Am Elo-Fachkongress trafen sich Fachleute für Dokumenten-Management. Der Veranstalter hat hohe Ziele, erfüllt beim Zürcher Elektrizitätswerk aber auch grundlegende Anforderungen.
Elo-Chef Karl Heinz Mosbach weiss um die Lücken in seiner Software
In der Stadtverwaltung Zürich hält der «Elektronische Leitz Ordner» (Elo) Einzug. In den Ämtern und Betrieben werden Bundesordner durch virtuelle Dokumentenablagen ersetzt. Dabei ist der Software-Hersteller Elo bevorzugter Lieferant für ECM (Enterprise Content Management). Die Stuttgarter gaben am Dienstag am Fachkongress in Baden einen Einblick in künftige Trends beim Verwalten von Dokumenten. Das Stadtzürcher Elektrizitätswerk blickte zudem auf das Projekt digitales Vertragsmanagement zurück, das mit Elo realisiert wurde. Laut Elos Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach müssen sich die Unternehmen heute und in den nächsten Jahren mit vier «neuen» Themen auseinandersetzen: Big Data, BYOD (Bring Your Own Device), Cloud und Shareconomy. Der Hersteller will seine Lösungen für alle Anforderungen fit machen. Mit Scanner-Schnittstellen, Texterkennung oder auch Barcode-gesteuerten Workflows soll die Software heute mit strukturierten sowie unstrukturierten Daten umgehen können. Das sei oftmals Bit Data. Auf den privaten Tablets oder Telefonen der Angestellten läuft eine App, die das Arbeiten mit der Management-Lösung auch unterwegs erlaubt. Bevor die App fertig war, mussten die Entwickler allerdings erst ihren eigenen Chef überzeugen: «Vor Jahren sah ich BYOD noch als unsinnig an», gestand Mosbach. Für ihn barg BYOD die grosse Gefahr des Informationsabflusses beim Ausscheiden von Mitarbeitern. Unterdessen weiss Mosbach, dass private Rechner im Büro die Produktivität steigern können. Zugriffsberechtigungen lassen sich über Policies regeln. Das andere, ebenfalls häufig wegen Sicherheitsbedenken verworfene Thema, will Elo mit einem «Transport-Management» beherrschbar machen. Der CEO führte aus, dass sich lokale Installationen inklusive Formulare und Skripte zügeln lassen. Der Hersteller adressiere damit einen oftmals vernachlässigten Punkt. Wenn ein Unternehmen wächst oder ein Provider zu teuer wird, haben Anwender meist keine Wahl. Sie sind an die bestehende Lösung gebunden. So ein Vendor Lock-in dürfte ein undenkbarer Umstand für die kommenden Mitarbeiter-Generationen sein. Sie wollen eigene Regeln definieren, im Privatleben wie auch im Beruf. Eine Regel ist: teile und herrsche statt herrsche und teile. «Für Junge ist es selbstverständlich, Fachwissen im Unternehmen zu teilen. Ältere fürchten dagegen um ihren Arbeitsplatz», sagte Mosbach. Er weiss, dass Elo dieser Shareconomy in kommenden Releases gerecht werden muss. Nächste Seite: kein «Rocket Science» Während Geschäftsleiter Mosbach am ECM-Fachkongress über neue Funktionen sprach, war Christian Würmli vom Elektrizitätswerk der Stadt Zürich (ewz) zufrieden, eine Lösung für sein Projekt zu haben. «Elo ist kein Rocket Science, sondern eine beherrschbares System», sagte der Senior Projektleiter IT. Das Projekt bestand ursprünglich aus der Ablösung der Software Fabasoft, die dem ewz hohe Lizenz- und Wartungskosten beschert hatte. Heute verwalten über 200 Angestellte des städtischen Betriebs rund 14'000 Verträge mit Elo.
Würmli und seine Kollegen haben den kompletten Lebenszyklus von Verträgen in der Software abgebildet. Da keine Lösung perfekt ist, hat das ewz den Walliseller IT-Dienstleister Advellencemit einigen Ergänzungen beauftragt. Hinzu gekommen sind unter anderem eine Reporting-Funktion für interne Prüfungen und die Fristenkontrolle, die Unterstützung von mehreren Vertragspartnern (Elo beherrscht nur 1:1-Beziehungen) und die Vererbung von Metadaten. Unterdessen ist Elo seit gut einem Jahr in Betrieb, berichtete Würmli. Neben den tieferen Kosten konnte das ewz kürzere Durchlaufzeiten für die Dokumente, eine Zeitersparnis bei der Recherche sowie weniger Medienbrüche realisieren. Die Festlegung der städtischen Betriebe auf Elo bereut der Projektleiter nicht. «Die Integration in Office ist bei Elo besser als bei Microsofts eigenem SharePoint», sagte Würmli. Die Microsoft-Plattform nutzt das ewz heute als reine Collaboration-Plattform. Für die Zukunft geplant ist eine Integration mit SharePoint. In dem Portal sollen dann Angestellte Verträge genehmigen können, ohne sich vorgängig extra in Elo einloggen zu müssen.
