokommunikation, Kalender oder die Einbindung mobiler Endgeräte auf einer einzigen Plattform und präsentiert sie auf einer einheitlichen Oberfläche.

Doch bei der Anschaffung derartiger Systeme müssen Unternehmen tief in die Tasche greifen. Viel Aufwand bereiten auch Administration und Installation. Da es kleineren und mittelständischen Unternehmen oft an finanziellen Mitteln sowie Rahmenbedingungen wie Know-how, Hardware und Software fehlt, rücken für sie die Vorteile von UC zumeist in weite Ferne. Die Optimierung eigener Geschäftsabläufe oder der Kommunikation mit den Partnern bleibt ihnen verwehrt. Einen Ausweg bietet das Konzept der bedarfsorientierten Software-Nutzung, auch SaaS (Software as a Service)
genannt.

Miet-Software aus dem Internet befreit den Mittelstand nicht nur von teuren Investitionskosten. Die Unternehmen müssen auch kein Personal für die Verwaltung der Systeme einplanen, denn verantwortlich für die Verfügbarkeit ist der Dienstanbieter. Ein weiteres Kriterium sind die vielen Funktionen, die bei der Anschaffung eines neuen Kommunikationssystems zwangsläufig mitgekauft werden müssen - egal, ob sie für das Unternehmen sinnvoll sind oder nicht. Hier liegt die grosse Chance in der Entwicklung eines individuellen SaaS-Angebots. Der Dienstanbieter stellt die UC-Funktionen seinen Kunden so granular wie möglich zur Verfügung. Diese schnüren sich das für sie passende Paket selbst.

Kleine oder mittelständische Unternehmen können sich so dank SaaS sehr einfach viele Funktionalitäten leisten, die mit einem herkömmlichen Komplettsystem aufgrund der finanziellen Situation gar nicht möglich und stellenweise sogar überdimensioniert wären. Doch auch grössere Unternehmen können eine derartige Infrastruktur zur Versorgung ihrer Abteilungen und weltweiten Niederlassungen nutzen.

Immer mehr Unternehmen haben bereits die Vorteile des Modells Software as a Service erkannt. Das Analystenhaus Radicati prophezeit in der aktuellen Studie «Unified Communications as a Software as a Service (SaaS) Opportunity» gar, dass sich der weltweite Markt für Unified Communications als SaaS bis 2012 vervierfachen wird. Auch Carrier und Internet Service Provider können dieses Marktpotenzial für sich nutzen: Durch Mehrwertangebote für Privat- und Geschäftskunden generieren sie Zusatzerlöse und erhöhen die Kundenbindung in einem stark umkämpften Markt.

Damit Anbieter ihren Kunden ein derart flexibles Dienstemodell zur Verfügung stellen können, ist eine zuverlässige integrierte Plattform im Hintergrund erforderlich. Sie sollte für den Benutzer übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen sein. Seitens des Anbieters wird hohe Verfügbarkeit gepaart mit einfacher Administrierbarkeit und hoher Skalierbarkeit vorausgesetzt.

Die Anpassung des Leistungsspektrums ist für Anbieter relativ einfach: Zur Freischaltung der gewünschten Funktionen müssen sie beim jeweiligen Kunden nur die entsprechenden Häkchen in ihrem mandantenfähigen System setzen. Nutzer beziehen und bezahlen somit nur die Dienste, die sie wirklich benötigen. Dabei besteht ohne Weiteres die Möglichkeit, dass ein zufriedener Kunde den Funktionsumfang erweitert, wenn er darin Vorteile erkennt. Auch das Stornieren nicht mehr erforderlicher Funktionen ist kein Problem. Die Anwender SaaS-basierter Dienste nutzen aber nicht nur E-Mail, VoIP, IM oder Präsenzinformationen. Für den geschäftlichen Bereich sind die Kalenderfunktionen, die Kontaktverwaltung, Video-Conferencing sowie die Integration der eigenen Webseite oder von RSS-Feeds ebenso interessant.

Das System muss neben einer zentralen Infrastruktur auch den für die umfassende Kommunikation erforderlichen Client bieten. Denn ein jederzeit über das Internet zugänglicher Client ist das Tor zur effektiven Nutzung eines UC-Systems. Er bringt die Intelligenz des UC-Servers und dessen Funktionalität zum Anwender. Ein Client sollte für den Benutzer übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen sein. Grundlage dafür sind Web-2.0-Technologien wie Adobe Flash und Ajax. Zur Nutzung aller Kommunikationskanäle stellt der Serviceanbieter jedem Nutzer eine E-Mail-Adresse beziehungsweise eine Identität bereit. Alle Daten bleiben auf dem zentralen Server und können nach entsprechender Benutzerauthentifizierung dort aufgerufen werden.

Für Philipp Graupeter, der am regionalen Hochschulrechenzentrum in Kaiserslautern (RHRK) die Netzwerkdienste verantwortet und seit 2003 mit dem UC-System CommuniGate Pro arbeitet, ist gerade dieses Merkmal ein Grund für sein Vertrauen in diese Technik: «Dass alle Informationen auf dem Server bleiben und nicht auf die einzelnen Client-Rechner heruntergeladen werden, ist eine wichtige Sicherheitsfunktion für uns», erläutert er die Vorteile des zentralen Systems. «Damit kann im Prinzip nichts verlorengehen, weil wir allein die Verantwortung für Datensicherung und Backup haben.» Das RHRK übernimmt die Rolle des Anbieters der SaaS-Kommunikationsdienste für die einzelnen Fachbereiche, Institute und Universitätsangehörigen.

Als Webanwendungen können professionelle Clients ausserdem einfach an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden. So erhalten Unternehmen die Möglichkeit, z.B. ihre Corporate Identity, besondere Gestaltungsmerkmale oder auch ganze Portale zu integrieren. Für Philipp Graupeter ein weiterer Pluspunkt: «Natürlich war es uns auch wichtig, die Oberfläche des Clients so anpassen zu können, dass sie von den Anwendern sofort als zur TU zugehörig erkannt wird.»

Der permanente Zugriff auf Daten ist heute ein wesentlicher Geschäftsvorteil. Zwar bieten Webclients von nahezu jedem Rechner aus Zugriff auf den zentralen Server, doch steht nicht immer ein Rechner mit Internetanschluss zur Verfügung. Deshalb besteht heute die Möglichkeit, Mobiltelefone in das UC-System zu integrieren und beispielsweise mit Pushmail auszustatten. Die Verbindung zwischen BlackBerry, iPhone oder Windows Mobile Smartphones und dem UC-Server erfolgt über entsprechende Protokolle, beispielsweise ActiveSync von Microsoft. Dazu werden übliche Datennetzwerke wie 3G, GSM oder auch WiFi genutzt.

Solch ein Modell eignet sich ideal für kleine Unternehmen, die Services für die mobile Datenübertragung und Kommunikation mit einem einzigen Vertrag abdecken wollen. Mit einem derartigen mobilen Office haben Mitarbeiter auch unterwegs stets Zugriff auf ihr virtuelles Büro. Anbieter können diese massgeschneiderten mobilen Mashup-Angebote individuell für ihre Unternehmenskunden einrichten und freischalten. Möglich ist dies zum Beispiel über ein PoS-Portal in Geschäften oder direkt über die Webseite des Anbieters. In Kombination mit einem USB-Adapter für den mobilen Breitbandzugang erhalten Kunden so ein Rundumpaket für den ortsungebundenen Zugang.

Argumente für Saas

Die wichtigsten Gründe, die komplette Unified-Communications-Lösung als Dienstleistung zu beziehen:

- Geringe Investitionen: Niedrige Anfangskosten und Lizenzgebühren
- Ressourcenschonend: Reduzierter Aufwand beim Aufbau des Systems
- Flexible Services: Dienstanbieter stellenFunktionen so granular wie möglich zur Verfügung. Kunden schnüren das passende Paket selbst und bezahlen nur diesen Funktionsumfang.
- Überschaubare Kosten: Mehr Planbarkeit im IT-Jahresbudget, da Unternehmen pro User je nach Leistungsumfang einen festgelegten Preis bezahlen.
- Individualisierbare Nutzer-Clients: Serviceprovider können Clients an unterschiedliche Anforderungen, etwa die Corporate Identity, anpassen.
- Immer up to date: Naht- und kostenlose Upgrade-Möglichkeiten zu den aktuellsten Versionen und Zugriff auf neuste Technologien.
- Kleinere IT-Teams: Verantwortlich für die Verfügbarkeit rund um die Uhr ist der Dienstanbieter.

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