Die Informationsflut von aussen und das in Unternehmen erzeugte und gespeicherte Wissen wachsen unaufhaltsam. Um dem zu begegnen und die Informationen webbasiert effizient verwalten sowie publizieren zu können, werden Content-Management-Systeme (CMS) eingesetzt. Der Bedarf an solchen Systemen ist bei Konzernen und kleinen und mittelständischen Unternehmen gleichermassen vorhanden. Unabhängig von der Unternehmensgrösse gibt es grundlegende Minimal-Anforderungen, die ein CMS erfüllen muss. So zum Beispiel leichte Bedienbarkeit, damit auch technisch ungeschulte Mitarbeiter als Redakteure schnell zu guten Ergebnissen gelangen. Darüber hinaus haben KMU ganz eigene Bedürfnisse, die darauf abzielen, Investitionssicherheit zu gewährleisten. Sowohl die Forderung nach einem etablierten System, das technisch weiterentwickelt wird, als auch der Wunsch nach einem Hersteller mit solider Historie und relevanten Referenzen spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines CMS. Auch die technische Flexibilität des CMS steht häufig im Mittelpunkt der Entscheidung von KMU. Ihnen sind offene Schnittstellen wichtig, um mit den unterschiedlichsten ERP-, CRM-, SCM-, Shop- und Branchen-Lösungen ohne grossen Anpassungs- und Programmieraufwand korrespondieren zu können. Out-of-the-Box-Lösungen, die über solche Schnittstellen verfügen, sind für sie ideal, denn sie können nicht nur schnell implementiert werden, sondern lassen sich auch einfach an veränderte Gegebenheiten anpassen. Werden reine Insellösungen - ohne offene Schnittstellen - eingesetzt, erfüllen sie zwar zu Beginn alle geforderten Kriterien, müssen aber schon bei der ersten ungeplanten Veränderung aufwändig angepasst werden. Das widerspricht dem Ziel vieler KMU nach klarem Projektablauf, einem fest definierten Budget mit einem schnellen Return on Investment (ROI). Um diese Ziele zu erfüllen, sollten bei der Entscheidung für ein professionelles CMS einige grundlegende Kriterien beachtet werden, um nicht von Anfang an auf das falsche Pferd zu setzen.

Ein Webauftritt sollte von genau den Mitarbeitern gepflegt werden können, die über das Fachwissen verfügen. Deshalb sollten auch Mitarbeiter ohne spezielles Web-Know-how schnell zu guten Ergebnissen gelangen können. Ein leicht zu bedienendes CMS erhöht die Akzeptanz bei den Nutzern und minimiert den Aufwand für Einweisungen und Schulungen. Technologie und Features sind letztlich nicht alles, was zählt.
Der Internetauftritt ist die virtuelle Visitenkarte des Unternehmens und oft der erste Kontakt zu Interessenten. Wichtig ist daher, dass das CMS automatisch das Corporate Design einhält und Aktualisierungen einheitlich über die ganze Website hinweg vornimmt - auch wenn viele Mitarbeiter damit arbeiten.
Erfolgreiche Neukunden- und Partner-ansprache erfordert heutzutage, Websites barrierefrei zu gestalten und Industriestandards zu erfüllen. Eine Reportfunktion des CMS sollte daher zu jeder Zeit anzeigen, ob Links ins richtige Ziel führen, Bilder korrekt benannt und alle Texte fehlerfrei und leicht zugänglich sind. Anhand einer Auswertung können Fehlerquellen behoben werden, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen.

Integrationsfähig und schlank

Wer bereits verschiedene Systeme im Unternehmen einsetzt, weiss, wie wichtig deren technische Flexibilität ist. Offene Schnittstellen sind für das CMS entscheidend, um mit den unterschiedlichen ERP-, CRM-, SCM-, Shop- und Branchen-Lösungen ohne grösseren Anpassungs- und Programmieraufwand korrespondieren zu können. Nur so lassen sich beispielsweise Produktdaten aus dem Produkt-Planungssystem mit Texten, Bildern und Videos aus unterschiedlichen Quellen verbinden und einheitlich publizieren.
Web-Projekte sollten sich auch ohne Hilfe von IT-Experten managen und ausbauen lassen. Besonders dann, wenn man für die unternehmensweite IT-Administration externe Dienstleiter zu Rate zieht, weil keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist. Mit einem guten CMS können Websites, Portale und Intranets auch ohne Web-Agenturen und Spezialisten verwaltet und erweitert werden.
Deutsch, Italienisch, Französisch, Englisch... - gerade Schweizer Unternehmen sollten ihr Augenmerk auf die Mehrsprachigkeit des CMS richten. Wichtig ist dabei, dass sich der Webauftritt auch in mehreren Sprachen effizient pflegen und systematisch um zusätzliche Sprachen erweitern lässt. Geschäfte lassen sich schliesslich in der Muttersprache am besten abwickeln. Über mehrsprachige Websites können Unternehmen kostengünstig neue Märkte erschliessen und die Kommunikation - intern und extern - fördern.

Vertrauenswürdiger Hersteller

Die Anforderungen an die Technik entwickeln sich permanent weiter. Das CMS sollte mit neuen Ansprüchen mitwachsen und durch regelmässige Updates aktualisiert werden können. Deshalb sollte ein finanzkräftiger Anbieter gewählt werden, der auch langfristig mit Updates und Support zur Verfügung steht.Viele Internet-Dienstleister und Anbieter versuchen, mit besonders günstigen Einstiegspreisen Neukunden zu ködern. Im Projektverlauf kann es jedoch schnell zu hohen Folgekosten durch Anpassungen und Programmierungen kommen. Genaue Kostenvoranschläge mit Minimum/Maximum-Szenarien helfen, den Überblick zu bewahren und sich nicht nur von den anfänglichen Lizenzkosten beeinflussen zu lassen.
Verkäufer tendieren nach landläufiger Meinung dazu, mehr zu versprechen, als die Produkte letztendlich leisten können. Durch ein Gespräch mit einem oder mehreren CMS-Nutzern - möglichst aus der eigenen Branche - erfährt man viel über die wahren Vor- und Nachteile eines CMS. Anbieter sollten Unternehmen auf Wunsch einige Referenzkunden als Gesprächspartner benennen können.

Der Autor: André Müller ist Senior Sales Manager bei RedDot Solutions.