Innovative Arbeitswelten

Ein Ausblick zeigt, wie ganzheitliche Lösungen diese Entwicklung unterstützen können.

Die digitale Durchdringung der Wirtschaft erreicht einen immer grösseren Anteil der Beschäftigten. Weltweit findet durch die Digitalisierung in allen grossen Industriestaaten ein umfassender Strukturwandel der gesamten Arbeitswelt statt. Die Veränderungen führen zu neuen Anforderungen an Unternehmen, Personalverantwortliche und Fachkräfte. Neue Beschäftigungsformen und Arbeitszeitmodelle entstehen.

Mögliche positive Auswirkungen dieser Entwicklung sind beispielsweise:

• schnellere Innovationsprozesse
• neue Angebote für die individuelle Weiterbildung und damit steigende Chancen am Arbeitsmarkt
• bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch mobiles Arbeiten und eine erhöhte Erreichbarkeit
• bessere Vermarktungsmöglichkeiten für Selbstständige

Diese und vergleichbare Vorteile rücken jedoch nur dann in greifbare Nähe, wenn mit der veränderten Arbeitswelt auch ein Kulturwandel in den Unternehmen stattfindet. Wo Entwicklungen wie beispielsweise immer mehr Gleitzeitarbeitsplätze, regelmässiges Home Office und Crowdworking Einzug halten, wo private und geschäftliche Aktivitäten auch auf technologischer Ebene immer mehr verschmelzen – etwa durch die Mehrfachnutzung von Smartphone und Tablet –, gilt es, das veränderte «Miteinander» in der Arbeitswelt auch in der Personalplanung, im Workforce Management und somit in der Unternehmenskultur zu gestalten. Anbieter integrierter Systeme für die Zutrittskontrolle und die Zeiterfassung eröffnen heute die Möglichkeit, eine digitalisierte Arbeitswelt auch auf der Ebene der Unternehmenskultur zu nutzen – und damit neben neuen Prozessen innovative Strukturen für das Unternehmenswachstum der Zukunft zu schaffen. So sind inzwischen bei führenden Anbietern Zutrittssysteme erhältlich, die sich mit digitalen Zeiterfassungssystemen und Workforce-Management-Funktionen verbinden lassen: Lösungen, die in verschiedensten Branchen zu einer verbesserten Produktivität beitragen können.

Flexible neue Arbeitsmodelle und Abrechnungsformen erlauben heute vielen Mitarbeitern und Freiberuflern eine hohe Kompatibilität ihres Arbeitslebens mit privaten und familiären Interessen. Dennoch birgt diese Entwicklung auch Nachteile und Gefahren. So werden etwa Begegnungen im Büro seltener. Kollegen laufen Gefahr, dass es aufgrund fehlender persönlicher Interaktion zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen kommt.

Die Dynamik des Miteinanders in internen und externen Kooperationen kann Schaden nehmen. Gefragt ist ein Personalmanagement, das dezentrales und zeitversetztes Arbeiten optimal organisiert und dabei sowohl auf die Belange der einzelnen Mitarbeiter und ihrer Teams als auch auf die Projektziele eingehen kann. Dafür kommt beispielsweise eine Lösung infrage, die ein Workforce-Management-System unmittelbar an ein hochflexibles Zeiterfassungssystem koppelt. Auf diesem Weg lassen sich Arbeitszeiten so planen, dass gemeinsame Anwesenheiten und persönliche Begegnungen zwischen den Teammitgliedern weiterhin stattfinden und ein dynamischer Austausch entsteht.

Ein ausgewogenes Workforce Management kann Teams so organisieren, dass Flexibilität für den Einzelnen sich mit projektspezifisch sinnvollen Kernzeiten verbinden lässt. Innerhalb desselben Systems ist es möglich, Zeitkonten mit verschiedensten Arbeitszeitmodellen zu führen. Wunscharbeitstage, Ferien oder Krankheit lassen sich automatisch koordinieren. Für einen maximalen Überblick in der Personalführung lassen sich die Arbeitszeiten bei Bedarf einzelnen Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen. Auf dieser Basis können Unternehmen etwa Überstunden und zuschlagspflichtige Arbeitszeiten verringern und die damit verbundenen Personalkosten senken.

Für eine optimale Koordination von Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten arbeiten, viel unterwegs sind oder zwischen Home Office, Geschäftsreisen und Bürotagen pendeln, erlaubt ein System im Idealfall die mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubsanträgen und einem exakten Überblick über das persönliche Zeitkonto. Solche Massnahmen kommen nicht nur der Effizienz zugute, sondern erhöhen durch den zusätzlichen Komfort auch die Akzeptanz auf Mitarbeiterseite. Unternehmen, die an vielen Standorten oder auch auf verschiedenen Kontinenten vertreten sind, können ihr Zutrittssystem in das Workforce Management integrieren. Damit lassen sich standortübergreifend sämtliche Zutrittsrechte personalisiert vergeben und automatisch kontrollieren. Gäste des Unternehmens erhalten ihre Zutrittsberechtigungen über eine integrierte Besucherverwaltung. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter brauchen durch die Integration der Funktionen für die Zutrittskontrolle und die Zeiterfassung nicht mehr eine Vielzahl unterschiedlicher ID-Karten, PIN-Codes, Passwörter und Schlüssel zu verwalten. Alle benötigten Applikationen befinden sich auf einem einzigen Multifunktionsausweis.

Mobile Funktionen wie der Zutritt mit dem Smartphone, dezentrale Zeitbuchungen über Tablets oder Smartphones sorgen dabei für eine zeitgemässe Flexibilität und leisten einen wertvollen Beitrag zur Mitarbeiterbindung. Für die Personalplanung sollte ein Workforce-Management-System die statistische Aufbereitung von Urlaubs- und Fehlzeiten ermöglichen und weitere Features für die Datenaufbereitung und Interpretation anbieten.

Eine neue Arbeitskultur ist ein lebendiges Gut, das sich permanent weiterentwickelt. Es entstehen innovative Modelle der Zusammenarbeit oder neue Angebotsformen im Produkt- und Dienstleistungsportfolio eines Unternehmens. Der technologische Wandel wird diese Entwicklungen auch weiterhin antreiben. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, wenn integrierte Systeme modular aufgebaut sind. Die einzelnen Bausteine lassen sich flexibel an alle Entwicklungen des Unternehmens anpassen. Das System kann dadurch mitwachsen und wird dadurch zukunftssicher. Regelmässige Updates bieten nicht nur ein Maximum an IT-Sicherheit und neue Features, sie sorgen auch für Investitionssicherheit.