Erkennen, was wichtig ist

Seit einiger Zeit gehen nun alle Rechungen zent-ral im Departement Finanzen ein. In einem ersten Arbeitsschritt werden sie eingescannt und mit Freeformstar vollautomatisch erfasst. Anschliessend werden die für die Verbuchung wichtigen Informationen ausgelesen. Diese sind unter anderem Belegnummer, ESR-Nummer, Kreditorenname und der Betrag. Als Scanner wird ein Kodak i260 eingesetzt, der bis zu 33 Seiten pro Minute verarbeiten kann. Das System erlaubt einen hohen Grad an Automatisierung, da die Lesegenauigkeit sehr hoch liegt. Nicht korrekt gelesene Daten können in einem Korrekturclient am Bildschirm von Hand nachbearbeitet werden. Um die Genauigkeit weiter zu erhöhen, werden zudem so genannte Plausibilitätsprüfungen durchgeführt - so werden beispielsweise eingelesene Kreditorennummern mit der bestehenden Datenbank verglichen. So wird überprüft, ob sie bereits vorhanden und somit gültig sind. Der anschliessende Workflow (Datenübergabe von Freeformstar an DMS via XML) mit Kontierung und Visierung der Rechungen wird in einem Dokumenten Management System vorgenommen. Anschliessend werden die Daten an das SAP-System des Spitals übergeben.

«Für die rund 400 Mitarbeitenden, die mit dem System arbeiten, waren die neuen Arbeitsabläufe anfangs etwas gewöhnungsbedürftig,» sagt Claudia Hirtl, Informatikverantwortliche Departement Finanzen. «Insgesamt ging die Umstellung jedoch sehr schnell, weil das System auch ein viel komfortableres Arbeiten erlaubt.» Dank dem neuen System und der zentralen Verarbeitung ist es für die Finanzbuchhaltung möglich, einen korrekten Quartalsabschluss zu machen. Zudem konnte die Durchlaufzeit für die eintreffenden Rechungen verkürzt werden. Auch ist es einfacher, bereits verarbeitete Rechnungen bei Rückfragen wieder aus der Ablage zu holen, da alle Mitarbeitenden Zugriff auf das elektronische Archiv haben. Pro Woche erhält die Spitalregion St.Gallen Rorschach Rechnungen von rund 20 neuen Lieferanten. Diese können nun ebenfalls problemlos verarbeitet werden, da wie bereits beschrieben keine Formulartypen für Rechnungen von neuen Lieferanten definiert werden müssen. Als Ausbauprojekt ist die Erfassung administrativer Patientendaten - beispielsweise bei einer Überweisung eines Patienten von einem anderen Spital - in Planung.

Das vielerorts propagierte papierlose Büro ist auch im Zeitalter der modernen Kommunikationstechnologien immer noch eine Vision, ist Kurt Lendi, CEO der TCG Informatik AG überzeugt. Deshalb ist auch das System der TCG nicht nur für die Erfassung von Rechnungen ausgelegt: Die gesamte Eingangspost eines Unternehmens kann auf diese Weise verarbeitet werden, denn Papier wird, so Kurt Lendi, auch in Zukunft ein praktischer und kostengünstiger Datenträger sein.