Geschäftsprozesse einfach digitalisieren

Seit mehr als 30 Jahren kümmert sich die BÄR Bahnsicherung AG um den sicheren Betrieb von Eisenbahnen. Die Sicherungsanlagen des Unternehmens werden im städtischen Schienennahverkehr, bei Regionalbahnen sowie bei nationalen Eisenbahnunternehmen für Güter- und Personentransporte eingesetzt. Rund 130 Mitarbeitende schweizweit sind für das Unternehmen tätig. BÄR Bahnsicherung ist an vier Standorten ansässig und ein schnell wachsendes Unternehmen. In den vergangenen zehn Jahren wurde der Umsatz mehr als verdoppelt.

«Die Digitalisierung der Prozesse spielt für uns eine wichtige Rolle um auch in Zukunft erfolgreich tätig zu sein und im Markt zu bestehen», erklärt Nicole Fehr, CFO von BÄR Bahnsicherung. «Insbesondere bei den administrativen Prozessen sahen wir grosses Potential, noch effizienter zu werden». So hat das Unternehmen beschlossen, in einem ersten Schritt die administrativen Arbeiten für die Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten. «Viele unserer Mitarbeitenden sind täglich ausserhalb der Standorte tätig und arbeiten auf verschiedenen Kundenprojekten» erläutert Nicole Fehr die Situation. «Ihre Arbeitszeiten haben sie in einer Excel-Datei erfasst. Eine Assistentin hat diese Excel-Dateien von allen Mitarbeitenden gesammelt, monatlich in unser SAP-System übertragen und den jeweiligen Projekten zugeordnet um anschliessend die Verrechnung auszulösen». Für diese zeitintensive und manuelle Arbeit wollte die BÄR Bahnsicherung ein digitales Tool einsetzen, welches eine qualitativ hohe Datenqualität sicherstellt und Prozesse automatisiert.

An das neue digitale Zeiterfassungstool hatte die BÄR Bahnsicherung verschiedene zwingende Anforderungen: Einerseits sollte die Lösung über eine direkte Schnittstelle ins SAP verfügen, damit die Daten automatisiert übertragen werden. Andererseits sollte die Lösung für alle Mitarbeitenden von jedem Device jederzeit aufgerufen werden können. Gleichzeitig müssen diverse gesetzliche Vorgaben bei der Erfassung eingehalten werden. «Wir haben verschiedene Lösungen und verschiedene Anbieter evaluiert», erzählt Nicole Fehr. «Wichtig war uns ein zuverlässiger und vertrauensvoller Partner. Mit Avectris arbeiten wir bereits seit vielen Jahren erfolgreich zusammen und ihre Lösung hat uns letztlich überzeugt: Die Business Process Suite ist eine cloudbasierte Plattform mit flexiblen Modulen, die wir je nach Bedarf nutzen können. Für uns weisen die Module die grössten Potentiale für weitere Digitalisierungsprojekte auf».

Im Sommer 2018 fiel der Startschuss für das Projekt zur Implementierung des Modules Time Reporting Management (TRM). Zeitgleich wurden auch die Module Time and Attendance Management (TAM) sowie Business Expenses Management (BEM) eingeführt.

Mit einem grafischen Prozessgenerator wurden als erstes die Prozesse abgebildet und über längere Zeiträume hinweg getestet. «Dies war für uns sehr wertvoll. So wurden vor dem Go-Live-Termin die grössten Stolpersteine bereits erkannt und aus dem Weg geräumt», so Nicole Fehr. «Eine der grössten Herausforderungen für uns war es, die Projekt-Pflichtenhefte so zu definieren, dass sämtliche möglichen Problemstellungen bereits vor Projektstart für beide Parteien bekannt sind.»

Das Projekt wurde zügig durchgezogen. Vor dem Go-Live hat die BÄR Bahnsicherung die Module intensiv durch verschiedene Mitarbeitende prüfen lassen. Für das Unternehmen war dies für eine erfolgreiche Einführung zwingend um die Mitarbeiterakzeptanz bei diesem wichtigen Schritt zu steigern. Um den Wechsel von analog zu digital für die Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten, wurden diese während dem Projekt regelmässig über den Fortschritt informiert. Obwohl die Module sehr intuitiv bedienbar sind, fanden auch fakultative Schulungen statt.

Mit der Einführung von TRM, TAM und BEM entfällt für die BÄR Bahnsicherung einiges an manuellem und administrativem Aufwand. Die Mitarbeitenden und auch die Vorgesetzten haben den Nutzen rasch erkannt und die Akzeptanz war entsprechend hoch.

Mit TRM erfassen die Mitarbeitenden ihre projektbezogenen Arbeitszeiten mit wenigen Klicks. Geplante und ungeplante Abwesenheiten können einfach koordiniert werden. Umfassende Berichte basierend auf Kundenprojekten, Aktivitäten und Vorlagen lassen sich per Knopfdruck erstellen. Standardisierte Projektbeschreibungen und korrekte Verrechnungssätze erleichtern die Fakturierung. Erfasste, gelöschte oder geänderte Daten werden mit SAP automatisch synchronisiert.

Mit BEM erfassen die Mitarbeitenden ihre Spesen effizient, beispielsweise mit einem Foto-Upload. Per Knopfdruck schickt der Mitarbeitende die Spesen zur Genehmigung an den Vorgesetzten. Der Vorgesetzte prüft und genehmigt die Spesen oder schickt sie zur Korrektur zurück an den Mitarbeitenden. Nach Prüfung und Genehmigung durch die Buchhaltung werden die Spesen direkt im SAP-System verbucht.

Mit TAM registrieren die Mitarbeitenden mit einem einzigen Knopfdruck ihre individuellen Zeiten wie Arbeitsbeginn, Arbeitsende oder Abwesenheiten wie Krankheit oder Ferien. Vorgesetzte können Anfragen bezüglich Überstunden oder Ferien einfach bewilligen oder ablehnen. Basierend auf den Anwesenheitszeiten der Mitarbeitenden können sie die Arbeits- und Schichtplanung vornehmen und optimieren. Sie verfügen somit stets über aktuelle Informationen und Verfügbarkeiten ihrer Teams und können detaillierte Auswertungen vornehmen.

Auch für CFO Nicole Fehr liegen die zahlreichen Vorteile der Business Process Suite auf der Hand:

Für Nicole Fehr ist klar: «Die Business Process Suite bietet für jeden Geschäftsbereich passende Module und ist sehr flexibel. Wir haben in den vergangenen 30 Monaten insgesamt acht Module eingeführt. Neben TRM, TAM und BEM kamen noch ePayslip, Course Training Module, Ressource Planning Management, das ePersonaldossier und ePosting hinzu. Wir werden als nächstes für die Budgetierung, unseren Rekrutierungsprozess und die Leistungsbeurteilung der Mitarbeitenden passende Module einführen und uns so immer mehr zum digitalen Unternehmen wandeln».