RECHT: E-Archivierung ist nicht nur IT-Sache

Die archivierten Geschäftsdokumente müssen zudem während der gesamten Aufbewahrungsdauer innerhalb einer angemessenen Frist verfügbar sein. Diese Forderung führte bisher in mehrfacher Hinsicht zu kont-roversen Diskussionen. Zum einen ist der Begriff der «angemessenen Frist» sehr unbestimmt und interpretationsbedürftig. Zum anderen wird zum Teil heftig diskutiert, inwieweit die Erfüllung dieser gesetzlichen Vorgaben die Archivierung der verwendeten Programme erfordert.
Die Beantwortung dieser Frage ist nicht pauschal möglich. In Verbindung mit der ebenfalls geforderten Dokumentation der eingesetzten Verfahren, Abläufe und der Infrastruktur, welche sicherstellen soll, dass die archivierten Informationen auch während der gesamten Aufbewahrungsdauer verstanden werden können, ist zu vermuten, dass bei Verwendung von Standardprogrammen auf eine Archivierung der Programme verzichtet werden kann. Werden jedoch Individualprogramme verwendet, dann wird die Verfügbarkeit wohl nur durch die Archivierung der Programme sichergestellt werden können.

Die Zuständigkeiten für die archivierten Informationen müssen genau geregelt werden. Zugriffe und Zutritte müssen aufgezeichnet und überwacht werden. Zu diesem Zweck müssen die Archivdaten von den aktuellen Daten getrennt werden. Eine physische Trennung ist jedoch nicht zwingend erforderlich, es genügt, wenn die Daten so gekennzeichnet sind, dass eine entsprechende Unterscheidung möglich ist.

* Maria Winkler ist geschäftsführende Partnerin der IT & Law Consulting in Zug und Luzern und Dozentin für Informatikrecht sowie Recht im Internet an der Hochschule für Wirtschaft Luzern.