Für das Medienhaus Basler Zeitung Medien (BAM) ist die Aktualität ihrer Daten ein zentraler Faktor. Sie müssen nicht nur ständig verfügbar sein, sondern nach Ausfällen auch schnell wieder hergestellt werden können. Eine frische Software sollte dies ermöglichen und zudem bei der Speicherauslastung zwischen geschäftskritischen und älteren Dateien differenzieren können. Dass darüberhinaus Kostenaspekte bei der Evaluation der jüngsten Backup-Variante eine Rolle spielten, verschweigt Frank Schilling, Leiter der IT-Infrastruktur bei der BAM, nicht.

Die fast 15 TByte Daten lagern auf rund 80 Servern bei der BAM. Und die Datenflut nimmt täglich zu. 800 Anwender aus den verschiedenen Bereichen des Medienhauses müssen jederzeit schnell Zugriff auf ihre Daten haben. Vor allem die strikten Redaktionsschlüsse dulden keinerlei Zeitverzögerungen, wenn es darum geht, Informationen schnell verfügbar zu haben, erklärt Schilling. «Ist die Deadline verpasst, mutieren die News zu kaltem Kaffee», erläutert der Infrastrukturleiter seine Ansprüche an die Speichersoftware. Bei einem Zwischenfall müssen sich die Mitarbeiter darauf verlassen können, dass die Daten in ihrer aktuellsten Form wiederhergestellt werden können. Ansonsten wird ein Crash schnell zum GAU, führt er aus.

Mit der bisherigen Backup-Software war die Datensicherung für die IT-Administration kaum zu bewerkstelligen. Sie bot nur eine beschränkte Übersichtlichkeit der Backup-Prozesse, und die Wiederherstellung der Unternehmensdaten nach einem Ausfall dauerte zu lang. SLA (Service-Level-Agreements), die intern auf Unternehmens- und Abteilungsebene der BAM definiert wurden, konnten oftmals von Schillings Abteilung nicht eingehalten werden. Zudem musste der IT-Verantwortliche rund drei Stunden pro Tag für die verschiedenen Backup-Prozesse einplanen. Ein weiteres Problem bestand darin, dass die angefallenen Daten oftmals teuren Speicherplatz belegten.

Hinzu kam, dass bei der BAM bisher keine Archivierungslösung für ihre E-Mails bestand. War der verfügbare Microsoft-Exchange-Speicherplatz überschritten, wurde die elektronische Post als PST-Dateien (Personal Storage) - Mailarchiv-Dateien von Outlook - auf File-Servern abgelegt. Diese «Pest-Dateien», wie sie die Basler IT-Administratoren gern nannten, beanspruchten zudem unnötig viel Platz und konnten oft nicht gesichert werden.

Schilling nennt denn auch als Ziel der aktualisierten Speicherumgebung, dass neben den Anforderungen an die Datenverfügbarkeit und -sicherheit eine einfache und zentral zu verwaltende Software laufen soll. Als weiteres Auswahlkriterium galt, dass die Speicheranwendungen aus einer Hand zu kommen hatten. Schilling beabsichtigte, auf diese Weise bei der BAM das Verwalten der heterogenen IT-Umgebung mit PC und Mac zu vereinfachen. Zum Zug kam schliesslich «Veritas Storage Foundation» von Symantec, von der bereits seit sechs Jahren ein Tool zur Speicherverwaltung im Einsatz steht. Hinzu kamen nun Symantec-Werkzeuge zur Sicherung und Wiederherstellung der Daten und zur E-Mail-Archivierung.

Für die Verfügbarkeit der Daten auf den Intel- und Sun-Servern setzen die BAM seit Mai 2005 auf «Veritas NetBackup». Neben den wöchentlichen Vollbackups werden die Daten täglich inkrementell gesichert. Dabei werden sie von Microsoft-Exchange-2003-, Microsoft-SQL- und diversen File-Servern sowie Oracle Datenbanken auf zwei geografisch verteilte Bandroboter gespeichert. Unternehmenskritische Daten sind damit rund um die Uhr gesichert. Fällt ein Speicher aus, erklärt Schilling, können die Informationen jederzeit vom zweiten Standort wiederhergestellt werden: «Die Umsetzung verlief unkompliziert und nahm lediglich wenige Tage in Anspruch», schiebt er nach.

Mit der Implementation des Backups entschloss sich das Medienhaus, die alte Veritas Storage Foundation zu erweitern. Durch die QoSS-Funktionen (Quality of Storage Service) werden heute ältere Dateien automatisch auf billigere Speicherplätze verschoben, erläutert der IT-Mann den Ausbau und sagt: «Uns war es wichtig, dass diese Speichervorgänge die Arbeit der Anwender in keiner Weise beeinträchtigen und absolut transparent verlaufen». Aktuell merke der User praktisch überhaupt nicht, ob er die gewünschten Daten von einem teuren oder kostengünstigeren Speicher herunterlädt, fügt Schilling an.

Anfang Jahr wurde schliesslich noch die Verwaltung von E-Mail-Dateien vereinfacht. Dazu hat man bei der BAM im Januar in einer dritten Etappe das Archivierungs-Tool «Veritas Enterprise Vault» eingeführt.

Laut Schilling ist die IT-Abteilung des Medienhauses nun in der Lage, die mit den internen Stellen vereinbarten Restore-Zeiten einzuhalten. «Wir können jetzt der zeitgerechten Wiederherstellung von geschäftskritischen Daten gelassen entgegen sehen», hält der IT-Mann entspannt fest. «Und das erreichen wir mit der gleichen Anzahl Administratoren wie bisher», schiebt er zufrieden nach. Die zentralisierte Administration ermögliche die Übersicht der Backup-Prozesse. Zudem habe man den Aufwand für die Sicherungsabläufe um eine bis zwei Stunden pro Tag nahezu halbieren können.

Schilling resümiert, dass er durch die Erweiterung um die QoSS-Funktionen die Speicherauslastung verbessern konnte. Weil die älteren Dateien automatisch auf billige Speichermedien verschoben werden, habe sich der Lebenszyklus der Hardware beträchtlich verlängert. «Das hat sich positiv auf die Kosten ausgewirkt», sagt der IT-Leiter. Ausserdem könne heute das Speichervolumen an den Bedarf einzelner Applikationen angepasst werden. Und dass bei der Archivierung von E-Mails ein Fortschritt erzielt wurde, liest man in Schillings IT-Abteilung an der vereinfachten Verwaltung und Handhabung der E-Mail-Dateien ab. Auch hier haben sich Zeitersparnisse ergeben, erklärt Schilling. Denn die Anwender können nun ihre elektronische Post auch nach Inhalten durchsuchen.