So punkten Sie im Meeting

«Meetings sind reine Zeitverschwendung», sagten 32 Prozent der deutschen Befragten einer Umfrage von Mindjet im deutschsprachigen Raum und Grossbritannien. Am häufigsten standen folgende Punkte in der Kritik:

Abgesehen von einer guten Vor- und Nachbereitung gehört der Auftritt beim Kunden und die Gastgeberpflichten des Besuchten dazu. Einige Punkte haben Anke Quittschau und Christina Tabernig von der Beratungsagentur korrekt! zusammengetragen, die oft die ersten Stolpersteine beim Besuch sein können.

Holen Sie Ihre Gäste am Empfang ab, geht der Gast vor, sofern er den Weg bereits kennt. Wenn nicht, dürfen Sie gerne vorweg gehen. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast in beiden Fällen. Lassen Sie Ihren Gast an Ihrer rechten Seite gehen, dies demonstriert, dass er von Ihnen geschätzt wird. Im Besprechungsraum angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf.

Meist holt Sie die Sekretärin vom Empfang ab und führt Sie in den Besprechungsraum. Dort stehen bereits Getränke auf dem Tisch und sie sagt nett: «Nehmen Sie doch schon Platz, bedienen Sie sich an den Getränken – Herr Meier kommt sofort.» Der höfliche Gast setzt sich selbstverständlich nicht und bedient sich auch nicht an den Getränken. Er wartet im Stehen, um den Gastgeber auf Augenhöhe zu begrüssen.  Der Gastgeber weist dann mit einer Geste dem Gast einen Platz zu und bietet ein Getränk an. Dies sollte er zwischen Small Talk und dem Beginn des geschäftlichen Teils tun, damit es dieser nicht durch «Nebensächliches» gestört wird. Der Chef muss dabei nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Ranghöchste mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. Stilvoll ist es, sich nicht an den Häppchen satt zu essen. Man sollte sich also vor einem langen Meeting darauf einstellen und entsprechend gut frühstücken. Der letzte Keks bleibt liegen. Auf der nächsten Seite: Verspätungen sind des Teufels!

Eine Verspätung sollte man im Zeitalter der Handys rechtzeitig ankündigen. So kann der Wartende die Zeit noch effektiv nutzen. Unpünktlichkeit ist – in Deutschland – die gröbste Unhöflichkeit, denn wir stehlen jemandem etwas, was wir ihm nie mehr zurückgeben können: Zeit! Wenn Sie aber doch ein Mal zu spät sind, genügt ein kurzes «Entschuldigung» beim Betreten des Raumes. Bloss keine langen Staugeschichten oder so, die glaubt sowieso keiner mehr. Ausserdem hätte derjenige dann die volle Aufmerksamkeit der Meeting-Teilnehmer und das ist unangebracht

Das Handy oder Smartphone sollte in jeder Besprechung ausgeschaltet sein. Damit tut man vor allem sich selbst einen Gefallen. Denn allein das Geräusch des Vibrationsalarms lenkt ab und lässt uns unaufmerksam werden. Erwartet man einen wirklich wichtigen Anruf, sollte man dies unbedingt vorher ankündigen und das Telefon auf lautlos schalten. Ein optisches Signal reicht völlig. Kommt dieser wichtige Anruf dann, sollte man den Besprechungsraum zum Telefonieren verlassen. Grundsätzlich signalisiert ein Handy oder ein Smartphone auf dem Tisch den Gesprächspartnern immer, dass sie zweitrangig sind.

Gehen wir davon aus, dass es ein internes Meeting ist. In dem Fall lautet unsere Empfehlung: anfangen! Und zwar mit dem wichtigsten Thema. Meist sind es nämlich die gleichen Kollegen, die unpünktlich sind. Wenn diese dann die wichtigsten Themen verpassen, nervt es sie auch langsam.  Auf der nächsten Seite: Wie Sie höflich das Meeting führen können.

Ausreden lassen gilt in der Schweiz als eine der wichtigsten Benimmregeln. Keiner lässt sich gern ins Wort fallen. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Eine andere Variante ist, eine Frage zu stellen, wenn der Redner Luft holt, und Sie beantworten sich die Frage selbst. Beispiel: «Herr Huber, Sie sagten vorhin, dass man das ProjektKlicke und öffne kleines Fenster mit Infos zu den MS Project Infotagen auch ... wie steht es mit xy, ich habe da mal erfahren, dass…» Nun können Sie das Gespräch umlenken und sind selbst am Zug.

Man sollte sich auf keinen Fall wortlos aus dem Raum schleichen. Eine kurze Begründung, etwa ein anstehender Kundentermin, ist angebracht. Im Grunde hat aber der Moderator die Aufgabe, das Meeting zeitlich nicht aus dem Rahmen laufen zu lassen, sondern eventuell Themen zu vertagen. Machen Sie auch am Anfang eines Meetings klar, wie viel Zeit dafür vereinbart wurde und machen Sie eventuell darauf aufmerksam, dass Sie danach noch eine andere Verpflichtung eingeplant haben.

Am besten, man ruft den Organisator des Meetings an und erklärt die Situation. Eine Absage per E-Mail oder SMS wirkt nicht sehr professionell. Auf der nächsten Seite: So können Sie an Meetings punkten.

Was Sie auf jeden Fall tun sollten, wenn das Meeting beendet ist: Begleiten Sie Ihren Gast wieder zurück zum Empfang. Lassen Sie ihn nicht mit den Worten: «Den Weg kennen Sie ja schon» alleine im Flur stehen. Abgesehen von der mangelnden Höflichkeit könnte es auch aus sicherheitstechnischen Gründen für Ihr Unternehmen wichtig sein, keine fremden Menschen alleine durch Ihre Gänge streunen zu lassen.

(Dieser Artikel ist ursprünglich in unserer Schwester-Publikation Computerwoche erschienen.)