Rekrutierung digital denken

Schon heute klagen viele Unternehmen in unterschiedlichen Branchen über Schwierigkeiten, geeignete Spezialisten zu finden. Diese Situation wird sich noch deutlich verschärfen, wenn ab 2020 die Generation der Babyboomer in Pension geht: Für zwei altersbedingt aus dem Arbeitsmarkt ausscheidende Fachkräfte rückt nur noch eine Person in den Arbeitsmarkt nach. Studien gehen je nach Szenario davon aus, dass in den nächsten zehn Jahren der Schweiz 0.5 bis 1.3 Millionen Arbeitskräfte fehlen.

In diesem umkämpften Marktumfeld müssen sich Unternehmen mittels Personalmarketing attraktiv und überzeugend auf dem Markt der Stellensuchenden positionieren, um sich qualifizierte Mitarbeitende zu sichern. Dazu benötigen sie ein bedienerfreundliches und effi zientes Bewerbungsmanagement-System, welches sie nicht zuletzt auch im Employer Branding unterstützt. REFLINE von Abraxas Informatik AG ist genau dieses passgenaue Bewerbungsmanagement-System: Stellen werden direkt aus dem System heraus ausgeschrieben, Inserate sind bereits im CI/CD des Unternehmens gebrandet und werden automatisch über beliebig viele Medienkanäle wie Website, Intranet, diversen Jobbörsen oder Social Media distribuiert. Stellenmarkt und Inserate sind die Visitenkarte eines Unternehmens, der erste Kontaktpunkt mit potentiellen Bewerbenden und somit die ideale Gelegenheit sein Image als Arbeitgeber zu stärken.

Die Digitalisierung verändert die Erwartungshaltung der Bewerbenden, die sich zunehmend anspruchsvoller und opportunistischer verhalten. Dies erfordert eine Neupositionierung des HR und eine Optimierung des Rekrutierungsprozesses. HR und Marketing rücken näher zusammen, da sie dieselbe Firmen-Identität vermitteln. Dank Reports mit aussagekräftigen KPIs – wie z.B. Rücklauf, Reaktionszeiten, Kanal-Performance – unterstützt ein Bewerbungsmanagement-System HR und Unternehmensführung dabei, interne Prozesse zu optimieren und eine adäquate Rekrutierungsstrategie zu entwickeln.

Mit REFLINE wird der administrative Aufwand in HR-Abteilungen um bis zu 70 % reduziert. Digitalisierung bedeutet Standardabläufe zu automatisieren, so dass mehr Zeit bleibt für das Wesentliche: HR-Abteilungen haben so mehr Zeit, ihre Rolle als strategische Berater und Sparring-Partner der Linie wahr zu nehmen. Der Digital Shift führt eindeutig weg von einer Verwalter- hin zu einer Gestalter-Rolle.

Anforderungen an ein digitales Bewerbungsmanagement-System sind genauso unterschiedlich wie die Kunden selber. Eine modulare und flexible E-Recruiting-Lösung deckt diese Kundenbedürfnisse passgenau ab. Dazu gehören unter anderem anpassbare Online-Bewerbungsformulare, die Einbindung von Personalberatungen ins Bewerbungsmanagement, Reports, welche die Qualität der Rekrutierung verbessern und diverse Funktionen für die effiziente Kommunikation zwischen Bewerbenden, Personalabteilung und Linie inklusive der Möglichkeit einer Bewerbung via Mobile. Auch technisch geht der Trend bei Bewerbungsmanagement-Systemen ganz klar in Richtung webbasierte SaaS-Lösungen (Software as a Service). Geringe Initialaufwände und -Kosten, keine Investitionen in Hardware, regelmässige Updates und neue Releases sind nur einige der Vorteile von SaaS. Mit minimalem Aufwand kann hier maximaler Erfolg erzielt werden. Diese «Low hanging fruits» müssen nur geerntet werden.

Smartphones machen auch vor der Jobsuche nicht halt — bereits die Mehrheit der Bewerbenden suchen damit nach Stellen. Viele Unternehmen hinken heute den Ansprüchen hinterher, was diese Erwartung betrifft. Gemäss Studien wird eine solche Bewerbungsmöglichkeit nicht nur als zeitgemäss angeschaut, sondern vorausgesetzt und nachgefragt. Unternehmen sind hier unter Zugzwang. Da viele Unternehmen jedoch noch nicht so weit sind, bietet Mobile Recruiting eine einfache Möglichkeit, als modern und innovativ angesehen zu werden und sich von den Mitbewerbern zu differenzieren. Gleichzeitig ist es ein einfaches und funktionales Instrument für Stellensuchende, um sich ohne Hürden bewerben zu können. Da viele Kandidaten unterwegs via Mobile oder Tablet nach Stellen suchen, geht es beim Mobile Recruiting in erster Linie darum, die Eintrittsschwelle möglichst niedrig und den Bewerbungsprozess unterbruchfrei zu halten. Buttons, Bewerbungsformular, Icons, Dropdown-Menüs – egal ob auf Android, iOS oder Windows – der Bewerbungsprozess muss speziell für mobile Geräte konzipiert und designed sein. Dies steigert Attraktivität und Benutzerfreundlichkeit. Eine mobile End-to-End-Bewerbung ist zwar heute noch die Ausnahme, das liegt aber insbesondere an den noch fehlenden Möglichkeiten und dem erlernten Bewerberverhalten. Da sich beides in den kommenden Jahren ändern wird, sind Unternehmen gefordert, Digitalisierung und Mobilität ernst zu nehmen. Rekrutierung ist auch Chefsache.

Die Zeiten von «Post & Pray» sind im heutigen Umfeld definitiv vorbei. Eine Stelle ausschreiben und auf passende Bewerbende zu hoffen, ist bei bestimmten, umkämpften Berufsgruppen keine erfolgversprechende Strategie mehr. Aktives Sourcing von Talenten ist nur eine Möglichkeit. Viel einfacher ist es, auf ein Talent Management-System wie REFLINE zurückgreifen zu können, welches Unternehmen dabei unterstützt, Talente zu identifizieren, zu gewinnen und zu entwickeln. Eingegangene Bewerbungen, welche nicht zu 100 Prozent auf eine offene Vakanz passen, aber für eine zukünftige Position interessant sein könnten, fliessen dabei in den Talentpool des Unternehmens ein. Dies vereinfacht es, mit diesen Kandidaten in Kontakt zu bleiben und die Kandidatenbindung zu erhöhen. Diese längerfristige Beziehungspflege zu potenziellen Kandidaten ist matchentscheidend in Zeiten des Fachkräftemangels. Intelligente Talent Management-Systeme wie REFLINE schlagen automatisch passende Kandidaten aus dem Talentpool vor, sobald eine neue Stelle erfasst wird.

Seit Mai 2018 gilt die neue Europäische Datenschutz-Verordnung (DSGVO), welche die Rechte der Konsumentinnen und Konsumenten von Online-Angeboten stark in den Vordergrund stellt. Dieses Gesetz betrifft auch Schweizer Unternehmen, da deren Stellen öffentlich ausgeschrieben sind. Damit sind potentiell auch EU-Bürger angesprochen, die sich auch bewerben könnten. HR-Prozesse müssen daher neu DSGVO-gerecht gestaltet werden. Zum Beispiel beim «Recht auf Vergessen»: Betroffenen steht grundsätzlich das Recht zu, die unverzügliche Löschung ihrer Daten zu verlangen. Am einfachsten geht dies mit einem DSGVO-konformen Bewerbungsmanagement-Tool: beispielsweise genügt ein Klick und das Bewerber-Profil samt allen Unterlagen ist gelöscht. HR-Fachpersonen haben so – im Gegensatz zum Bewerbungsmanagement via E-Mail – immer die volle Kontrolle über ihre Prozesse. Auch vor dem Hintergrund der anstehenden Totalrevision des Schweizer Datenschutzgesetzes ist man mit einer solchen Lösung auf der sicheren Seite.