Prozesse mit IT-Lösungen optimal unterstützen

Peter Jaeschke ist Studienleiter Master of Advanced Studies in Business Process Engineering an der FHS St.Gallen. Rainer Endl ist Leiter des Instituts für Informations- und Prozessmanagement an der FHS St.Gallen.

Aus den Geschäftsprozessen ist systematisch abzuleiten, welche Anforderungen an ein IT-System bestehen, das sie unterstützen soll. Requirements Engineering umfasst das Erheben, Dokumentieren, Prüfen und Verwalten von Anforderungen an IT-Lösungen. Die FHS St.Gallen führt aktuell eine Bestandsaufnahme durch, wie Requirements Engineering in den Unternehmen gelebt wird. Auszüge der Ergebnisse werden im Anschluss in der Computerworld veröffentlicht.

Im folgenden wird kurz skizziert, wie aus einem im Fachbereich erstellten Geschäftsprozessmodell systematisch die Anforderungen an ein IT-System abgeleitet werden können.

Auf dieser Ebene stehen bei der Ermittlung funktionaler Anforderungen vor allem Fragen bezüglich der Prozesssteuerung und des Business Process Performance Managements im Vordergrund. Für jeden (Teil-)Prozess ist zu klären:

- Welche Anforderungen bestehen bzgl. Prozessautomatisierung?
- Welche Anforderungen bestehen bzgl. der Steuerung des Ablaufs eines einzelnen Geschäftsfalls?
- Ist der Ablauf starr und regelbasiert zu steuern oder brauchen die Mitarbeitenden Handlungsspielraum, um flexibel agieren und auf Kunden eingehen zu können?
- Bestehen Gesetze, Regulatorien oder Anforderungen aus dem Risikomanagement, die eine explizite Steuerung des Ablaufs erfordern?
- Welche Informationen benötigt das Management, um den Prozess planen, steuern und überwachen zu können?
- Welche Informationen benötigt das Management, um Ereignisse zeitnah zu identifizieren, die eine Managementintervention erfordern?
- Welche Anforderungen bestehen bzgl. Erhebung und Bereitstellung dieser Managementinformationen?

Auf dieser Ebene steht die Unterstützung der am Prozessschritt beteiligten Akteure im Vordergrund. Für jeden Prozessschritt im Geschäftsprozessmodell ist folgendes Vorgehen anzuwenden:

- im Prozessschritt involvierte Rollen, Personen, Systeme, Organisationseinheiten, Partner, sind zu identifizieren, sie sind potenzielle Akteure

für jede Kombination Akteur/Prozessschritt sind die Anforderungen bzgl. IT-Unterstützung zu hinterfragen. Mögliche Ansatzpunkte sind Anforderungen bzgl.:
- vollautomatischer Durchführung des Prozessschritts durch das Informationssystem
- Bereitstellung von Informationen
- Entgegennahme/Speichern von Informationen
- Verarbeitung von Informationen (Berechnung/Ableitung weiterer Werte/Informationen, Auslösung weiterer Arbeitsschritte, Kommunikation mit anderen Akteuren (z.B. IT-Systemen))
- Steuerung der Abarbeitung des Prozessschritts

Systematisches Requirements Engineering leistet in diesem Kontext einen unverzichtbaren Beitrag, dass die Prozesse durch geeignete IT-Lösungen optimal unterstützt werden können.