Personal und Löhne - dynamisch, praktisch, gut

Statistiken und Listen sind alles andere als langweilige Papiertiger. Richtig gelesen, ermöglichen sie sehr lebendige Aussagen über eine Firma oder eine Abteilung. Vorausgesetzt, sie lassen sich individuell und dynamisch erstellen. Infosystem AG hat für das Human Ressources Management ein Tool entwickelt, mit dem die Personal- und Lohnverwaltung nicht nur einfach und effizient erledigt wird, es liefert auch interessante Zusatzinformationen. In wenigen Schritten lassen sich flexible Auswertungen und eigene Listen aus den Bereichen Personal- und Lohndaten erstellen. performis® PA deckt dabei alle Bereiche einer modernen Lohn- und Gehaltsabrechnung ab. Selbstverständlich swissdec-zertifiziert, also nach den aktuellen Anforderungen des Lohnstandard_CH 4.0, zu dem auch die «Einheitliche Lohnmeldung» (ELM) gehört.

Die Personalabteilung der Rhätischen Bahn (RhB) in Chur arbeitet schon seit fünf Jahren mit performis® PA. «Uns überzeugt vor allem die einfache, intuitive Handhabung, die Übersichtlichkeit sowie die Dynamik des Systems», sagt Karin Hartmann, Leiterin Lohn/Rente bei der RhB. Sie arbeitet täglich mit performis® PA, erstellt Personaldokumentationen, Personallisten oder macht diverse Auswertungen. Den Lohnabschluss Ende Monat kann sie sich ohne das Programm nicht vorstellen. «Ich kann mich absolut auf das System verlassen, das ist für mich der grösste Vorteil. Wir hatten noch nie einen Fehler, der dazu geführt hätte, dass wir die Löhne nicht fristgerecht hätten abschliessen können. Und falls vor Abschluss doch einmal eine Fehlermeldung auftreten sollte, ist bei Infosystem immer jemand erreichbar, der zügig und effizient weiterhelfen kann. Der Service stimmt, das verschafft mir Sicherheit.»

Ganz nach dem Grundsatz der Infosystem AG – so viel Individual-Software wie nötig, so viel Standard wie möglich – ist auch performis® PA aufgebaut. Das System lässt sich höchst individuell an die unterschiedlichen Bedürfnisse von verschiedensten Firmen anpassen. Jedoch verfügt es bereits in der Standardlösung über weitgehende Individualisierungsmöglichkeiten Neben den strukturierten Daten können im System frei definierbare Zusatzfelder integriert werden. Flexible Auswertungen ermöglichen dann das Erstellen eigener Listen. Die RhB arbeitet – abgesehen von wenigen Anpassungen, beispielsweise im Design oder bei Spezifikationen durch den Firmenarbeitsvertrag – mit der Standardlösung, wie Karin Hartmann erklärt: «Wir sparen dadurch Kosten und der Unterhalt ist für uns einfacher. Zudem verschaffen uns die zusätzlichen Felder, die wir selber festlegen können, die Flexibilität, die wir benötigen. Wir sind damit gut versorgt.»

Freie Zusatzfelder stehen beispielsweise bei den Personaldaten zur Verfügung. Der Personalstamm kann auf diese Weise flexibel gestaltet werden. Erfasst werden zudem allfällige Verwandtschaftsgrade und Kinder sowie die Lohnstammdaten mit Gültigkeitsperioden. Zur Verfügung stehen auch zwei Ablagen: eine für Personaldokumente und eine für Personalnotizen (mit Erinnerungsfunktion über E-Mail). Die Personallisten sind frei definierbar. Allfällige Änderungen in den Personaldaten können mit Gültigkeit ab einem festgelegten Datum vorerfasst werden. Die Personaldaten werden dann bei jedem Lohnlauf zum Nachweis der Abrechnungsdaten archiviert, vorher werden sie für den Nutzer aber noch visualisiert. Was die Stammdaten betrifft, werden Quellensteuerdateien über eine Schnittstelle eingelesen. Die Familienzulagen aller Kantone sind hinterlegt, ebenso die Lohnpfändung für Pfändungsämter (inklusive Begleitbrief). Versicherungsdaten wie Adressen, Versicherungslösungen, Grenzdaten und Ansätze aller Sozialversicherungspartner sowie die generellen Statistikdaten pro Firma werden vom Nutzer erfasst.

Auch bei den Lohnarten sind Flexibilität und Dynamik die Stichworte. Der Standardstamm mit allen gebräuchlichen Lohnarten kann beliebig erweitert werden. Bedingungen, Berechnungen Ausgaben, Parameter und FI/RW-Kontierung für die Verbuchung können definiert werden. Auch fremdsprachige Bezeichnungen sind möglich. Die unterschiedlichen Personalgruppen haben verschiedene Abrechnungsmodi und es besteht die Möglichkeit für Stundenlöhne, Monatslöhne und Spezialläufe wie Gratifikationen oder Boni. Die Abrechnung erfolgt dann einzeln oder in Gruppen, variable Lohndaten werden mit Gültigkeitsdatum erfasst. Für sie steht eine Schnittstelle zur Verfügung, zum Beispiel aus performis® LE. Die Verbuchung könnte daraufhin automatisch ins performis® FI/RW übertragen werden. performis ® PA ist jedoch ein eigenes, in sich abgeschlossenes Programm und kann über Standardschnittstellen auch mit Fremdsystemen kommunizieren. Im Abrechnungsordner können sowohl temporäre Abrechnungen aus dem Personalstamm getätigt als auch variable Lohndaten erfasst werden. Die DTA-Datei wird mit einem Klick erstellt.

Die Erfassung und Verwaltung einer möglichst grossen Zahl von Daten in einem System hat den grossen Vorteil, dass man sie auswerten kann. performis® PA ist diesbezüglich besonders nutzerfreundlich. Die Daten werden nicht in standardisierten Listen aufgezeigt, sondern können je nach Interesse gruppiert oder selektiert werden. Das ermöglicht aufschlussreiche Ein- und Übersichten. Unter anderem kann performis ® PA folgende Informationen aufbereiten und visualisieren:

Der Versand der Personal- und Lohndaten ist auch mit IncaMail der Schweizerischen Post möglich. IncaMail hat sich bewährt, weil es schnell, überall verfügbar, ökologisch und kostengünstig ist. Die Sicherheit ist unter anderem durch eine E-Mail-Verschlüsselung gewährleistet. Die Rhätische Bahn ist vor Kurzem auf IncaMail umgestiegen. Rund 1400 Lohnabrechnungen verschickt das Unternehmen deshalb nun elektronisch. «Ein Grossteil unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind froh, die Lohnabrechnung nicht mehr auf Papier zu erhalten. Und uns erspart IncaMail gleichzeitig einen Aufwand von einem halben Tag pro Monat, den wir für das Ausdrucken, Einpacken und Verschicken jeweils gebraucht haben», erklärt Karin Hartmann.

Seine vielseitigen Funktionen bei einer gleichzeitig sehr einfachen Handhabung machen performis® PA zu einem geschätzten, verlässlichen Partner bei der Verwaltung von Lohn- und Personaldaten. «Die meisten anderen Systeme sind sehr statisch. Seine Dynamik hebt performis® PA klar von der Konkurrenz ab. Zudem ist das Programm sehr gut aufgebaut, äusserst übersichtlich und selbsterklärend. Eine tolle Software, mit der wir gerne arbeiten», fasst Karin Hartmann zusammen.