Mit optimierten Prozessen zum Erfolg

Letztlich ist es ganz einfach: Erfolgreiche Massnahmen gründen auf den richtigen Kennzahlen und schlanken Prozessen. Nur welches sind die richtigen Kennzahlen? Wie werden sie berechnet? Wie müssen die Geschäftsprozesse ausgestaltet sein und umgesetzt werden, um sich schnell und flexibel den Entwicklungen auf dem Markt anpassen zu können? Und welches ist die richtige IT-Lösung, die diese Prozesse optimal unterstützt? Die Antworten liefern ein klug eingesetztes Prozess-und Informationsmanagement.

Ein gutes Prozessmanagement beginnt bei der Unternehmensstrategie. Einerseits sollen alle Prozesse auf die Unternehmensstrategie und die dort definierten Ziele fokussieren. Andererseits muss in ihr verankert sein, dass Prozesse definiert, gelebt und immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst werden. In diesem Sinne werden Prozesse als Mittel verstanden, um die Ziele optimal zu erreichen und nicht als Arbeitsanweisungen an die Mitarbeitenden. Das bedingt, dass es sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene entsprechende Zuständigkeiten, Ziele und Kennzahlen zur Steuerung der Prozesse gibt. Denn: Optimierte Prozesse ermöglichen einen maximalen Unternehmenserfolg.

Auch für ein gutes IT-Management ist die zugrundeliegende IT-Strategie entscheidend. Sie muss sich nach der Unternehmensstrategie richten. Im Rahmen der aktuellen Entwicklungen hin zur Industrie 4.0 und dem Internet der Dinge sowie der Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen sollten sich Unternehmen gar überlegen, ob es überhaupt zwei Strategien geben soll. Oder ob die IT-Strategie nicht sowieso Teil der Unternehmensstrategie sein muss. Letztlich richtet ein gutes IT-Management alle Aktivitäten, Technologien und die IT-Architektur auf eine bestmögliche Unterstützung der definierten Prozesse aus. Nicht das System, die Applikation, stehen im Vordergrund, sondern die Benutzerunterstützung bei der täglichen Arbeit.

Dabei stellen optimale Prozesse sowie eine gute Zusammenarbeit über Abteilungs- oder Geschäftsbereichsgrenzen hinweg Effizienz und Effektivität sicher. Wenn diese Prozesse dann auch von den Applikationen sinnvoll unterstützt und geführt werden, Routinetätigkeiten automatisiert sind und die Systeme der wichtigsten Geschäftspartner in die Prozessabwicklung eingebunden werden, dann kann ein Unternehmen optimal wirtschaften. Beim Aufbau einer solchen Prozess- und IT-Landschaft ist unbedingt darauf zu achten, dass keine neuen starren Strukturen geschaffen werden. Vielmehr sollen beide Elemente – Prozesse und IT – auch an neue Anforderungen angepasst werden können. Im Sinne von gemanagten Prozessen muss das bewusst und kontrolliert stattfinden und jederzeit ohne grossen Aufwand möglich sein. Damit gewinnen die Unternehmen Dynamik und Anpassungsfähigkeit und können sich auf die Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle konzentrieren und den Markt aktiv bearbeiten.

Ein gutes Prozess- und IT-Management bietet sich durchaus auch für KMU an. Es ist weder Selbstzweck noch sind die Prozessdefinitionen starr und endgültig. Prozesse sauber und strategiebezogen zu gestalten verbessert nicht nur die Datenqualität, sondern ermöglicht auch eine mittel- bis langfristige Kapazitätsplanung. Dazu müssen die Prozesse analysiert, modelliert, optimiert und letztlich organisatorisch verankert und informationstechnologisch umgesetzt werden, idealerweise mit modernen, auch mobilen Informations- und Kommunikationstechnologien. Zwar wissen heute die meisten KMU um die Bedeutung der digitalen Transformation und der Industrie 4.0. Trotzdem unterstützen immer noch viele ihre Prozesse nicht durchgängig mit IT-Systemen. Studien zufolge setzen über zehn Prozent der Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitenden kein ERP-System ein (Enterprise Ressource Planning). Und selbst jene, die dies bereits tun, können sich weiterentwickeln: Zum Beispiel mit einem umfassenden Dokumenten-Management, bei dem prozessbegleitende Dokumente im ERP-System gespeichert oder elektronisch an ihre Partner übermittelt werden. Damit stehen die Daten zur richtigen Zeit am gewünschten Ort zur Verfügung – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Zwei Beispiele: Ein Produktionsbetrieb kann mithilfe einer durchgängigen IT-Lösung alle für die Herstellung eines Produktes benötigten CNC-Maschinenprogramme in unterschiedlichen Versionen zu allen Varianten mit den jeweils gültigen Stücklisten und Arbeitsplänen speichern. Verwechslungen werden dadurch ausgeschlossen.

Oder: Im CRM (Customer Relationship Management) können E-Mails sowie alle abgegebenen Dokumente wie etwa Preislisten, Angebote oder Werbung beschlagwortet und direkt den betroffenen Kunden und Artikeln zugeordnet werden. Das erlaubt eine ganzheitliche Sicht auf alle Elemente.

Ein umfassendes und kluges Prozess- und Informationsmanagement zeigt letztlich auch direkt, welche Veränderungen möglich sind sowie welche Personalressourcen aufgebaut oder umgelagert werden müssen, um die geplanten Anpassungen umzusetzen. So kann die Geschäftsführung strategische Entscheide gut begründet treffen und die Organisation zielbezogen ausrichten und flexibel auf veränderte Marktbedingungen reagieren.

Die Fachhochschule St.Gallen (FHS) bietet mit den Masterlehrgängen MAS in Business Process Engineering und MAS in Business Information Management massgeschneiderte Weiterbildungen an, in denen die Absolventinnen und Absolventen die nötige Methoden- und Führungskompetenz erwerben. Sie setzen dieses Wissen in ihren Firmen ein und unterstützen diese in der Optimierung der Geschäftsprozesse, zeigen Verbesserungspotenzial auf und intensivieren die Automatisierung. Beide Studiengänge sind theoretisch fundiert aber sehr praxisorientiert. So entscheidet sich jemand beispielsweise für den Master in Business Information Management, weil er oder sie eine IT-Strategie schreiben und anschliessend eine neue System-Landschaft aufbauen soll. Oder er oder sie ist Leiter, Leiterin eines Architekturund Technologie-Boards in einem sehr grossen Unternehmen und setzt dort das Gelernte in die Praxis um.