OnBase – die eierlegende Wollmilchsau gibt es doch

Mit der führenden Technologie lassen sich Unternehmensinhalte immer und überall flexibel mit nur wenigen Klicks abrufen. Erfahren Sie, was eine leistungsfähige ECM-Lösung heute können sollte und lesen Sie, wie das international tätige Transport- und Logistik-Unternehmen Planzer OnBase erfolgreich einsetzt.

OnBase ist als marktführende Plattformlösung im Bereich Enterprise Content Management (ECM) anerkannt. Dabei werden Unternehmensinhalte über den gesamten Lebenszyklus, vom Eingang oder der Erstellung bis hin zur endgültigen Archivierung und Löschung, digital verwaltet. Die Plattform erfüllt das ganze Spektrum an Anforderungen der digitalen Dokumentenverwaltung und Archivierung. Doch OnBase geht noch einen Schritt weiter und umfasst zusätzlich weitreichende Funktionen für das optimierte Geschäftsprozessmanagement und das agile Case Management. Weiter lässt sich die Lösung mit bestehenden Kernsystemen flexibel integrieren und der Zugriff via mobiler Geräte ist ebenfalls möglich. OnBase kann klassisch on premise installiert oder direkt aus der Cloud bezogen werden.

Jede Organisation hat ihre eigenen, einzigartigen Prozesse. Um den Anforderungen dieser Prozesse und den daran beteiligten Mitarbeitern gerecht zu werden, benötigen Unternehmen eine Lösung, die flexibel und skalierbar ist. Ziel ist es, dass die Anwender effizient und unkompliziert auf die für ihre Arbeit notwendigen Informationen zugreifen können und Abläufe effizient abgewickelt werden. Hier kommt das OnBase Prozessmanagement-Tool ins Spiel: dieses Werkzeug bietet einer Organisation die Möglichkeit ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit die Effizienz massiv zu steigern sowie eine bestehende Fehlerquote zu senken. Zusätzlich erlangt man sofortige und umfassende Transparenz über den Zustand eines bestimmten Vorgangs.  OnBase bietet unter anderem die folgenden Möglichkeiten:

Für die von Fall zu Fall unterschiedlichen Prozessabläufe kommt die integrierte, leistungsfähige Case-Management-Softwarelösung von OnBase zum Einsatz. Dabei wird den Mitarbeitenden ermöglicht Fälle effektiv zu steuern, bessere Entscheidungen zu treffen und mit Ausnahmen flexibel umzugehen. OnBase zentralisiert alle Daten zum entsprechenden Fall und bietet den Benutzern sämtliche Möglichkeiten, die sie benötigen: ganz egal, ob es sich um das Lösen eines Problems, das Bearbeiten einer Serviceanfrage oder um das Onboarding eines Mitarbeiters handelt. Alles geschieht dank einer 360-Grad-Sicht mit den jeweiligen Informationen und zwar von Datensätzen und Dokumenten bis hin zu Gesprächen und E-Mails.

Weil Geschäftsinformationen immer mehr und ausschliesslich digital verwaltet werden, erfuhr auch die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien in den letzten Jahren einen regelrechten Schub. Die Anforderungen sowie auch die Anspruchsgruppen wurden vielfältiger und der Dschungel der herrschenden Gesetze dichter. Mittlerweile dürfte klar sein, dass Unternehmen, die bei der Einhaltung von Informationsvorschriften zögern, sich einem erheblichen Risiko aussetzen und zudem das Vertrauen ihrer Kunden und Partner aufs Spiel setzen. Mithilfe von OnBase lassen sich Anforderungen bezüglich der Datenkonformität oder Normen aus der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen. Dafür stehen in OnBase dedizierte Module und Funktionen wie zum Beispiel das Records Management Modul oder die Möglichkeit der Definition von unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zur Verfügung. Zusätzlich attestieren entsprechende Berichte von renommierten Prüfungsinstituten der OnBase-Technologie ein sehr gutes Zeugnis.

Für das international tätige Logistikunternehmen Planzer hat der Schweizer Hyland Partner und IT-Dienstleister Arcplace auf der Basis der OnBase Lösung ein leistungsfähiges digitales Dokumenten-Erfassungs- und Archivierungssystem realisiert. Das Hauptaugenmerk lag auf der gewünschten Flexibilität bezüglich der Konfigurationsmöglichkeiten, um neue Anforderungen zeitnah umsetzen zu können, sowie auf einer sehr hohen Anwenderfreundlichkeit.

Planzer hatte bereits vor einigen Jahren auf digitale Archivierung umgestellt. Das alte System stiess angesichts der Vielzahl an Dokumenten an seine Leistungsgrenzen und war unflexibel. Die Mitarbeitenden benötigten viel Zeit beim Auffinden von Informationen und Dokumenten. Die mangelnde Leistung wirkte sich nachteilig auf die Flexibilität und die Reaktionsgeschwindigkeit in Bezug auf archivrelevante Anforderungen des Unternehmens aus.

Arcplace implementierte als neue ECM Lösung OnBase. Als erster Bereich durfte der Wareneingang von der neuen Lösung profitieren. Dort werden heute die Wareneingangs-Dokumente nach der physischen Kontrolle in der Logistik-Administration eingescannt und auf Basis des angedruckten Barcodes mittels definierten Workflows in OnBase verarbeitet und archiviert. Mit Hilfe der Funktion des OnBase Application Enablers können archivierte Dokumente direkt aus dem Logistik-System in Sekundenschnelle in OnBase aufgefunden werden. Der OnBase Application Enabler integriert Systeme in OnBase ohne dass eine Schnittstelle programmiert werden muss.

Die ganze Lösung läuft als Service in den Datenzentren von Arcplace und wird von Arcplace Spezialisten im Rahmen eines Hosting- und Application-Managements betreut. Zusammenfassend werden heute über 2 Millionen Dokumente digital verwaltet und die OnBase Lösung kommt an über 40 Planzer-Standorten zum Einsatz.

Loris Lüthi von der Planzer Informatik AG sagt: «Dank der professionellen Unterstützung von Arcplace konnte OnBase mit einer sehr hohen Anwenderzufriedenheit eingeführt werden.»