Erfolg durch daten­basiertes Storytelling

In modernen Unternehmenslandschaften sind viele Arbeits- und Produktionsprozesse ohne Daten nicht mehr denkbar. Auf der einen Seite nimmt die Datenmenge ständig zu, auf der anderen Seite ist deren Bedeutung für Fach- und Führungskräfte sowie weitere Beteiligte immer schwerer zu verstehen. Darunter leidet die Entscheidungsqualität. Daher ist es ein wenig verwunderlich, dass selbst grössere Unternehmen bei der Datenauswertung und -darstellung noch stark auf Excel und PowerPoint vertrauen. So hilfreich diese Tools auch sein mögen, stossen deren Möglichkeiten bei der Analyse und Präsentation von Daten schnell auf Grenzen.

Hier gerade kommt das Storytelling ins Spiel – Ein Trend, der in den letzten Jahren populär wurde und Daten besser erklären soll. Auch Hersteller von Business Intelligence Software haben Elemente des Storytellings für sich entdeckt. In vielen Lösungen gehört entsprechende Funktionalität heute zum Standard. Das Versprechen der BI-Software-Hersteller lautet dabei: Mithilfe von visualisierten Daten erstellte Data Stories wie Dashboards, sollen eine bessere Alternative zu Excel bieten. Die Erzeugung von Data Stories soll ebenfalls unkompliziert und im Self-Service-Verfahren möglich sein.

So sinnvoll der Grundgedanke dahinter auch sein mag, die so erstellten Data Stories visualisieren in der Praxis zumeist nur Daten und bieten eine zeitliche Momentaufnahme. Oder sie bilden ein sehr vereinfachtes Dashboard ab. Eine Daten- und Informationsbereitstellung, die Fach- und Führungskräfte im Unternehmen bei ihren Entscheidungen optimal unterstützt, erfordert jedoch mehr.

Doch zunächst einmal gilt es, den Unterschied zwischen Data Stories und Storytelling aufzuzeigen, der oft vernachlässigt wird. Bei Data Stories handelt es sich in erster Linie um grafische Darstellungen, Beispiele dafür sind Dashboards. Stories hingegen bestehen vordergründig aus Texten, die zusätzlichen Kontext zu Bildern und Grafiken liefern. Ein gutes Storytelling macht einen Gebrauch von beiden Formen.

Des Weiteren besteht Storytelling aus drei Komponenten: Der Datenanalyse, einer aussagekräftigen Visualisierung der Daten und der Erzählung, die textbasiert oder verbal sein kann. Die Visualisierung kann dabei in Form von Infografiken, Animationen, Diagrammen oder anderen Darstellungsformen erfolgen. Abstrakte Daten lassen sich so anschaulich vermitteln. Das Fundament einer effektiven datengestützten Geschichte bildet jedoch nach wie vor das Fachwissen und die Kreativität der Mitarbeitenden.

Dadurch gelingt es dem Storytelling, die Präsentation von Finanz- und Geschäftsdaten einfacher, interessanter und vor allem transparenter zu gestalten. Und im Endeffekt führt dies zu besseren Entscheidungen: Schliesslich sind Daten und Zahlen wertlos, wenn ihre Bedeutung den Adressaten verborgen bleibt.

Weil das Berichtswesen und Controlling traditionell als zahlenlastig gelten, kann Storytelling gerade hier seine Stärken ausspielen. Beispielsweise besteht die Aufgabe des Controllings oft darin, aus Kommentaren und weiteren grafischen und textbasierten Datenquellen eine zusammenhängende Story zu erstellen. Mithilfe von Storytelling können betriebliche Sachverhalte besser beschrieben, erklärt und bewertet und so etwa Gremienentscheidungen optimal unterstützt werden.

Sind die Voraussetzungen für das korrekte Storytelling erfüllt, kann eine Einführung und die Nutzung einer BI-Software dem Unternehmen durchaus Vorteile verschaffen.

Das Berichtswesen für das Management lässt sich beispielsweise so neu gestalten und modernisieren. Als Beispiel kann ein mit Excel monatlich erstellter und mehrere Dutzend Seiten umfassender Bericht dienen, der im PDF-Format an das Management verteilt wird. Mithilfe einer BI-Lösung kann er analytisch aufgewertet sowie mit aussagekräftigen Grafiken und Texten interaktiv gestaltet werden. Darüber hinaus lassen sich die Inhalte für das Management in einem Cockpit zusammengefasst digital aufbereiten.

Neben Dokumenten, die für den aktuellen Zeitraum angezeigt werden können, besitzen solche BI-Lösungen auch die Fähigkeit, jederzeit auf archivierte Daten und Berichte zurückzugreifen. Es besteht auch die Möglichkeit, die BI-Software an andere Softwarelösungen anzubinden, um dadurch ihre Wirksamkeit zu erhöhen. Verwendet ein Unternehmen beispielsweise bereits SAP Software im Finanzwesen, kann eine Anbindung an die SAP Analytics Cloud problemlos erfolgen und bei der Datenauswertung zusätzlichen Nutzen bringen.

Neben einer Entscheidung für die richtige Software ist es wichtig, dass die Lösung im Unternehmen richtig implementiert wird.

Denn nur so bekommt man eine Lösung, die das liefert, was sie verspricht. Hier fallen insbesondere Erfahrungen und Kenntnisse des Projektmanagements im Softwarebereich ins Gewicht. Auch eine bereits implementierte PM-Methodik wie beispielsweise Scrum kann sich als hilfreich erweisen. Fernerhin ist eine regelmässige enge Abstimmung zwischen Fachbereich und IT für die Akzeptanz der Lösung und deren Erfolg wichtig.

Storytelling ist kein Hype, sondern eine Kommunikationsform, die Unternehmen realen Nutzen bringen kann.

Viele Unternehmen haben jedoch eine reduzierte Sicht, die dazu führt, dass sie sich zu einseitig auf softwaretechnische Aspekte der Erstellung von Stories fokussieren. Zum guten Storytelling gehört jedoch mehr.

Insbesondere sollte beachtet werden, dass die Analysefähigkeiten, Fachwissen und die Kreativität der Mitarbeitenden ebenso wichtig sind. Und die Erstellung von Stories nicht vollständig durch Technik automatisiert werden kann.

Werden diese Punkte berücksichtigt, kann ein durch BI-Software gestütztes Storytelling eine effektive Kommunikation im Berichtswesen, im Controlling sowie in anderen Unternehmensbereichen schaffen. Dies kann einen langfristigen Beitrag zum Organisationserfolg leisten. 

Dieser Beitrag wurde von der All for One Switzerland AG zur Verfügung gestellt und stellt die Sicht des Unternehmens dar. Computerworld übernimmt für dessen Inhalt keine Verantwortung.